提高企業檔案管理能力 助力公司治理結構升級

肖蓓蓓

摘 要：本文圍繞提升企業檔案管理能力，對企業檔案在強化公司治理結構方面的作用及一些作法進行了初步研究。

關鍵詞：企業;檔案;公司治理

企業是支撐我國社會主義新時代建設的主力軍，改革開放以來，我國企業的公司治理結構已產生重大變化，并對企業檔案管理能力提出了更高要求，本文將就此進行初步研討。

一、企業治理結構變化的表現方式

我國在改革開放之前的企業結構形式是比較簡單的，主要為國營企業、集體企業等。

我國的經濟體制改革對企業形式產生了深刻影響。首先，我國企業所有制出現了多種形式，形成諸如國有企業、合資企業、獨資企業、合伙企業等多種公司形式。

一般來說，以有限責任公司形式或股份有限公司形式設立的企業，其決策管理層是由公司股東會、董事會和監事會構成，由股東會選舉出董事會、由董事會聘請經理人組織公司管理層，按照董事會的經營決策進行經營管理;隨著我國社會主義特色市場經濟的逐步建立，我國企業以有限責任公司形式或股份有限公司的方式設立已成為普遍現象，由此導致企業治理結構出現根本性變化。

企業治理結構的變化對企業檔案管理最直接的影響，表現在形成了所謂的“三會”文件即股東會（股東代表大會）文件、董事會文件、監事會文件等類型，國家檔案局2013年發布的《國家檔案局第10號令：<企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定>》的第八條中明確規定：“永久保管的企業管理類檔案主要包括：本企業設立、合并、分立、改制、上市、解散、破產或其他變動過程中形成的文件材料，本企業董事會、監事會、股東會的構成、變更、召開會議、履行職責和維護權益的文件材料”。因此，企業檔案管理部門必須充分考慮如何收集、整理、為“三會”的正常運行提供相關的檔案信息服務。

由此可以看出，企業檔案管理部門在制定本企業的檔案管理體系時，必須滿足現代企業制度下這種“企業決策層-企業管理層”的企業治理結構對檔案信息的需求，是保持企業檔案管理能力與企業治理結構相對應的基本要求。

由于目前一部分的企業檔案分類中，沒有比較合理地設置處理涉及“三會”歸檔文件的方式，導致出現“三會”歸檔文件分散的現象，不利于企業決策文件的有效保存和利用;因此，建議把“三會”歸檔文件列為一個單獨的一級類目，其保管期限也盡可能地長期保存為佳。

二、企業管理結構與職能的變化對企業檔案管理能力的影響

從企業文件歸檔的演化，可以看出企業檔案管理能受到企業管理結構與職能設置對企業檔案管理的影響。如在以往的企業管理結構中，是沒有企業決策層-企業管理層的結構、所以在館藏結構中自然也不存在這一檔案類目及相關文件，這一點在1991年發布的、至今仍然在檔案分類體系構建中發揮重大作用的《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）中明顯體現出來，1991年的20號文把企業檔案劃分為：“十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類” ，在其分類細目中，“三會”文件確實是影蹤全無，這一點只要和與國家檔案局第10號令所附歸檔范圍表相對照，就可以看出其鮮明區別。

現代企業的一個顯著特點就是實現管理扁平化，企業管理結構是圍繞著企業的科技與市場設計，于是，在設置企業內部機構與職能時，現代企業這種以技術和市場為中心的經營管理特點就非常突出。

改革開放之前的企業內部機構與職能設置，體現了當時以國營企業為主體的計劃經濟特點，企業的黨、團、工會、宣傳、生產、經營、干部職工（有的單位甚至把干部管理與普通職工管理劃分為兩個部門）等通常都會獨立設置并且獨立行使職能，因此，當時企業檔案中這幾類的歸檔文件比重比較大。

而現在的企業檔案館藏結構，與之前相比均產生了巨大變化。

如在企業體制改革中，把原來分置的黨、團、工會及人事等部門進行合并，把其原來分散設置的職能合并到較少的機構部門承擔;而對把企業與增強市場競爭力的相關部門職能予以強化，出現了很多以前沒有的文件類型，如質量管理文件、知識產權文件、法律監督文件、風險控制文件、人力資源管理文件等。

目前較突出的問題在于企業檔案管理模式如何能夠適應和滿足新環境中企業的檔案信息服務需求，為現代企業的發展提供推進力。從這個角度來看，企業治理結構的變化對企業檔案的信息服務需求不是減少而是更加迫切，希望企業檔案能夠及時、快速、準確、全面地為其提供更好、更全面的信息服務;所以，企業治理結構的變化表明，在以市場發展為目標的現代企業中，只有站在不斷全面提升企業檔案管理能力的角度、以能夠為企業發展提供可靠有效的信息保障能力為目標，才能讓企業檔案在現代企業中得以生存、發展，無論企業檔案部門被劃分到哪個具體部門中（如總經辦、總工辦、信息中心、科技中心等），想方設法在新的企業治理結構中站穩腳跟、持續發展，才是體現企業檔案管理能力的“王道”。

三、企業管理環境對企業檔案管理能力的要求

1.企業技術進步形成大量知識產權檔案

現代企業的競爭實際上就是企業科技進步技術創新即知識產權的競爭，只有站在技術發展的前沿才能保持企業強有力的市場競爭力，這些可以從我國的5G移動通信技術、高鐵、盾構機、大型船舶當前在世界上的地位可以看出。為此，我國企業參與世界市場競爭時就會制定自己的知識產權戰略，“企業知識產權戰略具有法律性特征，良好的知識產權法律環境是保障企業知識產權戰略目標的前提條件”。

為此，企業檔案管理部門應當在企業知識產權檔案的收集歸檔、提供利用方面多“下功夫”，但目前我國企業在知識產權管理檔案方面存在“短板”，相當多的企業檔案館中“看不到”知識產權檔案的蹤影，提升企業檔案管理能力是必須強化與提高對知識產權檔案的重視程度及管理水平。

2.走向辦公自動化系統普及，電子文件常態化

探究我國企業的公司治理結構，可以發現隨著辦公自動化系統（OA）、檔案信息化管理系統的全面應用，企業管理行為已經與企業信息化密切相關聯，在這種情況下，提升企業檔案管理能力必須適應這種新的管理環境，需要從傳統的“紙質檔案”管理為主、向“數字化檔案”管理過渡，建立可以為企業參與世界范圍市場競爭提供強力信息保障的企業數字化檔案室、企業網上數字化檔案館，是提升企業檔案管理能力的一個關鍵。

但是，由于檔案本身所具備的信息載體多樣性，如何實現全面的企業檔案信息數字化管理，仍然是需要不斷探索的;如《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）標準中的“9項目電子文件歸檔與電子檔案管理”就明確提出了有關項目檔案數字化管理的相關要求。

3.檔案原始證據作用在不斷加強

隨著公司治理結構的變化，許多新的企業內部機構如法務部門成為現代企業的常設部門，而企業法務部門在依法維護企業合法權益時，就必須依賴檔案的“原始憑證性”。因此，強調“原件歸檔”就具有不同尋常的意義。在企業依法維護自己合法權益或應對法律訴訟的時候，企業是否可以向法官出示具有法律效力的檔案作為直接證據，往往會決定法律訴訟的成敗。

但是，目前在企業檔案大量存在的復印件毫無疑問地削弱了企業在進行法律訴訟時的檔案“原始憑證性”。這個問題也會直接影響到企業內部機構甚至企業領導對檔案工作必要性的疑慮，所以，為了配合現代企業以法律作為保護自己合法權益，如何處理好檔案“原件”應當是提升企業檔案管理能力的重要內容。

四、企業檔案管理體系的設計應當體現企業治理結構的變化

企業檔案管理能力需要一個相對完善的企業檔案管理體系，在設計企業檔案管理體系的時候，應當做到：

1.在公司治理結構中應當明確企業檔案的管理職能，對相關部門在企業檔案工作方面的職能和義務做出明確規定。

2.實現企業檔案管理體系的規范化運行，可以通過與企業質量管理體系等相關企業管理體系的有機結合，逐步實現企業檔案管理的標準化、制度化、程序化。

3.在設計企業檔案管理體系功能模塊時，不僅要著眼于完善其微觀功能（如檔案的收集、整理、保管環境、利用等），更應當站在企業管理的角度，把企業諸如知識產權活動、企業信息化活動（如企業在進行ERP、PDM、CAD/CAPP、CRM、OA等數據管理系統）、企業法務管理等方面內容予以充分考慮。

參考文獻：

[1]國家檔案局第10號令。

[2]《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）。

[3]企業知識產權戰略（第3版）P29，馮小青，知識產權出版社。

[4]《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）。

[5]企業信息化戰略規劃方法與實踐P3，范玉順 胡耀光，電子工業出版社。

（作者單位：鄭州飛機裝備有限責任公司）