試論紙質檔案與電子檔案的融合

曹丙貴　羅長文

摘 要：分別闡明了紙質檔案與電子檔案的特點，對紙質檔案與電子檔案管理模式的差異性進行了研究，指出紙質檔案與電子檔案融合中存在的問題，從加強檔案管理信息化的建設、完善檔案管理制度、加強紙質與電子檔案的共存性和互動性、提升檔案管理人員的基本素養等方面提出紙質檔案與電子檔案有效融合的措施。

關鍵詞：檔案管理;紙質檔案;電子檔案;信息化建設

前言

社會現代化的發展，信息化技術促進了辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成和管理出現了很大的變化。其檔案管理在系統中，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網絡中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

一、紙質檔案管理的特點

1.紙質檔案的優勢

自從造紙術改良以來，信息的書寫、傳播和存儲就變得十分的便利和實用。紙質的檔案在我國已經延續了一千多年，直到現在，紙張作為信息的載體，依然起著不可替代的作用。隨著工業化的發展，造紙技術和流程不斷優化，紙張的種類和性能上也得到了很大的提升。在社會生產和生活中，不管是信息的傳播、交流和存儲，都離不開紙質形式，而紙質載體也有其鮮明的特點，在檔案管理中十分的便利。首先是信息明確，通過檔案的檢索，可以快捷的搜尋到需要查閱的檔案資料，無需使用其他的設備和外界輔助手段，受到外部的影響較小。在信息化技術出現以前，在檔案管理中就是利用這種紙質的檢索手段，可以實現較為高效的檔案檢索能力。另外，紙質的檔案存放時間較長，通過一定的防腐措施可以做到長時間的存放。

2.紙質檔案的劣勢

相對于信息技術來說，紙質檔案有著一定的劣勢。比如紙質檔案需要真實的紙張來進行儲存、管理，需要占據很大的空間。因此一般大型的圖書檔案館都要修建大的場地和建筑，用來存放這些紙質檔案。同時，還要在場館內進行防火、防腐和防盜等工作，建立一個專門的圖書檔案管理機構來完成。這樣會消耗一定的人力物力，造成資源的浪費。同時，對于紙質圖書檔案的整理和編修工作，也是需要耗費很大的工時。另外，一旦發生災害事故，比如火災、洪水、地震等，就會對紙質的圖書檔案產生不可逆的損失。而紙質圖書檔案的復制十分困難，工作量浩大，有些紙質圖書檔案只有原件，一旦損毀，會造成很大的損失。

二、電子檔案管理的特點

在信息技術的發展下，計算機存儲功能十分的完善，無論是計算機系統還是硬件性能，都得到了很大的提升。在企業或者組織機構中，建立和維護電子檔案已經成了常態化的內容。在信息技術的環境下，電子檔案有著十分鮮明的特點，不僅可以與現代化的辦公系統無縫銜接，同時還能夠使得辦公高效化，管理精細化，有效的彌補了傳統紙質檔案的缺陷。

1.電子檔案的內容多樣化

隨著信息技術的發展，誕生了許多新的檔案形式，許多信息是以圖片和視頻、音頻的形式而存在的，這些資料無法有效的轉換成文字資料，只能通過電子檔案進行存儲和傳播。因此，電子檔案形式的多樣性就發揮了效果，不僅可以存儲文字信息，同時還可以存儲視頻、音頻等形式的內容，使得圖書檔案形式豐富，更加有利于信息、文化內容的傳承。

2.電子檔案的存儲空間較小

電子檔案是以數字的形式來存儲的，相對于傳統的紙質檔案來說，所占據的空間很小。自電子計算機技術發展以來，數字存儲技術就相應的也在提升。不僅在存儲空間上逐漸的擴展，而且在讀取、傳輸等性能上也在逐漸提高。數字存儲器最早是以千字節為單位，存儲的空間極為有限，后來逐漸發展為兆字節、太字節，在未來硬件技術的提升下，數字存儲器的發展會越來越完善，電子檔案的管理將會通過電子信息技術的發展而越來越便利和安全。

三、紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式的差異性

1.存儲、管理環境的差異

紙質檔案與電子檔案的存儲有明顯的差別，首先紙質檔案的主要載體是紙張，所需要場地和空間，都要符合紙張存放的要求，控制存放場地的溫濕度。電子檔案所依靠的數字存儲設備，對于場地的要求更為嚴格，雖然數字存儲器所需要的空間不大，但是其內部的電子元器件的構造，也使得對環境要求極為嚴格。除了紙質檔案場地的常規要求以來，還需要防塵、防摔、防磁場等特殊要求。尤其是在現代信息環境下，各種數碼產品網絡技術層出不窮，一旦電子檔案存儲設備受到干擾，可能會對檔案存儲的信息造成影響。而且數字電子存儲設備出現問題，是很難進行修復的。從這一點上看，傳統的紙質存儲環境更加容易掌握。

2.信息查詢方式的差異

傳統的紙質檔案的信息檢索和查詢方式是依靠人工檢索，檢索的過程相對來說較慢，同時也需要耗費很大的精力。而電子檔案是通過計算機設備來進行的，檢索的方式有很多種，可以通過時間、關鍵詞、作者等多種信息進行檢索，既可以在范圍內檢索，也可以做到精確檢索。通過信息查詢和檢索方式來看，紙質檔案和電子檔案會有十分明顯的區別，一般的檔案管理中，是將兩種方式很好的融合，為用戶提供線上線下的多種服務形式。

3.對管理者的職業技能要求的差異性

在傳統的紙質檔案管理中，對于檔案管理者的要求不高，只要掌握檔案檢索的流程，同時能夠保證場館的清潔和安全就能夠滿足。但是在電子檔案的管理中，除了傳統管理技能的要求之外，還應掌握基本的計算機技術，以及互聯網能力。能夠熟練的操作計算機設備進行檔案的建立、檢索。因此，檔案管理人員在面對信息技術下的檔案管理，要在傳統紙質檔案管理技能的基礎上，重新建立起信息系統的思維。