新時期高校檔案的管理與利用

黃曉云

摘 要：高校檔案是高校在建設發展中經過長期積淀而形成的有價值的資料。提高高校管理能力，加強檔案利用，對高校文化建設、科學研究和教學改革等活動都具有意義。本文從新時期高校檔案的價值出發，對高校檔案管理與利用存在的問題進行了簡要分析并提出對策。

關鍵詞：高校;檔案;利用

高校檔案是高等學校或個人在從事教學、科研、生產以及其他活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的實物、書籍、文字資料、圖表、視頻資料等不同載體的歷史記錄，具有宣傳、文化、教學、科研等多元化的價值。隨著高校各項基礎設施建設的完善和校園信息化建設的不斷推進，高校檔案管理和利用的效率較過去都有著大幅提高。但目前，檔案資源缺乏系統化整合、信息化程度不高、信息服務模式單一等問題。因此，高校檔案工作者應準確把握新時期檔案利用存在的問題，最大限度地開發利用檔案信息資源，充分挖掘和利用檔案的潛在價值，更好的為高校的教學、科研、管理、服務等各項工作提供高效便捷的服務。

一、新時期高校檔案的價值

1.文化價值。在經濟全球化和多元價值交流的背景下，高校作為先進文化的聚集地，在文化交流、溝通和融合中的作用十分重要。近年來，我國高校也逐漸加大了對文化建設的重視，高校文化正逐漸成為其核心競爭力的重要體現。但我們需要看到的是，在多元文化溝通的背景下，高校文化建設不斷接受著消極文化等亞文化的侵襲。檔案是高校長期發展過程中積累起來的真實歷史資料，不僅包涵高校建立、發展和壯大的歷史，更是高校各項教學和科研活動的真實記錄。加強對高校檔案的保管和利用，有利于高校厘清自身的發展脈絡，牢牢把握住自身的辦學傳統歷史，在檔案的保管和利用中實現文化的傳承和進步。在信息時代，文化傳播的速度和范圍較過去都有較大幅度的提升，同時在我國高等教育體制的不斷完善下，高校文化的發展也更加迅速。通過對高校檔案的管理和利用，高校能夠更直觀的了解到高校文化發展的趨勢，了解在各個歷史背景下高校文化的特點，進而給當前的文化建設提供思路。

2.教學與科研價值。高校作為我國培育人才的重要機構，承擔著科學研究和培養人才的職能，因此科研檔案和教學檔案是高校檔案管理中最為重要也是最具有價值的檔案。從內容上看，高校科研和教學檔案有著跨學科、多領域的特點，從載體上看，科研和教學檔案涉及了紙質類、電子類、聲像類、實物類等多種多樣的載體形式。內容的豐富性和載體的多樣性給高校科研活動和教學活動提供了大量信息資源。科研檔案的管理與利用不僅能夠讓高校科研活動更系統、規范，同時也給科研活動提供了豐富的文獻資料和數據參考，無論是科研成果的轉化或是科研難點的突破，檔案的作用都十分重要。而教學檔案完整的記錄了高校教學活動、教學理念和教學目標的變遷，能夠給教學活動的開展提供有價值的參考資料，如教學評估活動、培養目標的變更和課程設計等方面。同時，高校檔案本身囊括的內容也具有一定的科學價值，如高校發展變革、教學改革、課程改革等值得我們進行深入的科學研究。此外，高校檔案還具備一定的教育價值。我們可以通過對高校檔案的了解學習歷史、文化知識，在這一過程中增強師生對高校的自豪感和認同感，對于樹立文化自信、營造校園文化，建設中國特色社會精神文明有著一定促進作用。

二、高校檔案管理與利用存在的問題

1.檔案信息缺乏系統化整合，利用率低。我國高校歷來十分重視檔案的收集與整理，都設有專門的檔案管理部門。隨著高校的不斷發展和檔案管理方式的革新和進步，檔案工作較過去有著較大的改變，與一般檔案管理部門不同，高校檔案形成范圍廣，內容豐富，具體包括：黨群類檔案、行政類檔案、教學類檔案、科學研究類檔案、產品生產與科技開發類檔案、基本建設類檔案、儀器設備類檔案、出版類檔案、外事類檔案、財會類檔案、聲像載體類檔案、實物類檔案，共十二大項。檔案載體的豐富，就使檔案數字化工作也較為復雜，一定程度限制了高校檔案信息化建設。高校檔案信息資源缺乏系統化整合，直接影響了檔案資源的開發與利用。此外，由于檔案真實性、保密性的特點，因此一般來說檔案管理制度和管理方式的革新都較為緩慢，部分高校如今還在沿用傳統的檔案管理制度，檔案的流通較為死板，各部門之間沒有形成有效的協調和溝通，阻礙了檔案的管理與利用。

2.信息化程度不高，信息服務模式單一。上世紀90年代，我國高校開啟了檔案網站的大規模建設，數字檔案服務平臺的建設收效顯著，但同時也存在著諸多問題。首先是建設的不平衡性，高校內部和外部都存在著建設不平衡的情況，東部和南部發達地區的檔案信息化程度遠高于中西部地區。在服務平臺具體建設方面，主要存在以下問題：一是數據庫的資源不足;二是信息檢索技術滯后。檔案館網站的檢索工具開發水平低，用戶體驗較差。此外，信息服務模式也較為單一，目前高校檔案網站提供的服務大多局限于檢索、咨詢和查閱等基礎性服務。與此相比，國外在檔案網站建設方面起步早，體系也較為完善。其優勢主要表現在三個方面：一是網站建設與當地文化特色十分貼合，具有鮮明的地區文化特征;二是技術投入力度大;三是注重用戶需求，強化網站的內容運營。

3.信息安全防護能力較差。保密性是檔案的基礎性特點之一，對于高校來說，大量學籍和人事檔案涉及師生詳細的個人信息，而科研檔案又涉及到知識產權保護問題，尤其是對于高精尖的科研項目，信息安全的問題就更為突出。目前高校檔案信息安全主要存在兩方面的問題。一是信息安全意識淡薄。目前，從我國高校的檔案信息服務模式現狀來看，普遍存在對信息安全問題不夠重視。在檔案信息安全的管理上，網絡安全意識過于薄弱，導致在日常工作中發生檔案信息丟失的情況，對檔案安全的管理造成了隱患。二是高校信息安全防護能力較弱。隨著計算機網絡技術在教育領域的推廣應用，當前高校普遍建立了自己的校園網，并與國際互聯網相連。通過校園網進行檔案信息收集與傳遞，在方便檔案開發利用、實現檔案信息服務社會化的同時，也對高校信息安全防護能力提出了新的要求。但由于高校檔案資源缺乏系統化整合，各部門檔案收集和管理工作也存在分割運行的情況，檔案管理標準化、規范化缺乏，在系統、軟件和硬件維護上不統一，這也造成了高校對大規模信息安全事件的應對能力較差。

三、新時期高校檔案管理與利用的對策

1.加強檔案信息資源標準化建設，提高檔案利用率。系統的信息資源整合不僅能夠提高管理效率，同時也給檔案信息利用提供了豐富的資源支持。第一，應轉變“重保管輕利用”的思想，明確高校檔案在高校建設發展中的價值和作用，加強對高校文化、科研和教學價值的重視，將檔案保管和利用作為高校文化建設和高校科研教學活動的重要組成部分之一。第二，應推動各部門檔案資源的數字化工作，根據各部門檔案資源的特點以及其時效性等因素，對檔案進行多維度的價值分析，明確其文化、教學和科研價值，并進行分級，有條不紊的進行數字化工作，打造多部門聯合的數字檔案資源庫，為后續的檔案開發和利用提供幫助。第三，加強檔案信息資源的標準化、規范化建設。高校檔案管理部門應結合實際制定學校檔案管理指導意見或制度，使檔案信息資源工作標準化、規范化，保證檔案載體的有效性，圖片和文字類檔案應多選用pdf格式，聲像類檔案則要選用主流存儲格式。

2.推動信息化建設平衡發展，創新信息服務模式。一是高校檔案管理部門要轉變傳統觀念，樹立檔案信息資源共享服務理念。加快檔案信息數字化進程，促進檔案信息資源的共享，較好地實現與各高校的協調合作。同時，根據預算情況有針對性的進行信息化建設，善用微信公眾號等新媒體平臺節省建設成本，以促進信息化建設平衡發展;促進檔案信息服務模式的統一，在檔案信息調取工作方面，檔案信息服務系統要及時響應，提高用戶體驗。二是創新信息服務模式。創新高校檔案信息服務模式，要以師生需求和社會公眾需求為導向，以計算機網絡為基礎建立完善的用戶服務體系，促進檔案信息服務與校園各信息管理系統的無縫銜接。同時，以個性化需求為導向，不斷拓寬檔案信息服務的渠道，提升檔案信息模式的適用場景。

3.加強檔案信息安全意識，提高信息防護能力。面對復雜的信息安全環境，高校檔案管理部門只有加強信息安全意識，提高信息防護能力，才能夠在保證檔案信息資源不泄露、不損壞的基礎上進一步發揮其價值。從學校的角度來說，應加強信息保護知識宣傳活動，在校園內開展檔案保密、個人信息防護知識和知識產權保護等相關主題活動。同時，通過主題展覽、宣傳標語橫幅等方式營造檔案宣傳文化氛圍，潛移默化的提高教師和學生的個人信息保護意識。從檔案管理部門的角度來看，首先要強化檔案管理人員信息安全意識的培養。以典型案例作為研究基礎，對其中當事人的安全意識、思想觀念等進行剖析，找出因意識缺失導致事故的緣由。使檔案管理人員從國家安全的角度出發，樹立檔案信息安全保護意識，從而增強檔案管理人員的規范意識、安全意識和責任意識。

參考文獻：

[1]鄭寒冰.信息時代高校檔案管理服務模式創新[J].中國新通信，2018

[2]劉社文.高校檔案利用障礙及對策分析[J].云南檔案，2012

（作者單位：廣西交通職業技術學院）