大數(shù)據(jù)下文書檔案管理及其信息化應(yīng)用探討

周磊

摘? ? 要：信息時(shí)代下，文書檔案管理的數(shù)據(jù)化進(jìn)程在不斷加快，信息化管理方式也在逐漸取代傳統(tǒng)的人工管理，大數(shù)據(jù)下的文書檔案管理無(wú)論是質(zhì)量還是效率，都有顯著提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理信息化成為了主要趨勢(shì)，共享也更為方便。本文分析了大數(shù)據(jù)前提下文書檔案管理的新模式和文書檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題，并提出了文書檔案管理創(chuàng)新策略，旨在優(yōu)化文書檔案管理信息化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;文書檔案管理;信息化應(yīng)用

文書檔案，是第一手的文書記錄資料，它是單位在管理過(guò)程中形成的有參考意義的重要載體，它的存在支持著單位的有序、穩(wěn)定發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將文書檔案管理中的信息高效歸納總結(jié)，提煉出有效信息，保證資源的合理安排，優(yōu)化單位資源配置，在信息科技和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展下，大數(shù)據(jù)技術(shù)給文書檔案提供了數(shù)據(jù)化、高效跨越式的優(yōu)化平臺(tái)，對(duì)單位發(fā)展更有力。

一、什么是大數(shù)據(jù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的更新迭代及國(guó)家政策的影響，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越普及。大數(shù)據(jù)，又稱巨量資料，大數(shù)據(jù)形容的是有價(jià)值的多樣化的信息資產(chǎn)，這些信息資產(chǎn)由新型的信息技術(shù)處理后更利于決策、洞察，并具有與之對(duì)應(yīng)的流程優(yōu)化能力。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大部分用戶操作數(shù)據(jù)的方式比較簡(jiǎn)單，查詢和文件檢索是多數(shù)用戶采取的操作方式，而這樣的操作相對(duì)比較繁瑣，不利于數(shù)據(jù)后續(xù)管理。與此同時(shí)，隨著信息化進(jìn)度的加快，信息的載體、形式日趨多樣化，復(fù)雜的信息構(gòu)成加大了信息獲取和篩選的難度。大數(shù)據(jù)技術(shù)的存在，優(yōu)化數(shù)據(jù)源獲取，提升了信息的利用率，發(fā)掘信息的潛在價(jià)值。而隨著網(wǎng)絡(luò)用戶的增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用會(huì)更加專業(yè)和高效。

二、大數(shù)據(jù)背景下文書檔案的信息化管理的基本要求

（一）安全化

文書檔案是單位發(fā)展和計(jì)劃制定的基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)背景下，單位的文書檔案采用多媒體數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存形式，易于儲(chǔ)存、共享，相比傳統(tǒng)的文書檔案，損壞更少，信息儲(chǔ)存年限也更長(zhǎng)。但是大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在帶來(lái)便利的同時(shí)，也增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，信息安全問(wèn)題一直是大數(shù)據(jù)時(shí)代的常見(jiàn)弊端。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)操作時(shí)，一定要結(jié)合具體情況具體分析，靈活優(yōu)化管理方式，加強(qiáng)安全技術(shù)創(chuàng)新，積極引入新技術(shù)，優(yōu)化管理信息系統(tǒng)，規(guī)范信息安全體系，最大限度減少人為因素造成的損失，保證信息安全。

（二）數(shù)字化

在傳統(tǒng)辦公環(huán)境下，文書檔案主要的載體是紙質(zhì)，紙質(zhì)的文書檔案記錄了較多信息，因此，需要信息錄入員耐心錄入，因此對(duì)檔案管理人員的耐心和責(zé)任感提出了考驗(yàn)，與此同時(shí)，人工錄入出錯(cuò)的現(xiàn)象難以避免，在需要錄入的信息量加大的同時(shí)，錄入出錯(cuò)的概率就會(huì)更高，這樣直接增加了工作難度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前大部分單位都開(kāi)始了無(wú)紙化辦公、信息化辦公，減少了人工錄入的工作量，降低了工作難度，保證了檔案信息的準(zhǔn)確度，數(shù)字化辦公形成信息化時(shí)代的辦公新潮。

（三）網(wǎng)絡(luò)化

信息技術(shù)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越普及，數(shù)字化檔案基本取代紙質(zhì)檔案，為了更好地管理電子檔案，可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隨時(shí)辦公的靈活特點(diǎn)，保證電子檔案的便攜性和合理性，體現(xiàn)新時(shí)代辦公的高效性和便攜性，同時(shí)，需要注意增加文書檔案的實(shí)際易操作性和應(yīng)用性，便于用戶辦公。

三、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）管理制度不完善

管理制度不完善是我國(guó)文書檔案的常見(jiàn)問(wèn)題，文書檔案在我國(guó)管理中缺乏統(tǒng)一量化的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致文書檔案登記、轉(zhuǎn)移時(shí)，出現(xiàn)由于版本過(guò)多，錄入過(guò)慢的現(xiàn)象，最終使得文書檔案的作用沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。

（二）管理人員對(duì)文書檔案工作的重視度不夠

文書檔案是一個(gè)綜合性的工作，不僅是管理部門，其他部門也有幫助歸納整理的義務(wù)，因?yàn)槲臅鴻n案是單位參考和決策的基礎(chǔ)資料，這些信息資產(chǎn)的重要性不言而喻，所以各部門領(lǐng)導(dǎo)一定要重視文書檔案的管理工作，各部門互相配合，專業(yè)人士主動(dòng)解答難題，保證文檔整理的速度。

（三）信息技術(shù)的作用未能完全發(fā)揮

目前雖然是大數(shù)據(jù)時(shí)代，但是文書檔案歸納整理的信息化的程度仍然沒(méi)有全面普及，半數(shù)字化和半紙質(zhì)化的檔案管理方式仍然占絕大部分，部分單位目前仍然是紙質(zhì)辦公。此外，紙質(zhì)資料因?yàn)榻?jīng)歷的年代較遠(yuǎn)，原件侵蝕損壞，也是阻礙文書檔案信息化的原因之一。

（四）管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代，新技術(shù)層出不窮，這就對(duì)管理人員的操作經(jīng)驗(yàn)和上手能力提出了相應(yīng)的要求，而我國(guó)目前文書檔案的管理人員年齡偏大，接受新事物的能力相對(duì)較弱，學(xué)習(xí)技術(shù)速度相對(duì)較慢，此外，部分管理人員是兼職，在管理時(shí)往往力不從心，這也是造成文書檔案管理信息化普及不到位的原因。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息化管理的新策略

（一）建立完善文書檔案獎(jiǎng)懲機(jī)制

為了保證管理人員的專業(yè)性，單位可以定期對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)考核，并設(shè)立具體的考核類目，考核內(nèi)容需要包含新型信息技術(shù)應(yīng)用，檔案管理基礎(chǔ)操作、檔案整理進(jìn)階操作等，設(shè)立考核分?jǐn)?shù)評(píng)判規(guī)則，獎(jiǎng)勵(lì)得分高的管理人員，帶動(dòng)管理人員提升自身的積極性。同時(shí)，各部門可以建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提升不同部門的積極性和配合度。

（二）建立完善信息化文書檔案管理模式

信息化管理環(huán)境下，需要探索完善檔案信息化管理制度，創(chuàng)新管理模式，清華工作人員的責(zé)任心和安全意識(shí)，積極應(yīng)對(duì)信息化管理中的不同問(wèn)題。可以建立一系列的規(guī)范流程，確保用戶在查詢、下載、借閱資料時(shí)都遵循固定的模式，并設(shè)置相應(yīng)的限制條件和使用人群，使用的許可等，在確保檔案得到有效利用的同時(shí)，保證檔案的安全性和保密性。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，信息化進(jìn)程加快，對(duì)文書檔案管理也提出了相應(yīng)的要求，各單位都應(yīng)當(dāng)高度重視文書檔案的重要性，優(yōu)化管理模式，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，保證文書檔案的信息化管理，充分發(fā)揮檔案在單位發(fā)展中的重要作用。

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