如何做好企業檔案管理工作

張靜

摘? 要：檔案管理不僅要記錄企業過去和現在的發展，而且要為企業未來的發展提供一定的經驗。它更多的是傳遞信息和材料，具有科學性和政治性。這也是企業在長期發展過程中必須進行的一項可持續的工作。檔案管理人員要增強專業意識，認識到推動企業檔案管理的改革與創新，可以促進企業自身在激烈的市場競爭中實現自身價值，是基于時代發展的進程。

關鍵詞：企業;檔案管理;存在問題;策略

1企業檔案管理的重要性

企業檔案在企業的管理和發展中起著重要的作用。檔案是企業的基礎，只要有企業檔案，企業的科技發展就會扎實。在一定的時間內，企業檔案將加快企業科技的發展，成為一種催化劑。因此，做好企業檔案的管理和利用工作十分重要。其次，企業產業檔案是企業文化的重要組成部分。如前所述，企業檔案在企業發展過程中起著非常重要的作用。那么企業文化就是企業成功的金橋。企業文化還包括企業檔案。其次，企業檔案的管理和利用可以促進企業的可持續發展。最后，企業檔案可以直接反映企業收益的經濟效率和社會效益，經濟效益和社會效益的變化范圍的企業可以通過企業直接顯示文件，它可以為企業管理者決策提供的標準，所以企業文件也是企業資產的一部分。

2企業檔案管理問題概括

2.1企業檔案管理不夠重視

管理者的知識、視野和素質是企業文化建設的核心。但在許多企業中，由于管理者只關注市場的發展和利益，而忽視了檔案管理的問題，這使得許多檔案管理部門像虛擬的，沒有充分發揮其作用和功能。隨著時代的變化和經濟的進步，市場競爭越來越激烈。加強檔案管理的重要性已成為企業的基礎，企業管理者應高度重視檔案管理工作。

2.2檔案管理制度不健全

在企業檔案管理制度方面，無論是文件的收集、整理還是保管，都沒有明確的文件管理制度，導致執行不到位。此外，檔案管理者的責任不強，偶爾還會出現檔案丟失的現象。當文件外借時，相關手續不完善，還會出現文件丟失的現象。與此同時，一些人員篡改檔案中的數據資料，使檔案的價值和真實性無法得到充分的保證。

2.3企業檔案管理評估不完善

在企業檔案管理中，評估是一個非常重要的工作環節，是檔案管理的關鍵。一般企業往往忽視這一環節，沒有根據自身的發展制定出檔案管理的評價體系，導致企業對自身檔案管理工作缺乏認識，無法有效制定相應的工作調整，嚴重制約了企業的發展。

2.4現代信息化檔案管理不足

由于缺乏靈活的數據傳輸系統，檔案管理部門的工作效率和工作質量一直難以提高。其中，缺乏先進的系統和技術支持;沒有建立完善、規范的管理制度是缺乏信息化、現代化管理機制的主要因素;另外，一些企業雖然建立了完善的管理制度，但也十分重視檔案管理工作，但由于缺乏配套的管理政策，執行力度不夠，從而降低了檔案管理工作的實際質量和效率。

3企業檔案管理工作解決策略

3.1重視檔案管理工作

檔案是企業發展和管理的真實寫照。通過檔案，我們可以清晰地了解一個企業的企業文化和發展過程。隨著市場經濟的不斷發展，中國已經加入了世界貿易組織。中國正在不斷地與世界經濟和文化接軌。是一個現代企業，適應世界經濟形勢的發展，企業的檔案部門應該也必須做出相應的改變，發展和創新，使檔案管理人員和其他部門人員正確理解企業的檔案工作。檔案部門應主動“走出去”，科學、客觀地分析企業的新問題，培養一批“敢說，敢做”員工，檔案部門也應該及時與其他部門進行溝通，積極配合其他部門的工作，做好企業檔案的管理和利用。檔案部門也應該與企業管理者經常交流，讓他們知道企業檔案的重要性，企業的發展，讓企業檔案部門和其他部門一起前進，為企業發展貢獻自己的部分力量。

3.2建立健全企業檔案管理制度

目前，我國企業檔案管理體系建設存在一定的滯后，需要不斷完善和更新。這就要求建立科學合理的檔案管理制度，體現檔案管理的規范化、制度化，保障企業的生產經營。為了提高企業檔案的管理水平，應從以下幾個方面著手：企業檔案采集系統，保證檔案采集的及時性和完整性。企業檔案借閱系統，避免檔案丟失，保證企業檔案借閱的秩序。企業檔案的整理和歸檔，必須保證企業檔案和文件的科學性、準確性。

3.3規范企業檔案管理評估體系

在企業中，為了保證企業檔案管理的正常實施，科學評估檔案管理是關鍵環節。如今，企業往往忽略了這一環節，認為這是不重要的。但是，這個鏈接在文件管理中起著重要的作用。對管理工作進行評估，可以發現工作中存在的問題并加以改正，從而避免因管理方法錯誤而反復犯錯。

3.4合理運用現代信息技術

在現今信息時代，檔案管理與現代信息技術的結合有助于企業檔案管理系統的建設。因此，有必要不斷更新傳統檔案管理的工作理念，實現信息化管理方案，不斷改進和改革傳統不適合的手段和方法。因此，有必要發展現代信息技術在企業檔案管理中的應用。檔案管理與利用的價值可以不斷提高，檔案管理的評價體系可以在一定程度上得到完善，可以更好的服務于企業的發展與進步，促進企業獲得更高的經濟效益。

3.5加強企業檔案管理人員素質

檔案管理是一項專業性很強的工作。大部分企業兼職檔案人員遠遠超過全職檔案人員，尤其是小企業。大多數檔案保管員都是兼職的，有些人甚至還兼任幾個職位。因此，“兼職和忽視”現象非常嚴重。同時，企業檔案人員的調動和更換也非常頻繁。在這種情況下，企業檔案人員無法更好地將檔案管理的專業知識融入到企業檔案管理中;新檔案工作人員不知道如何收集、排序、登記和轉讓，但被動地接收，所以他們不知道哪些材料申請，哪些尚未提起，即使收集到的材料是無序和排序時間管理不能開始，工作不能有序進行，從時間和質量上都影響了企業檔案管理工作，這也是影響企業檔案管理和利用的一個重要因素。因此，應開設一些短期的業務培訓課程，及時提高新檔案人員的業務水平。同時要改善檔案人員的待遇和工作環境，減少檔案人員的頻繁流動。在現代科學技術不斷進步和計算機網絡技術快速發展的推動下，各種計算機應用技術和網絡通信技術在現代企業的建設和管理中得到了應用和推廣，特別是在企業檔案的管理和利用方面。這也意味著傳統模式下的企業檔案管理和利用已經不能適應這種先進的技術手段。進行一定的改革和調整是實現企業檔案資源信息化的必然選擇。企業要推進檔案工作的信息化和現代化，建立檔案從收集、整理、管理到利用的信息網絡管理系統，實行紙質檔案和電子檔案的“雙套制”。實現企業內部檔案信息資源的最大化共享和開發，使企業檔案管理工作達到一個新的水平。

4結束語

做好檔案管理工作，提高企業工作質量和效率，是企業健康發展的需要。只有做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，大膽探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實地反映企業的整體發展狀況和經營成果。

參考文獻

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