數字化背景下高校聲像檔案的管理與利用探究

摘 要?互聯網以及信息技術的進步和發展，對各行各業造成了沖擊，在信息化大潮的沖擊之下，各行業的生產、工作方式都發生了翻天覆地的變化。其中，傳統檔案已經轉變為網絡數字化檔案存儲形式，管理方式也發生了巨大的轉變。高校檔案記錄著學校教學活動、科研活動、黨政管理以及其他各項活動。本文在數字化背景下分析高校聲像檔案的管理與利用，著重分析聲像檔案的特點以及使用價值，以期為高校做好聲像檔案管理提供參考。

關鍵詞 高校 數字化管理 聲像檔案 數字化利用

中圖分類號 G275.9 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-05-09

★作者簡介：杜婷婷，海口經濟學院，研究方向為檔案管理。

Abstract The progress and development of the Internet and information technology has impacted all walks of life. Under the impact of the information tide， the production and working methods of all walks of life have undergone tremendous changes. Among them， the traditional archives have been transformed into the form of network digital archives storage， and the management mode has also undergone tremendous changes. College archives record school teaching activities， scientific research activities， party and government management and other activities. This paper analyzes the management and utilization of audio-visual archives in colleges and universities under the background of digitization， focusing on the characteristics and utilization value of audio-visual archives in hope of providing reference for the management of audio-visual archives in colleges and universities.

Keyword colleges and universities; digital management; audio-visual archives; digital utilization

信息時代的到來，標志著傳播媒介從二維走向了多維模式。科技的進步使得更多的新技術、新手段應用到社會各界的發展和工作中來。人類記錄的載體從二維紙質的文字表達走向了多維立體的聲音影像，甚至是AI全息影像的記錄，記錄的內容更加客觀、真實、立體，因此催生了聲像檔案。當下聲像檔案成為我國檔案記錄的重要模式，檔案管理方式也隨之發生改變，尤其是在科技、人文匯聚的高校，如何利用數字化做好高校聲像檔案管理成為我們探究的熱門課題。

一、聲像檔案的概念與特點

所謂聲像檔案，顧名思義就是指國家機構、社會組織，甚至是個人在社會活動中形成的有保存價值的聲音、影像的特殊信息載體，同時輔以文字說明，就形成了檔案歷史記錄。伴隨著近些年信息技術以及互聯網技術的發展，聲像檔案應用范圍越來越廣，逐步成為檔案的重要組成部分[1]。由于聲像檔案是依托互聯網信息技術的，因此與傳統紙質檔案有本質上的區別，具體來講主要有以下幾個特點。

1.生動形象。文字檔案在信息技術不發達的過去一直是人們用以記錄活動并保存的主要方式，但是伴隨著信息時代的發展，長篇累牘的記錄不但容易造成表述不清，同時也不易保存，而反映事物變化的聲音、影像等方式則能完美解決這個問題。聲像檔案是聲音影像與文字的有機結合，相互印證、相互補充，為閱讀者傳遞更為清晰明確的信息，更便于讀者接受，因此聲像檔案因其生動性，使用方便程度遠超其他檔案類型[2]。

2.立體真實。文字檔案等二維紙質檔案的缺點在于，作為承載信息的工具，受到時間和空間的限制。而聲像檔案的優勢就在于立體真實，依賴先進的科技手段以及快速的傳送手段，突破了時間和空間對于信息傳播的限制，甚至可以超越時空進行傳送，這是其他種類檔案所難以企及的。聲像檔案通過科技手段將事件現場“還原”，對于閱讀者來說有身臨其境之感，更便于后人對于事件的解讀和了解。

3.易于復制。聲像檔案相較于傳統檔案，有易于復制、易于保存的強大優勢。對于傳統檔案來說，占用空間量大，移動困難，而且對于記錄和載體要求非常高，如果選擇不當則會造成記錄不清等問題，對后期調取使用造成困難，遇到不可抗因素容易損毀，缺點十分明顯。而聲像檔案則能夠解決這些問題，聲像記錄品容易復制而且不受載體限制，感光膠片、磁帶、光盤甚至是云儲存都可以，并且不改變文件的信息質量，比紙質檔案更容易保管和利用[3]。

二、聲像檔案管理面臨的問題和困境

雖然聲像檔案相比傳統檔案有很多優勢，但是在實際操作過程中，聲像檔案的管理卻沒有跟上實際需求，受到傳統檔案管理的制約，聲像檔案的發展和使用存在很多問題，具體總結如下。

1.聲像檔案儲存形式單一。當下不少高校雖然館藏了大量的聲像檔案，但是在管理和利用上卻依然沿用傳統的模式。例如，不少高校館藏聲像檔案存儲形式單一，沒有進行數字化，聲像檔案的信息資源沒有得到充分的利用，對于聲像檔案的管理也沒有與時俱進，而是采用傳統檔案管理辦法手動操作，完全不能滿足數碼時代的拍攝需求和利用者的使用需求。

2.聲像檔案管理制度缺失。隨著多媒體不斷普及，現代高校聲像檔案使用率越來越高，而檔案數量也在不斷增加，但是由于管理制度缺失，聲像檔案在儲存過程中容易產生脫磁、掉粉等現象，造成很多重要媒體文件丟失。況且由于沒有科學合理的管理制度，因此一旦發生管理人員職務變動，重新熟悉聲像檔案檢索需要花費大量的時間，因此使用起來反而不方便。同時傳統的檔案檢索辦法應用于聲像檔案檢索查找時，只能采用一幀一幀的畫面尋找，耗費大量的時間卻很難找到需要的素材，巨大的工作量和時間占有量，不但沒有發揮出聲像檔案的優勢，反而失去了使用聲像檔案的意義[4]。

3.聲像檔案存在保密性問題。聲像檔案在高校實際使用中還存在一個重大的問題，那就是保密性問題。為了便于取用，聲像檔案會被存儲在服務器當中，并采用共享模式開放，所有的用戶都可以看到檔案內容，這種模式對于普通文件的取用十分便利，但是對于特殊文件的保密則無法兼顧，如果單獨傳送會造成工作人員工作量增大，時間成本上升，也違背了使用聲像檔案的初衷。

三、數字技術與高校聲像檔案管理的融合

現代信息技術不斷發展，具體包括四個方面。即計算機和網絡技術、通訊技術、聲像技術和高密度信息存儲技術。也就是說聲像檔案通過與數字化技術融合，實現網絡資源的共享和利用是現代檔案工作的一大重要特征。因此對于聲像檔案來說，數字技術的出現能夠取代傳統膠片、磁帶等載體，通過各種技術手段使其成為網絡數據流中的一部分，將檔案收集、整理、保管和鑒定實現計算機自動化，從而增加保管和調取的便利程度，使聲像檔案發揮應有的作用[5]。具體技術如下。

1.聲像檔案的數字化處理。在高校館藏的檔案中，有不少記錄校史的珍貴影像資料，為了實現方便保存，需要將其進行數字化處理。可以將照片，包括底片進行掃描翻拍，配以文字說明進行入庫儲存;同時將傳統材質的影像磁帶進行轉錄，變為計算機可讀取的方式，將其和新型載體合二為一，變成現代化的聲像檔案，交由計算機統一管理。

2.工作中數字化聲像檔案的應用。對于當下高校在實際工作中需要收集的信息和影像資料，包括會議記錄等資料在內可以利用計算機進行音頻采集，利用數碼軟件進行格式轉換，從而存儲刻錄。而對于視頻資料也可以利用這種方式進行保存，同時在網頁制作過程中，對諸多素材可以通過計算機轉碼編輯等進行處理，在現行工作中將數字化與聲像檔案無縫銜接進行應用。

3.網站建設以及信息平臺搭建。在信息化時代，高校聲像檔案管理可以與校園門戶網站等信息發布平臺進行有機結合。例如，采用三網聯合的模式：局域網針對到館查閱的用戶使用方便;校園網信息門戶主要是針對學校內部學生查閱文件和檔案，為其提供檔案資源快速檢索;而互聯網則是面向社會，在互聯網上實現照片檔案的在線觀看，利用現代化信息手段設置文件檢索功能，替代傳統手工檢索，提高使用便利性[6]。

四、數字化技術“媒資”系統在聲像檔案管理中的新舉措

聲像檔案是時代發展的產物，伴隨著數字化技術的不斷發展，“媒資”概念開始出現并擴大使用覆蓋面。所謂“媒資”就是全媒體資產管理，對于音視頻資料、文字圖表等多媒體資料的數字化儲存、檢索、編目以及信息發布和設備、固定資產管理這一系列全面的管理系統。可以說“媒資”的出現為高校聲像檔案的管理提供了新的途徑和思路。當下高校聲像檔案的應用范圍很廣，涵蓋了各個部門的工作。傳統的檔案只是作為歷史見證的身份出現在檔案庫，海量資料同時入庫，一旦需要必須經過人工檢索，而要找到其中的一張照片或者某個鏡頭工作難度大、工作效率低。而引入“媒資”系統則可以完美地解決這方面的問題。

首先來講，“媒資”系統簡化檔案手機檢索。在當下，高校檔案部門可以對聲像檔案進行數字化處理，將磁帶中的內容和媒體文件通過上載保存到“媒資”系統當中，而這種方式也可以避免文件質量因為時間的緣故受到影響。伴隨著學校的不斷發展，素材越來越多，素材庫越來越豐富，利用管理軟件對媒體資源進行管理和檢索，能做到多而不亂，即便管理人員發生變動，也不影響工作的正常進行[7]。

其次，建立專題數據庫，方便使用。對于高校聲像檔案管理來說，可以根據不同的媒體形式進行區分，建立專題數據庫方便使用者查找。可以通過區分圖片、音頻、視頻三大類在其下面設立專題數據庫。例如，可以設立科研工作、學生工作、后勤保障和教務工作等等，對于各種活動的圖像、音頻、視頻內容采集，分門別類歸納到各自專題之下，方便管理員進行管理的同時，也方便取用者檢索使用。

再次，在編目過程中管理人員可以針對視頻文件的場景和鏡頭進行細化編目，以保證使用人員能通過檢索快速找到需要的素材。同時還要進行用戶的權限設置，設置用戶對于素材的訪問權限，保障其下載需要的素材的同時，還能夠保障素材的安全性。

最后，聲像檔案的存放位置可以按照利用率進行儲存，既解決了利用需求，同時也解決了數據庫有限的問題，分級存儲是長久保存聲像檔案的有效方式，也是解決聲像檔案存儲問題的有效解決辦法。

五、結語

綜上所述，在信息社會的大背景之下，傳統檔案管理模式不能適應當下高校活動記錄的需求。因此要做好聲像檔案記錄，做好聲像檔案信息化記錄，將其與數字化技術有機結合，加強聲像檔案的科學管理，使聲像檔案發揮出更大的作用，同時對高校發展起到促進和推動的作用。

參考文獻

[1]李宏.高校聲像檔案數字化管理要點分析與研究[J].呂梁教育學院學報，2018，35（4）：59-60.

[2]周丹.數字化背景下高校聲像檔案管理存在的問題及對策[J].時代農機，2018，45（9）：96+98.

[3]謝文杰.新時代高校聲像檔案管理與利用探討[J].城建檔案，2017（10）：37-38.

[4]尹艷梅.數字檔案館環境下的聲像檔案資源管理探討[J].資源信息與工程，2017，32（5）：204-206.

[5]聶敏.高校數字化聲像檔案的開發與管理[J].電腦與信息技術，2016，24（6）：65-67.

[6]梁驍.高校聲像檔案數字化管理的實現路徑[J].蘭臺世界，2016（22）：48-50.

[7]聶敏.云時代背景下的高校聲像檔案數字化管理[J].電腦知識與技術，2016，12（27）：279-280.