創新檔案管理理念，實現檔案管理信息

劉燕

摘要： 當前，檔案進入信息化管理模式，傳統的檔案管理系統已經無法滿足社會發展和市場需求，檔案管理工作需要根據實際發展的需求，與時俱進，對管理理念進行創新，提高檔案管理的信息化水平，讓檔案管理更好地服務于社會和經濟發展。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;創新理念

【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）12-0293-01

隨著信息化時代的到來，檔案管理的發展也應實現信息化。在實際中，檔案管理工作與社會的發展水平嚴重脫節。鑒于這樣的環境下，企業或者單位在今后的發展過程中，需要提高對檔案管理工作的認識，遵循社會和經濟的基本發展規律，創新理念，實現檔案管理的信息化發展。

1檔案信息化管理的優勢

（1）提高辦公效率。我們所認知的檔案管理，大部分是最為傳統的人工參與操作的文書整理和保存，操作的整個流程比較繁瑣，并且特別耗費時間，對于檔案信息安全存在很大的隱患性。實現檔案管理的信息化管理，使得檔案管理工作變得簡單可靠，節省人力、時間，易于查找。檔案管理的信息化，一方面能多方向地實現資源共享，并且查閱的速度也能適當性的對所需要的信息進行針對性的查詢，并且也不會受到時間或存檔單位的基本限制。

（2）保存的穩定性。紙質的材料檔案會受到時間的限制，存在一定的脆弱性，在使用過程中受到不同程度的損耗、損壞，存在較大的不確定性。信息化檔案保存就是把傳統檔案信息轉化成數據，上傳到電子數據庫，保存既方便使用也便捷。多媒體的運用基本上成就了信息化檔案保存的永久性，檔案管理具有很強的穩定性。

2現階段電子檔案管理存在的問題

（1）不健全的管理體制。管理體制是任何單位企業必備的，尤其是對于單子檔案保存要求極其嚴格的單位來講，檔案管理體制可以說是核心體制?，F階段大部分企業或者單位都融入了信息技術，檔案管理也是逐漸在向全面的信息化過度，但是由于檔案管理缺乏科學、合理的管理體制，就會使得企業、單位的基本檔案的處理工作陷入一種半癱瘓狀態?，F階段我國很多的企業、單位對檔案的基本管理在制度上有一定的不協調性，就是現存的管理制度不符合時代發展的基本趨勢，再加上管理制度的不健全性，企業、單位科室和各部門之間工作分工以及交接不協調，使得檔案管理無法按照正常的管理秩序進行，就在一定程度上加深了檔案管理上的混亂。

（2）缺乏專業管理人員。現階段的電子檔案管理還沒有完全達到信息化和人工智能化管理，仍然需要專業的專業人員進行管理。電子檔案在進行專業管理的過程中，很多人員不是專業檔案管理人員，而且現階段大部分檔案管理工作是老員工兼職管理檔案，但是這就存在老員工學習能力差、新技術接受性低的問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的效率與創新。兼職管理人員相對專業管理人員而言缺乏相關的職業技能和檔案管理工作經歷，以及對檔案管理的專業性，使得檔案管理在整體水平上就會出現誤差，使得醫院檔案管理進入一種不規范性的管理狀態。

（3）缺乏對電子檔案管理的投入?，F在很多的檔案管理系統很容易忽略電子檔案管理理念、方式更新，完全忽視了對檔案管理的重視，使得電子檔案管理的軟件設備水平十分落后，與硬件設備不相匹配，無法適應信息時代檔案管理工作的新趨勢。

（4）電子檔案安全機制缺失。電子檔案管理缺乏完善的檔案管理監管機制，使得檔案管理使用過程出現很大的隨意性。特別是當今信息化的高速發展，大部分機構、單位基本都是采用電子化檔案管理模式，黑客或者病毒入侵醫院系統，也會導致電子檔案信息的損壞或丟失，管理人員安全意識的缺乏，使得檔案管理工作面臨巨大的挑戰。

3電子檔案管理優化建設的思路

（1）健全檔案管理制度。對檔案管理工作的基本狀況進行實際分析，制定相應的策略，設立檔案保管期限制度，對檔案進行規制化管理;成立獎勵機制，充分調動管理人員的積極性，保證電子檔案管理制度可以有序進行。成立專業的檔案管理小組，合理劃分工作職責，針對檔案管理中出現的問題及時探討，及時對借閱檔案進行監督管制，制定切實可行的管理制度，規范管理模式，真正做到規范化管理。

（2）提高管理意識。檔案管理人員的工作水平決定檔案管理的整體質量。提高電子檔案管理水平，積極組織檔案管理人員的業務培訓，納入人才培養計劃，重視培養復合型人才，多方位對檔案管理人員進行考核，充分調動工作人員的積極性，激發管理人員工作激情，發揮管理人員的主觀能動性，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。把醫院檔案管理制度滲透到管理工作的每個環節，通過積累和傳承各種檔案信息資料。

（3）科學合理應用電子檔案。加深計算機電子檔案管理，減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。用現代化電子信息對檔案進行精細化管理，將檔案管理工作劃分為若干項目，針對每個項目進行管理，擴大檔案的存儲內容和范圍，節省檔案管理時間，提高管理效率。

（4）提高安全意識，開展定期檢查。加強對檔案管理工作的檢查力度，做好檔案信息資源把關工作，確保檔案信息符合基本要求。針對性開展思想方面的教育工作，讓管理人員加強對檔案管理的重視程度，了解檔案管理工作的重要性，敢于承擔自身的責任。積極做好各項檔案保存事項，做好日常管理工作，在監督管理下推動電子檔案的管理工作，從觀念上重視檔案管理工作的現代化進程。

參考文獻

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