全面預算管理在物業企業中的應用分析

錢偉

摘 要：物業行業作為服務行業的代表領域，伴隨著社會經濟騰飛及相關產業的崛起，經歷了一段黃金發展周期。物業企業是綜合性經營服務企業，其管理模式集中凸顯出高度的統一管理原則，其業務領域多元化特征也滿足了各行各業的服務需求。而近年來由于物業行業市場準入門檻降低，市場經營的復雜性也同時帶來更嚴峻的競爭關系。為了更好地提升服務質量、滿足差異化需求，現代化的物業企業必須將管理、經營和市場融為一體，充分借助全面預算管理工具發揮市場預測功能，合理配置各項資源，在低耗能的基礎上更加充分的發揮資源使用價值，為企業的財務管理活動提供制度保障。以全面預算管理作為核心管理工具，在意識、管理制度、牽頭機構、過程控制等多方面采取有效的優化措施，實現企業全員參與和全方位控制。本文基于物業企業，分析在推進全面預算管理過程中存在的不足，并基于問題分析尋找相應的對策。

關鍵詞：全面預算管理 ?物業企業 ?應用分析

一、物業公司全面預算管理重要意義

據《中國物業管理行業市場競爭現狀及投資方向研究報告》相關數據調查結論，截止2018年，物業行業市場企業總數超過11.8萬家，物業行業從業人口增長至983.7萬人，行業管理物業面積約279.3億平方米，增速高達13%。目前，萬科、龍湖、綠地等大型的集團化房地產開發企業也逐步開始發展物業管理服務領域，在物業服務成本不具優勢的情況下制定差異化戰略，制定本公司的物業服務主營類型。一般情況下，其主營服務占比超過70%，而政府、事業單位相關的場館類物業因有財政撥款的支持，物業費收繳率基本能達到100%，住宅類物業則收費率可達到95%左右，收費保障程度較高。從相關數據不難看出物業管理行業競爭壓力較大，企業要想適應市場競爭、實現可持續發展，在提升服務質量的同時也需要加強內部管理工作，充分發揮全面預算管理、實現企業增盈創收，逐步走上集約化發展道路。對物業企業來說，首先，全面預算管理是企業穩定發展的前提條件。物業企業開展全面預算管理工作能全面掌握國際和國內的市場變化趨勢，深入了解自身的財務和經營狀況，為企業管理層的決策及內部資源調配提供有效的信息支持，降低企業決策風險;其次，全面預算管理的應用能提升企業各部門之間的協調配合程度。全面預算管理工作的開展涉及的流程和部門較多，覆蓋面積較廣，而有效的預算管理可以將企業的經營戰略和預算目標分解細化，使預算責任能夠精確落實，不但可以加強企業內的財務管理、人力資源管理、客戶管理等部門之間的聯系和溝通，還能優化內部組織結構;最后，全面預算管理有利于企業排查和解決財務問題。全面預算管理工作的開展依托于企業的財務信息，同樣預算考核結果反饋到企業也能通過預算執行情況與預算目標之間的差異性分析出企業財務管理中存在的問題，減少資金浪費現象，從而提高企業的經濟效益。

二、物業公司全面預算管理實踐中的關鍵問題

（一）全面預算管理意識淡薄

物業企業普遍存在“重編制、輕管理”的問題，不僅未建立一套科學的管理機制，也沒有將預算管理與企業具體的標準體系、行為規范以及日常經營直接掛鉤，相應的預算配套設施不健全，造成預算管理流于形式。例如，北京某物業公司的日常經營業務主要以收繳物業管理費、水電設施維護費用、公共區域保潔費用等為主，企業財務收支涉及項目較多。但由于企業管理層人員對預算管理重視程度不足，僅將日常收支工作納入預算管理中，沒有發揮預算管理的預測、分析、控制以及決策功能，造成預算執行進度緩慢，企業存在嚴重的虧損現象。

（二）預算組織機構職能缺失

物業企業尚未針對預算管理工作建立完善的預算審批機構、落實預算責任主體，除了極少數的大規模、跨區域物業企業以外，大部分企業預算管理工作以管理層人員牽頭、多個業務部門配合的形式下開展，大部分基礎性的工作由財務部門主導。而各職能部門及崗位對預算管理工作配合程度較低，企業的預算監督、考核以及反饋機制之間缺乏系統性和聯系性，影響預算管理工作的有序推進。例如，某物業公司雖然設置了基礎的預算管理領導小組和預算執行辦公室，但組織機構職能缺失的問題依舊存在。其一，企業未設立預算管理委員會，企業的重大事項決策、日常預算數據處理、預算考核評價等工作缺乏相應的負責機制;其二，預算管理工作沒有基于預算目標，將預算責任分解和細化到各責任主體上，也沒有明確關鍵崗位的職能權限;其三，以財務預算為核心編制預算，財務與業務部門存在職能隔閡，預算銜接工作不緊密。

（三）預算編制與實際脫節嚴重

一方面，物業企業在預算編制環節常采用增量預算法，即參照上一年的預算執行情況、結合下期預算變動因素，以相應的增加或減少預算資金的方式編制預算方案。增量預算法雖然比較常用，且具備簡單、操作性強的優勢，但這種方法極易造成單一的平均主義，也不利于調動各部門及員工的工作積極性。同時，物業公司的預算內容主要包括財務收支預算、現金流量預算以及資本支出預算等，但在預算編制過程難免存在主觀性意識較強的問題，例如虛假掛賬、人為調低利潤目標以及跨年攤銷費用等，極大地影響預算編制的準確性;同時，物業企業的預算編制過程往往忽略了增值收入，例如：小區寫字樓廣告收入、特約服務收入以及其他收入等，且不同項目經理在同一項目中所消耗的成本及利潤都存在差異，預算編制內容不夠全面;另一方面，物業公司預算編制采集的信息過于片面，而公司編制預算需要行業政策更新、市場發展趨勢、市場占有份額等相關數據，還需要從行業、業務部門、宏觀經濟、個體等多層面進行全方位數據分析，提升預算編制內容的精準性。此外，項目預算編制僅以當期合同內的事項為主，沒有考慮撤管時全生命周期成本，例如：撤管人員離職補償、危險事項處理預提準備金等，這也是造成預算與實際脫節嚴重的主要原因。

（四）預算過程控制不足

從預算執行與控制角度來說，物業公司存在預算執行率低、預算調整機制不健全的問題。由于財務部門的預算分析更注重財務指標，而業務部門的預算分析工作偏重于技術指標，雙方對預算執行的判斷分析存在差異，造成預算運行難以達到協調統一，例如：在申報預算時，由于財務部門人員對業務不熟悉，不了解小區及寫字樓保安保潔的配置情況，也不了解設備維修保養期限等，難免造成預算執行差異較大;從預算監管角度來說，目前大部分物業公司尚未建立內部審計體系，預算過程監督工作也往往由財務稽核部門一力承擔，導致預算執行過程中缺乏嚴格的第三方約束，預算監管缺位現象嚴重;從預算考核評價角度來說，物業公司預算績效考核環節的缺陷主要表現在考評指標設置方面，即企業過于重視短期財務指標，如利潤、成本、現金流量等，但沒有稽核戰略目標，考慮到市場占有率、客戶滿意度、投訴率等非財務指標，影響考核結果的公平公正性。

（五）預算信息化系統不健全

一方面，物業公司尚未健全完善的信息技術平臺，預算編制、調整、匯總、分析等數據處理工作以人力操作為主，手工填報數據量較大，嚴重影響預算編制效率;同時，預算管理信息化程度較低，很多物業企業仍舊采用基礎的EXCEL表格錄入信息。內部信息傳遞渠道也多以OA系統為主，造成嚴重的信息不對稱現象;另一方面，針對差異性的經營業務，其信息系統也非常復雜。而部分已經形成基礎化信息建設的物業企業使用金蝶ERP系統開展各項工作，但卻并未打破“信息孤島”現象，數據的同步及系統對接工作還沒有實現，預算申請、預算審批下達、預算執行控制、預算分析等系統不能形成閉環管理，造成信息數據脫節、資源共享效率低，無法服務于企業的各項經濟決策。此外，信息化軟件價格高昂，而物業企業利潤較低，攤銷壓力較大，這也是造成物業企業預算信息化程度較低的主要原因。

三、物業公司優化全面預算管理工作的有效策略

（一）強化預算意識，健全預算機構

一方面，管理層人員必須結合現代化管理手段，充分借助“互聯網+預算”的管理模式搭建預算分析平臺，形成多層級的財務分析報告，為企業的戰略決策提供依據;同時，以長期規劃的眼光看待預算管理工作，基于戰略目標制定預算短期經營目標及中長期計劃，為了后續的預算編制及預算執行指明方向。另一方面，強化基層人員對預算管理的意識，通過組織學習、下發文件等方式要求基層人員了解預算流程和基本內容，調動內部人員的參與積極性，保證預算管理全方位覆蓋。物業企業還要健全預算管理組織機構，以總經理為責任人，其他品質管理部門、電梯管理部門、工程管理部門、綜合管理部門、財務管理部門以及人力資源管理部門等重要負責人形成預算管理委員會，協調、組織和評定預算管理工作;在預算管理委員會下設預算辦公室，由財務部門牽頭主導、其他業務部門人員配合，有序開展預算編制工作，并明確界定預算職能和責任，避免內部相互推諉責任;預算管理責任中心則直接參照不同部門的職能進行責任界定和劃分，包括成本中心、利潤中心以及管理中心，落實責任主體，提升預算執行效率。此外，預算審批方案下達應當圍繞預算經營指標和重點業務工作，并結合業務部門的職能工作，在經營指標設置的基礎上建立非財務指標，包括客戶滿意度、安全管理以及服務品質等，全面覆蓋企業的各項經營活動。

（二）整合預算資源，合理編制預算

1、預算編制內容

物業企業的預算內容包括業務預算、籌資預算、資本預算以及財務預算。業務預算指預算時期現金收付活動產生的收入、費用以及成本等財務要素，具體操作中需要對所管物業所涉及的場館、住宅和寫字樓等進行分別測算。其中收入預算主要依據實際業務服務預測收入（一般主營業務占物業收入的80%左右），除了基礎的房屋物業收費以外，還包括車位、經營場所委托出租服務費、特約服務費等收入，結合年度預算利潤目標編制;成本預算則需要涵蓋物料消耗、人工成本、采購成本、綠化設施維護費用、保潔費用、秩序維護費用、特種設備保險成本等內容，以合同約定數額和行業成本標準為參考依據;費用預算指企業管理、運營、資產、員工薪資等方面的支出，以固定預算法編制預算?；I資預算指物業企業為了維持日常經營活動在預算期內向外部機構借入的長短期貸款、發行債券等，需要企業在期限內償還本息?；I資預算編制可以基于籌資決策方案、債券審批文件、貸款利率、期初借款余額等內容編制預算。資本預算即對預算時期內企業開展的各項投資活動進行預算，具體來說包括固定資產投資預算、債權投資預算、權益性資本投資預算等。固定資產投資預算編制應基于投資項目可行性報告進行編制，要求預算內容全面反映投資項目內容、規模、時間、收益、現金出入等相關信息;權益性資本預算編制則需要按照企業投資決策、年度權益性資本投資計劃等相關數據編制預算。財務預算主要圍繞著業務預算開展，以預期資產負債、預期利潤以及現金作為預算編制主要內容，在編制過程中要注意對逾期未處理債務、逾期擔保以及不良項目投資等問題謹慎處理，合理確定資產預計減值準備;此外，重視成本預算編制，將成本預算內容細化為能源消耗、公共設施維修、人工成本、綠化清潔、停車管理等多個項目中，并以管理費用作為成本預算編制重點，對辦公費、培訓費、折舊費等項目支出進行合理預計，保證預算編制內容的準確性。當然，預算編制也要充分考慮到單個物業管理的面積，同樣單價的物業費，體量大的公攤管理費用攤薄，利潤率稍高，而體量小的則物業費率要低一些，還要考慮到能源支出是否需要另付運營成本等。

2、預算編制方法

在預算編制方法上由于物業企業與市場聯系程度較高，且易受宏觀政策更新的影響，為了提升預算編制的準確性企業應在保留原有的固定預算、增量預算等方法的基礎上借助滾動預算編制現金流量變化、采用零基預算編制費用增長預測等，不僅能提升預算管理的可操作性，也能提高預算執行效率。

（三）落實預算控制，發揮考核作用

首先，物業企業要健全預算分析機制，針對預算執行進度和預算初始指標對比結果，分析預算流程規范性、資源消耗情況、企業盈利收益能力等，基于預算分析結果指導相關責任部門進行整改工作;其次，以“期中調整、期后追認”的管理手段作為預算調整基本準則，一旦出現重大決策變革或市場大幅度變化等突發問題可以依據規范調整流程上報預算審批部門進行層層審批，并落實到預算調整方案中;再次，健全預算反饋機制，通過實時監督匯報、定期編制報告以及預算會議調度等方式做好預算反饋工作，規范反饋報告形式、內容、審批責任人等，發揮事前預測和監管職能，引導企業后續的資源配置工作及業務規劃;最后，物業企業還要積極引入BSC考核辦法，基于不同的考核項目采用完成百分比方法，以物業費收繳完成率、賬務清欠完成率、成本費用支出占收入比率、非物業收入占比、人工成本占比、應收賬款回款率、服務滿意度等作為考核指標，以費用收繳率、應收賬款占比以及人力成本控制等作為重點指標，并使用酬金制的方法調動人員的工作參與性，在保證服務質量的基礎上使得目標利潤能夠維持在10%。通過這一系列操作，能夠全面、科學的驗證企業的經營現狀和發展能力，并將預算績效考核與員工薪資直接掛鉤，提升對基層人員的約束控制力度。

（四）搭建全面預算管理信息系統

一方面，物業企業要加大預算管理信息化建設方面的資金投入工作，基于當前會計電算化的基礎上開通預算管理功能模塊，并分別設置預算編制、預算執行、預算分析和績效管理模塊。其中預算編制模塊主要以預算報表編制、上報、調整為主要功能;預算執行模塊則以預算預警機制為主，對預算執行過程進行信息捕捉和跟蹤反饋，一旦發現超預算或預算偏差較大等現象能自動觸發報警系統，關閉預算支出申請功能;預算分析模塊則以固定分析、多維分析、圖像化展示等多種形式分析預算執行情況;績效管理模塊則具備自動采摘關鍵指標、基于BSC系統實現自動評分考核的功能。另一方面，在企業內搭建信息共享平臺，基于“聯動上下、雙向傳導”的方式實現預算信息在上下層級、平級部門之間的對流，打破信息孤島現象，實現內部有效的溝通管理。

四、結束語

綜上所述，物業企業開展全面預算管理是企業打破當前發展困境、健全現代化管理體系的必要途徑。因而物業企業應從意識更新、體系建設、保障機制強化等多方面入手，逐步健全預算管理組織體系，促進企業長效發展。

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