高校基建檔案管理存在的問題與對策探討

摘要：就高校基建檔案來看，這些都是高校在開展基礎建設工作中逐漸形成的，包含了項目規劃、立項、施工、維護等整體過程資料，具有一定的真實性、實用性和專業性，這也是高校建設發展的真實寫照和重要依據，意義重大。而目前的高校基建檔案管理現狀并不理想，其中還存在很多的問題，對此，需要進一步強化高校基建檔案管理工作調整和改革，促進基建檔案管理效益不斷提升，提升學校基建檔案管理質量。

關鍵詞：高校;基建檔案;管理

基建檔案是高校檔案管理的重要組成部分，做好基建檔案管理，對于優化高校項目建設工作，提升檔案管理效率等都具有重要意義。就目前的高校基建檔案管理工作而言，其中還存在一些問題，需要高校轉變檔案管理模式，促進檔案管理質量不斷提升。

一、高校基建檔案管理現狀

目前，隨著高校的擴招，高校的基礎設施建設也在不斷完善，新的基建項目增多，相應的基建檔案也在不斷增多，在這一背景下，高校對于基建檔案的管理也成為必然需要，就目前的高校基建檔案管理工作來看，基建檔案的管理工作方式比較落后，管理的重視度不足，高校將更多的檔案管理重點放在了師生檔案管理上，基建檔案多通過紙質文件保存，要想調取使用比較麻煩，還很容易出現缺失，檔案不完善，這些都嚴重影響了高校基建檔案管理成效發揮，不利于高校基建檔案的管理效益實現。

二、高校基建檔案管理的問題

（一）完善檔案管理機制，促進管理模式優化

針對高校基建檔案管理工作，高校要提升認識度，積極完善檔案管理協調機制。建立由主要領導、分管領導和科室負責人組成的協調機制，主要領導和分管領導每月對檔案管理工作進行一次檢查，及時協調處理單位項目檔案管理工作的重大事項和突發情況。要加快健全檔案管理保障機制。將項目檔案管理納入整體規劃和年度工作計劃，每季度對檔案管理臺賬進行一次梳理，并與業務工作同步部署、同步實施、同步發展，提高檔案管理保障機制運行效率。還要建立檔案管理考核機制。制定工程檔案管理考核制度體系，每季度對檔案管理的規范、真實、完整、可用和安全性進行一次督查并限時整改，完善檔案管理制度保障。通過完善的基建檔案管理機制構建，強化基建檔案管理模式優化，促進高校基建檔案管理效益不斷提升。

（二）強化管理能力培養，提升檔案管理水平

為切實加強高校基建檔案管理的科學化、規范化，提高高校基建工程建設管理人員的業務能力和管理水平，學校要積極組織規建處、檔案館、計財處、審計處等相關人員和學校產教融合項目施工單位、監理單位、設計單位和審計單位等項目負責人和管理人員開展基建檔案管理業務培訓工作，圍繞基建檔案的“作用與價值”“法規與要求”“形成與積累”“整理與歸檔”四個方面，深入解讀建設工程歸檔規范及辦理流程，建設、監理、施工單位工作職責，工程文件的立卷，工程檔案的驗收與移交等方面內容。可觀分析當前高校基本建設檔案管理面臨的形勢和存在問題，詳細介紹檔案管理的法規和相關制度，并從強化檔案采集意識、如何規范制檔交檔存檔、以及提高檔案管理人員的業務技能等方面做深入細致的講解。圍繞建設項目文件收集、建設項目竣工文件編制、建設項目文件整理、項目音像文件和電子文件收集整理四個方面，深入解讀建設工程歸檔范圍，建設、監理、施工單位職責任務，項目照片整理等方面內容，詳細介紹工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖及工程竣工驗收文件等材料的歸檔范圍。

通過基建檔案管理培訓，讓相關工作人員高度重視檔案管理工作，認真學習檔案管理相關規范，在項目實施過程中嚴格執行檔案管理相關規范要求。講座通俗易懂，具有全面性、系統性、針對性。就高校基建項目建設檔案管理工作，相關高校要嚴格要求工作人員高度重視檔案管理工作，特別是相關負責人要加強檔案意識，要切實了解檔案相關法律法規，在日常工作中嚴格執行檔案管理相關規范;要明確檔案管理分工，參與建設的各單位要配備檔案管理人員，責任到人。要求將相關法律法規匯編成工作手冊，供各參建單位進一步學習，并嚴格執行，真正做到將基建項目檔案管理工作貫穿項目建設全過程。

（三）完善信息化管理，提升管理效益

針對高校基建檔案管理工作，高校要認識到信息化管理模式在管理中應用的必要性，對此，要強化高校基建檔案的信息化管理模式構建，引進先進的信息化管理軟件，借助有效的信息化管理平臺，促進高校基建檔案管理效益不斷提升，優化現階段落后的檔案管理方法，促進檔案管理信息化發展。

結語

高校基建檔案管理工作對于高校的建設發展意義重大，目前高校的基建檔案管理工作中還存在一定的問題，影響了高校項目管理和建設發展，對此，高校要提升重視度，強化管理模式改革和創新，優化管理方式方法，通過有效的基建檔案管理優化策略，強化專業管理人員培訓，提升管理素質和能力，同時，要加強信息技術在管理中的應用，不斷推動高校基建檔案管理成效提升和發展。

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作者簡介：

黃樹文（1969年-），男，廣西橫縣人，在職研究生，研究方向：檔案管理。