事業單位財務檔案管理信息化及發展趨勢研究

陸魁蓉

摘要：隨著新信息技術的快速發展，在財務檔案管理過程中也融入了信息技術，這樣極大地提高了事業單位財務檔案管理信息化水平，提高了財務檔案管理人員的管理水平，促進了事業單位財務檔案管理信息化工作上升更高檔次。

關鍵詞：檔案管理;信息化;視野單位

事業單位財務管理主要內容有：編制單位預算，擬定預算管理辦法，要求單位內各部門嚴格執行，準確反映單位的財務狀況;建立有效的財務制度，增強資金的使用效益;合理進行資產管理，謹防資產向外流失;實時監控單位的經濟活動，適當實行財務控制，預防財務危機。綜上，事業單位財務檔安管理涉及內容廣，需要進行信息化管理。

一、什么樣的管理形式稱之為財務檔案管理信息化

財務檔案管理信息化通俗的理解就是改變傳統的紙檔形式保存財務數據，而是通過計算機網絡技術，運用現代化的數據管理技術，將事業單位所產生的各類財務數據，以電子檔形式保存為計算機信息，實現信息化管理。例如，通過電子文檔的格式，把財務數據保存在磁盤、光盤、移動硬盤等存儲設備上。大型的事業單位，還可以要求單位內的網絡管理部門，開發財務管理系統，在系統中開發出多個模塊，比如預算管理單獨一個模塊、賬目往來憑證一個模塊等;同時購買專門的存儲服務器，對應財務數據的保存;對單位內的人員開放相應的登錄系統權限，更好的對財務檔案數據實行保密管理。這樣的管理系統，還可實現信息在單位內各部門之間共享，提高財務檔案管理工作效率的同時，也節省了各部門之間查閱資料和溝通的時間，使單位內各部門有序、和諧的工作。

二、事業單位財務檔案趨向信息化管理的必然性

隨著計算機網絡應用的普及，信息技術快速發展，事業單位通過信息化存儲財務信息、處理財務過程數據，和傳統財務檔案管理相比優勢顯著。首先，電子檔形式替代紙質檔案，節約了單位內紙張以及裝訂等耗材的使用成本。財務檔案包括了預算數據、報支單上包含的各種發票及證明材料、付款憑證、轉賬回執單等。如預算數據，各部門編列好初版預算后，在后續的執行過程中，常有預算超支，或預算不足需要調整預算的事項，使預算數據不斷的修訂，如果沒有相應的預算管理系統進行管理，則需要耗費大量的紙張，以及規劃出單獨的空間來存儲，以保證查詢需要。其次，節約了財務管理的人力成本，現如今，招聘的財務管理人員專業技術和素養整體都很高，普遍能夠熟練計算機的操作，對計算機辦公軟件也能應用自如，信息化的財務檔案管理對于財務人員而言，可操作性很強，無需使用更多的人力便可達到同樣的工作效率。在人員流動時，也可保證數據的存在，不會因財務人員離職而導致數據缺失。再次，使用信息化的財務檔案管理方式，便于隨時統計財務信息，展開財務狀況的分析。例如，單位領導臨時需了解某階段的預算執行率或公司財務狀況，有了信息化的管理平臺，財務人員可通過系統導出相應的報表，僅需稍作格式修改，便可向領導呈報結果，大大提高了財務人員的工作水平，促使單位內的財務檔案管理工作趨于創新。

三、如何發展事業單位財務檔案信息化管理

（一）保證有安全可靠的財務檔案管理系統

計算機網絡信息技術已廣泛的應用于大眾生活，人們對網絡的依賴性增強，網絡的開放性，就對網絡安全構成了威脅。如木馬病毒等程序，一旦計算機被侵入，會導致電子檔案數據在傳輸過程發生中斷，數據損毀泄密的后果。 因此，事業單位在運用信息化管理財務檔案時，需要加強財務檔案管理系統的安全防護，提高安保意識，做好應急措施。例如，單位內的計算機，均需通過設定好的安全認證，方可登錄單位的辦公系統，除了網絡管理人員，其它人員的電腦收回管理員權限，不允許隨意安裝軟件。電腦登錄需使用賬號密碼，嚴格進行身份認證。可將財務檔案管理系統的訪問權限、數據加密傳輸、報表做出電子水印這類技術綜合利用起來。還可利用云存儲，對電子檔的財務檔案進行備份，防止信息出現亂碼、數據丟失、損毀等情況的發生，增加檔案管理安全性。 此外，單位內的管理人員要專業，嚴格對財務檔案管理系統的操作進行規范，定期更新殺毒軟件，對各類病毒進行查殺，拒絕外部設備接入，避免人為因素造成電子財務檔案的破壞。

（二）在單位內培訓財務檔案管理系統知識

事業單位的部門之間若沒有好的協作，難以使財務檔案信息化管理。因為信息化管理涉及事項繁雜，例如某個事業單位開發的預算管理系統，系統內包括了三個模塊：費用、資本、借支。每個模塊下還分出不同的子模板，常見的有編制、報支、報表查詢。這些內容對于非財務人員而言，非常生疏。此時，財務管理人員僅依賴辦公室辦工，將難以有效宣傳財務檔案信息化的意義，需要在系統開發完成后，對各部門人員展開操作流程的培訓。此外，財務的入賬人員可將報支流程，報支注意事項做成文檔，用作單位內教育訓練的課件，并關注資料的更新。最終使單位內全員接受并很好的使用信息化財務管理平臺。

結束語

在網絡信息的新時代，事業單位在財務檔案的管理上也要勇敢的接受新技術，與時俱進，不使用傳統的的檔案管理方法，積極運用信息化手段對財務檔案進行分類、收集、保管。要有好的在信息化管理思路，不斷創新，將財務檔案發揮它的有效性和價值，利用信息技術推動財務檔案信息化管理水平的不斷提升，更好地為單位的日常提供服務。

參考文獻：

[1] 安曉莉. 試析事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].現代商業，2011（18）.

[2] 劉凌濤. 事業單位檔案管理中的創新與發展[J].科學中國人，2016（18）.