試論檔案管理安全保密及信息化檔案管理

宋志英

摘要：檔案管理工作意義重大，它不僅是工作、各種形式的歷史記錄或者文檔的簡(jiǎn)單保存，也是人事提升或者專(zhuān)業(yè)建設(shè)的參考資料，因此，本文針對(duì)檔案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要問(wèn)題，提出應(yīng)對(duì)策略，幫助檔案管理行業(yè)的安全保密工作和信息化管理工作的良好運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化;檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-9129（2020）08-0135-01

1 信息化檔案管理及其保密工作的重要性

檔案信息安全保密工作是國(guó)家和人民都會(huì)涉及到的問(wèn)題。因此，要解決這個(gè)問(wèn)題，就要建設(shè)一個(gè)相對(duì)健全的保密系統(tǒng)。信息化檔案管理對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，是一次質(zhì)的飛躍，檔案管理者及檔案提供者都需要掌握信息化技術(shù)，熟練操作信息化技術(shù)，保障信息的有效性與安全性，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，檔案管理工作具有可操作性，如果處理不當(dāng)，就會(huì)出現(xiàn)檔案的丟失、損壞或者泄露等現(xiàn)象，這樣就會(huì)給企業(yè)或者個(gè)人造成一些不利影響，檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案工作能否安全有效進(jìn)行，因此，上級(jí)部門(mén)應(yīng)重視檔案管理工作，并對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)自身的安全意識(shí)與工作業(yè)務(wù)水平，這樣就能夠更好地保障檔案資料的質(zhì)量和安全。

2 如何加強(qiáng)檔案管理安全保密性

2.1加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)化管理。一般來(lái)說(shuō)，在絕大多數(shù)單位，綜合管理部門(mén)（又或者叫辦公室）都是檔案管理的責(zé)任部門(mén)，所以綜合管理部在日常檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，切實(shí)履職，確保檔案的完整與安全。一是凡調(diào)閱檔案必須按規(guī)定流程辦理申請(qǐng)審批手續(xù)，申請(qǐng)審批表應(yīng)序時(shí)專(zhuān)夾保管，年終裝訂成冊(cè)。二是要設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員，檔案室大門(mén)鑰匙保管由綜合管理部門(mén)專(zhuān)職檔案管理員任A崗，辦公室主任任B崗，其他人員一律不得觸碰該鑰匙，使用完畢須入保險(xiǎn)柜保管。三是因工作需要進(jìn)入檔案室，必須辦理登記手續(xù)。離開(kāi)檔案室管理員應(yīng)切斷電源、關(guān)鎖門(mén)窗。四是檔案室應(yīng)勤打掃、晴天勤通風(fēng)換氣，室內(nèi)不得存放與檔案無(wú)關(guān)的的雜物，禁止增添非標(biāo)配用電設(shè)備。

2.2做好檔案管理日常檢查工作。為了加強(qiáng)檔案管理的安全保密性，應(yīng)當(dāng)要注意對(duì)檔案管理進(jìn)行有針對(duì)性的日常檢查工作，在日常檢查過(guò)程中，一是要注意查閱檔案日常調(diào)閱登記臺(tái)賬，查看是否有要素殘缺、經(jīng)辦人簽名不實(shí)、字跡明顯存在后補(bǔ)痕跡以及檔案調(diào)閱授權(quán)書(shū)缺少等現(xiàn)象，對(duì)于發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的，應(yīng)當(dāng)要追根溯源，查看所涉及的檔案是否在檔，同時(shí)對(duì)于相關(guān)的經(jīng)辦人或者是主要責(zé)任人應(yīng)當(dāng)要進(jìn)行詢(xún)問(wèn)交流，弄清事實(shí)。二是要注意查看檔案日常監(jiān)控錄像，一方面，查看檔案專(zhuān)職管理人員是否在崗，以及是否有不明人員隨意進(jìn)出檔案室;另一方面，要深入查看在檔案調(diào)閱過(guò)程中，相關(guān)管理人員是否按照規(guī)定履行登記手續(xù)，以及手續(xù)是否存在后補(bǔ)現(xiàn)象等等，如果發(fā)現(xiàn)有相關(guān)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)要及時(shí)開(kāi)展查究工作。

3 關(guān)于企事業(yè)單位信息化檔案管理的分析

3.1信息化檔案管理的必要性。在推動(dòng)檔案管理規(guī)范化的過(guò)程中，除了做好安全保密管理以外，信息化管理也是重要方面，有幾點(diǎn)原因，首先是紙質(zhì)檔案調(diào)閱效率不高，往往需要在層層疊疊的檔案盒、檔案箱中來(lái)回搬挪、翻找，同時(shí)為了調(diào)閱檔案往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)的報(bào)批，也需要一定時(shí)間，直接影響到了工作效率。其次，如果以紙質(zhì)形式來(lái)進(jìn)行存放檔案，在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的檔案，空間會(huì)越來(lái)越緊張，無(wú)疑增加了檔案存放成本。第三，由于紙張本身的物理屬性，如易燃、易潮等特點(diǎn)，在檔案以紙質(zhì)形式存放的過(guò)程中，如果遇到明火將很容易發(fā)生燃燒，不僅會(huì)對(duì)檔案本身造成嚴(yán)重?fù)p失，還可能給企業(yè)其他方面帶來(lái)不可估量的損失。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也容易發(fā)霉、潮濕。綜合這些原因，目前運(yùn)用電子化檔案管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是明智之舉。尤其是當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案管理技術(shù)已經(jīng)十分成熟，成本相較過(guò)去已經(jīng)大大降低，也免去了很多單位進(jìn)行信息化檔案管理的后顧之憂(yōu)。

3.2提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。人才永遠(yuǎn)是最重要的資源。沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人才，任何事業(yè)都無(wú)從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質(zhì)不高，就會(huì)影響到檔案管理質(zhì)量。所以在選擇檔案管理人才時(shí)，要選擇專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力強(qiáng)、文化功底深、具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛樗麄兲峁┝己玫墓ぷ鳝h(huán)境，使他們有施展才華的機(jī)會(huì)。人才興則萬(wàn)事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設(shè)就不再會(huì)舉步維艱了。根據(jù)檔案管理工作的需要，選聘專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理工作培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。企業(yè)單位也應(yīng)該大力引進(jìn)新興人才，對(duì)于剛從學(xué)校走出來(lái)的人才，要加強(qiáng)實(shí)踐培訓(xùn)，將學(xué)到的知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

3.3提高檔案資料安全保密技術(shù)水平。要有效提高企業(yè)檔案資料管理和安全保密水平，除了做好各種主觀工作外，還需要提高檔案資料安全保密技術(shù)等級(jí)。要檔案資料的安全保密工作，可以采取單密鑰加密技術(shù)或雙密鑰加密技術(shù)，應(yīng)避免電磁輻射泄漏。

結(jié)語(yǔ)：檔案管理工作成為目前人事管理工作的重中之重，它所帶來(lái)的價(jià)值與影響是深遠(yuǎn)的。信息化社會(huì)的到來(lái)畢竟給檔案管理工作到來(lái)新的挑戰(zhàn)，如何掌握信息化技術(shù)，做好防范措施，保障檔案的完整性與系統(tǒng)性，給生活帶來(lái)便利，這是所有人與單位所面臨的共同問(wèn)題，因此，國(guó)家應(yīng)重視這項(xiàng)工作，提升管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，完善安全保密機(jī)制，勢(shì)必為檔案管理工作帶來(lái)新的曙光。

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