事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化及發(fā)展趨勢(shì)研究

陸魁蓉

摘要：隨著新信息技術(shù)的快速發(fā)展，在財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中也融入了信息技術(shù)，這樣極大地提高了事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平，提高了財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理水平，促進(jìn)了事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作上升更高檔次。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;視野單位

事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理主要內(nèi)容有：編制單位預(yù)算，擬定預(yù)算管理辦法，要求單位內(nèi)各部門嚴(yán)格執(zhí)行，準(zhǔn)確反映單位的財(cái)務(wù)狀況;建立有效的財(cái)務(wù)制度，增強(qiáng)資金的使用效益;合理進(jìn)行資產(chǎn)管理，謹(jǐn)防資產(chǎn)向外流失;實(shí)時(shí)監(jiān)控單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，適當(dāng)實(shí)行財(cái)務(wù)控制，預(yù)防財(cái)務(wù)危機(jī)。綜上，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔安管理涉及內(nèi)容廣，需要進(jìn)行信息化管理。

一、什么樣的管理形式稱之為財(cái)務(wù)檔案管理信息化

財(cái)務(wù)檔案管理信息化通俗的理解就是改變傳統(tǒng)的紙檔形式保存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，將事業(yè)單位所產(chǎn)生的各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以電子檔形式保存為計(jì)算機(jī)信息，實(shí)現(xiàn)信息化管理。例如，通過(guò)電子文檔的格式，把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保存在磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備上。大型的事業(yè)單位，還可以要求單位內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)管理部門，開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)出多個(gè)模塊，比如預(yù)算管理單獨(dú)一個(gè)模塊、賬目往來(lái)憑證一個(gè)模塊等;同時(shí)購(gòu)買專門的存儲(chǔ)服務(wù)器，對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保存;對(duì)單位內(nèi)的人員開(kāi)放相應(yīng)的登錄系統(tǒng)權(quán)限，更好的對(duì)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)實(shí)行保密管理。這樣的管理系統(tǒng)，還可實(shí)現(xiàn)信息在單位內(nèi)各部門之間共享，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的同時(shí)，也節(jié)省了各部門之間查閱資料和溝通的時(shí)間，使單位內(nèi)各部門有序、和諧的工作。

二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案趨向信息化管理的必然性

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，信息技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位通過(guò)信息化存儲(chǔ)財(cái)務(wù)信息、處理財(cái)務(wù)過(guò)程數(shù)據(jù)，和傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理相比優(yōu)勢(shì)顯著。首先，電子檔形式替代紙質(zhì)檔案，節(jié)約了單位內(nèi)紙張以及裝訂等耗材的使用成本。財(cái)務(wù)檔案包括了預(yù)算數(shù)據(jù)、報(bào)支單上包含的各種發(fā)票及證明材料、付款憑證、轉(zhuǎn)賬回執(zhí)單等。如預(yù)算數(shù)據(jù)，各部門編列好初版預(yù)算后，在后續(xù)的執(zhí)行過(guò)程中，常有預(yù)算超支，或預(yù)算不足需要調(diào)整預(yù)算的事項(xiàng)，使預(yù)算數(shù)據(jù)不斷的修訂，如果沒(méi)有相應(yīng)的預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，則需要耗費(fèi)大量的紙張，以及規(guī)劃出單獨(dú)的空間來(lái)存儲(chǔ)，以保證查詢需要。其次，節(jié)約了財(cái)務(wù)管理的人力成本，現(xiàn)如今，招聘的財(cái)務(wù)管理人員專業(yè)技術(shù)和素養(yǎng)整體都很高，普遍能夠熟練計(jì)算機(jī)的操作，對(duì)計(jì)算機(jī)辦公軟件也能應(yīng)用自如，信息化的財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言，可操作性很強(qiáng)，無(wú)需使用更多的人力便可達(dá)到同樣的工作效率。在人員流動(dòng)時(shí)，也可保證數(shù)據(jù)的存在，不會(huì)因財(cái)務(wù)人員離職而導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失。再次，使用信息化的財(cái)務(wù)檔案管理方式，便于隨時(shí)統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)信息，展開(kāi)財(cái)務(wù)狀況的分析。例如，單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)需了解某階段的預(yù)算執(zhí)行率或公司財(cái)務(wù)狀況，有了信息化的管理平臺(tái)，財(cái)務(wù)人員可通過(guò)系統(tǒng)導(dǎo)出相應(yīng)的報(bào)表，僅需稍作格式修改，便可向領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)結(jié)果，大大提高了財(cái)務(wù)人員的工作水平，促使單位內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案管理工作趨于創(chuàng)新。

三、如何發(fā)展事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理

（一）保證有安全可靠的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已廣泛的應(yīng)用于大眾生活，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性增強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，就對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全構(gòu)成了威脅。如木馬病毒等程序，一旦計(jì)算機(jī)被侵入，會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程發(fā)生中斷，數(shù)據(jù)損毀泄密的后果。 因此，事業(yè)單位在運(yùn)用信息化管理財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，提高安保意識(shí)，做好應(yīng)急措施。例如，單位內(nèi)的計(jì)算機(jī)，均需通過(guò)設(shè)定好的安全認(rèn)證，方可登錄單位的辦公系統(tǒng)，除了網(wǎng)絡(luò)管理人員，其它人員的電腦收回管理員權(quán)限，不允許隨意安裝軟件。電腦登錄需使用賬號(hào)密碼，嚴(yán)格進(jìn)行身份認(rèn)證。可將財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限、數(shù)據(jù)加密傳輸、報(bào)表做出電子水印這類技術(shù)綜合利用起來(lái)。還可利用云存儲(chǔ)，對(duì)電子檔的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行備份，防止信息出現(xiàn)亂碼、數(shù)據(jù)丟失、損毀等情況的發(fā)生，增加檔案管理安全性。 此外，單位內(nèi)的管理人員要專業(yè)，嚴(yán)格對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的操作進(jìn)行規(guī)范，定期更新殺毒軟件，對(duì)各類病毒進(jìn)行查殺，拒絕外部設(shè)備接入，避免人為因素造成電子財(cái)務(wù)檔案的破壞。

（二）在單位內(nèi)培訓(xùn)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)

事業(yè)單位的部門之間若沒(méi)有好的協(xié)作，難以使財(cái)務(wù)檔案信息化管理。因?yàn)樾畔⒒芾砩婕笆马?xiàng)繁雜，例如某個(gè)事業(yè)單位開(kāi)發(fā)的預(yù)算管理系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)包括了三個(gè)模塊：費(fèi)用、資本、借支。每個(gè)模塊下還分出不同的子模板，常見(jiàn)的有編制、報(bào)支、報(bào)表查詢。這些內(nèi)容對(duì)于非財(cái)務(wù)人員而言，非常生疏。此時(shí)，財(cái)務(wù)管理人員僅依賴辦公室辦工，將難以有效宣傳財(cái)務(wù)檔案信息化的意義，需要在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，對(duì)各部門人員展開(kāi)操作流程的培訓(xùn)。此外，財(cái)務(wù)的入賬人員可將報(bào)支流程，報(bào)支注意事項(xiàng)做成文檔，用作單位內(nèi)教育訓(xùn)練的課件，并關(guān)注資料的更新。最終使單位內(nèi)全員接受并很好的使用信息化財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。

結(jié)束語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)信息的新時(shí)代，事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案的管理上也要勇敢的接受新技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)，不使用傳統(tǒng)的的檔案管理方法，積極運(yùn)用信息化手段對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類、收集、保管。要有好的在信息化管理思路，不斷創(chuàng)新，將財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮它的有效性和價(jià)值，利用信息技術(shù)推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平的不斷提升，更好地為單位的日常提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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