新時期高校人事檔案管理探析

辛克盛

摘 要：高校人事檔案在個人職稱評定、職務(wù)晉升等方面發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，已頒布的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范能夠為人事檔案的規(guī)范化管理提供參考依據(jù)，但高校人事檔案管理仍存在人檔分離、信息化建設(shè)滯后、信息更新不及時的問題，基于此，需嚴(yán)格審查，做到人檔合一;加大投入，做好信息建設(shè);完善流程，做好信息更新。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;檔案管理

人事檔案是在人事管理中形成的各種涉及個人經(jīng)歷、政績、德才表現(xiàn)等方面信息的檔案材料，是一個單位和組織了解、評價、選拔干部，開展人事管理工作的重要依據(jù)。高校人事檔案管理主要指高校教職工的檔案管理，人事檔案客觀的記錄了高校教職工教學(xué)科研活動、學(xué)生工作、薪酬變化、獎懲情況等各方面的內(nèi)容，是高校檔案管理和人事管理的重要組成部分。個人的人事檔案在職稱評定、職務(wù)晉升、評獎評優(yōu)等方面發(fā)揮著重要的參考作用，做好人事檔案管理工作是保障教職工切身利益、提升高校人事管理效率的重要途徑。

一、高校人事檔案規(guī)范化管理的參考依據(jù)

當(dāng)前，高等教育發(fā)展迅速，“雙一流”、“雙高計劃”建設(shè)如火如荼，高校各項工作全面發(fā)展，檔案管理也面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。高校為推動各項事業(yè)的穩(wěn)步向前發(fā)展，積極引進(jìn)高層次人才、關(guān)注教職工的長遠(yuǎn)發(fā)展、教學(xué)科研工作穩(wěn)步推進(jìn)，這些也給人事檔案的管理帶來了挑戰(zhàn)。規(guī)范高校人事檔案管理十分重要，盡管面臨新的發(fā)展環(huán)境，但人事檔案的規(guī)范化管理需要相關(guān)的法規(guī)制度作支撐，具體而言，主要包括以下幾個：

高校人事檔案管理工作屬于檔案工作的重要內(nèi)容，是國家檔案資源的重要組成部分，其規(guī)范化管理首要遵循的標(biāo)準(zhǔn)為《中華人民共和國檔案法》這是開展檔案工作必須遵循的前提，只有在遵循行業(yè)法律才能確保人事檔案工作的合法性與規(guī)范性。此外，2018年《干部人事檔案管理工作條例》（下文簡稱工作條例）發(fā)布，該工作條例是高校人事檔案管理的重要參考依據(jù)，能夠為高校人事檔案的管理提供指導(dǎo)，該工作條例在內(nèi)容和分類這一章節(jié)內(nèi)容中明確干部人事檔案主要包括十大類，如履歷類材料、考核鑒定類材料、黨團(tuán)材料等等。十大類下設(shè)多個要素，如第七大類表彰獎勵類材料主要有表彰和嘉獎、記功、授予榮譽稱號，先進(jìn)事跡以及撤銷獎勵等材料。另外，工作條例對干部人事檔案的管理規(guī)范進(jìn)行了完善，如干部人事檔案的日常管理、干部人事檔案的管理體制和職責(zé)、干部人事檔案的利用和審核等等，該工作條例是開展干部人事檔案工作必須遵循的基礎(chǔ)條例。從整體的角度分析，工作條例為干部人事檔案的管理提供了宏觀導(dǎo)向，而具體到人事檔案管理的各個流程，則參照中共中央組織部發(fā)布的《干部檔案整理工作細(xì)則》（以下簡稱細(xì)則），該細(xì)則對干部檔案材料的鑒別、分類、排序與編目、復(fù)制與技術(shù)加工、裝訂與驗收入庫等各項工作做出了詳細(xì)的規(guī)定。

高校人事檔案的規(guī)范化管理具有相對詳細(xì)的參考標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各高校在開展人事檔案管理工作時，應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，立足高校人事檔案工作實際，研究制定符合學(xué)校發(fā)展的人事檔案管理辦法，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理，為保障學(xué)校教職工利益奠定基礎(chǔ)。

二、高校人事檔案管理的問題分析

高校人事檔案管理是學(xué)校人事工作的重要組成部分，在職稱評定、職務(wù)晉升、評獎評優(yōu)等各項工作中發(fā)揮著重要作用，但從當(dāng)前的管理情況來看，高校人事檔案管理仍存在以下問題：

1.人才流動導(dǎo)致人檔分離。一般情況下，人事檔案的管理遵循檔案隨人走，人檔合一的基本原則，但當(dāng)前高校人事檔案管理中“人檔分離”的狀況時有發(fā)生，特別是在高層次人才的人事檔案管理中，這類現(xiàn)象相對突出。隨著高校的長足發(fā)展，各高校對高層次人才的需求愈發(fā)明顯，高校之間針對高層次人才的競爭日益凸顯，引發(fā)高層次人才的無序流動，從而導(dǎo)致“人檔分離”現(xiàn)象的發(fā)生。人檔分離有兩種情況，即有檔無人和有人無檔，前者主要出現(xiàn)在人才流出的單位，人才需求更高更好的發(fā)展需要流出，但學(xué)校惜才又對此無能為力，無奈采取扣留檔案的方式“挽留”人才;而有人無檔的情況主要出現(xiàn)在人才引進(jìn)的單位，單位用人需求緊迫且人才進(jìn)入競爭激烈，為盡快落實人才引進(jìn)，可能存在置人事檔案不顧的情況，或者人事檔案辦理不及時，導(dǎo)致人無檔案。

2.信息化建設(shè)相對滯后。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案行業(yè)應(yīng)對社會發(fā)展新需求的必要舉措，各高校積極探究人事檔案信息化管理的有效策略，但從整體上分析，相對于高校文書檔案的信息化建設(shè)，人事檔案的信息化建設(shè)相對滯后，人事檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)還需進(jìn)一步完善發(fā)展。為提高工作效率，高校普遍使用OA系統(tǒng)，實現(xiàn)公文的在線辦理、在線傳遞和在線歸檔，辦事效率得到了較大的提升。而人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)缺乏頂層設(shè)計，沒有制定科學(xué)合理的總體規(guī)劃和具體目標(biāo)，部分高校認(rèn)為只要配備完善的軟硬件設(shè)備，完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，系統(tǒng)建設(shè)就完成了，在系統(tǒng)建設(shè)過程中存在一定的盲目性。此外，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量不過關(guān)，造成系統(tǒng)建設(shè)中數(shù)字化采集效率低下、進(jìn)展緩慢，這也在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。人事檔案信息化建設(shè)過程還需注重信息安全問題，這也是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素，檔案數(shù)據(jù)更新、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)備份等等，都是影響信息安全的元素，需要專業(yè)人員、專項資金，但從當(dāng)前高校人事檔案管理現(xiàn)狀來看，這些都是需要改進(jìn)的。

3.信息更新不及時。人事檔案內(nèi)容涉及個人經(jīng)歷的各個方面，都會有不同程度的內(nèi)容更新，如教職工每年的年度考核、教師的工資變動、教師的職稱評定或職務(wù)晉升、部分教師的評獎評優(yōu)，等等。可以說，人事檔案管理是一個動態(tài)管理的過程，需要人事檔案管理人員根據(jù)不同的情況進(jìn)行及時更新。但現(xiàn)階段，部分高校的人事檔案是人事部門管理，部分管理人員為非專業(yè)人員，檔案專業(yè)素養(yǎng)還有待進(jìn)一步提升。此外，人事部門業(yè)務(wù)工作相對繁雜，可能存在管理不到位、信息更新不及時的問題，這些都會對人事檔案的管理造成不良影響。

三、高校人事檔案管理的策略分析

1.嚴(yán)格審查，做到人檔合一。面對人檔分離的狀況，可以從以下幾個方面著手解決：一是實行“現(xiàn)代化”人事管理制度，推動人才有序流動。高校可以采用柔性引進(jìn)人才的方式解決學(xué)校高層次人才缺乏的難題，如項目聘用、聯(lián)合攻關(guān)、人才租賃等方式，這是解決人才引進(jìn)難的一大良策。二是要嚴(yán)格審查人事檔案，對于人才的教育背景、工作經(jīng)歷、教學(xué)科研成果、獲獎情況等內(nèi)容進(jìn)行全方位的核準(zhǔn)，對于材料審查過程中發(fā)現(xiàn)的材料缺失、信息不準(zhǔn)、材料不規(guī)范等問題進(jìn)行及時處理。三是及時做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，對于新引進(jìn)的人才應(yīng)及時做好檔案轉(zhuǎn)入工作，而對于流失的人才則及時做好檔案的轉(zhuǎn)出工作，做到“人隨檔走”。人事檔案管理人員應(yīng)對全校教職工的人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)清理，統(tǒng)計“人檔分離”的職工信息并盡早溝通落實，做好檔案的轉(zhuǎn)遞工作。此外，還需加強人事檔案的信息化建設(shè)工作，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段實現(xiàn)對人事檔案的智能化管理。

2.加大投入，做好信息建設(shè)。檔案信息化建設(shè)主要包括兩項工作，一是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，一是人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，這兩項工作的有序開展均需根據(jù)學(xué)校工作實際進(jìn)行整體規(guī)劃，有計劃、有步驟地穩(wěn)步開展。首先，應(yīng)明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。一方面遵循人事檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如前文提及的前文提及的《干部人事檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》，一方面遵循檔案信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，只有遵循行業(yè)頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)才能確保信息化工作的規(guī)范性與科學(xué)性。其次，做好信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，人事檔案管理部門應(yīng)與系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行對接，明確人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求，如數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)查詢、目錄打印等常用基本功能，此外還包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能、日志管理功能、自動排序功能等等。明確功能需求做好系統(tǒng)建設(shè)為今后的日常管理工作提供便捷，提升效率。再次，注重信息化安全問題。人事檔案涉及個人隱私，需要注重信息保密，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中的信息保密及數(shù)據(jù)維護(hù)與管理過程中的信息安全。信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，做好上述工作應(yīng)加大投入為信息化建設(shè)提供強有力的資金保障。

3.完善流程，做好信息更新。檔案管理包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計及提供利用等工作環(huán)節(jié)，人事檔案的管理遵循檔案管理的基本流程，而《干部檔案整理工作細(xì)則》也對干部檔案材料的鑒別、分類、排序與編目、復(fù)制與技術(shù)加工、裝訂與驗收入庫等各項工作做出了詳細(xì)的規(guī)定，具有較強的可操作性。針對信息更新不及時的問題，首先是要強化人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，通過參與人事檔案管理專項講座或培訓(xùn)，掌握人事檔案管理的最新動態(tài)與最新要求，做到與時俱進(jìn)。其次，人事檔案管理部門應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，督促人事檔案管理人員及時做好信息更新工作，建立有效的激勵機制。

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（作者單位：青島大學(xué)）