淺談衛生監督檔案管理工作現況與對策

董彥宇

【摘 要】隨著我國經濟的飛速發展，人們的生活水平越來越高，人們越來越重視身體健康，所以對衛生的要求更高。因此衛生監督事業開始被重視起來，作為衛生監督事業中的一部分，衛生監督管理檔案管理工作就顯得尤為重要，因為它不僅可以記錄衛生行政許可職能活動，還可以記錄衛生行政處罰職能活動。與此同時，它還可以作為衛生監督執法的依據，具有非常高的保存價值。本文主要對衛生監督檔案管理工作現狀進行了分析，并提出了相關改進對策。

【關鍵詞】衛生監督;檔案管理工作;現狀;對策

【中圖分類號】19732【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-8714（2020）04-0284-01

1 衛生監督檔案的重要意義

從衛生監督管理部門層面來說，衛生監督檔案時開展各種與衛生監督有關活動的真實記錄;從衛生行政執法層面來說，衛生監督檔案是衛生行政執法過程的重要記錄。因此，衛生監督檔案可以在一定程度上推進衛生監督規范化建設，衛生監督管理人員可以根據檔案上所記錄的原始活動數據進行分析，分析當前的衛生檔案還存在哪些問題，針對所存在的問題，研究制定有效的措施，盡可能提高檔案管理水平。

2 衛生監督檔案管理工作現狀

2.1衛生監督檔案管理工作方法落后

在科技不斷更新的時代，衛生監督檔案管理工作方法仍然沒有太大改變，更沒有與科技很好的結合在一起。對于絕大多數衛生監督管理部門來說，使用的衛生檔案監督檔案管理方法還是以往那種相對老套的方法，而且檔案的整理依舊依靠人工來完成，這樣的衛生監督檔案管理方法已經落后于時代發展，不僅會影響工作效率，同時還會因為檔案的逐年增加給相關工作人員帶來更大壓力。除此之外，這種落后的管理方法還可能影響檔案數據的準確性，最終導致很多檔案都難以再次使用，大大降低衛生監督檔案的利用，衛生監督檔案原本能夠起到的作用變得越來越小[1]。然而，我國對衛生監督事業的關注度越來越高，對衛生監督檔案的要求也更加嚴格，所以衛生監督檔案不僅需要記錄的越來越詳細，同時還要記錄更多的相關數據，記錄的范圍也拓寬了。因此，衛生監督檔案的管理工作變得多而雜，有關管理方面變得更加專業，精細。在這樣的大環境下，衛生監督檔案管理方法還沒有改變，落后于時代發展是必然的趨勢，如果不能將科技與其更好的結合在一起，則衛生監督檔案管理工作會變得越來越困難，甚至出現大量的錯誤。

2.2衛生監督檔案管理工作軟件和硬件都存在不足

對于衛生監督檔案管理工作來說，不僅需要很多軟件，同時還需要很多硬件設備。但在實際中，軟件和硬件方面都存在問題，出現這種情況的原因主要有以下兩點，第一，很多衛生監督部門的辦公場所面積不夠大，所處的辦公環境也比較差;第二，大多數衛生監督部門的投入經費有限，這就導致了衛生監督檔案管理的硬件設施系統不能夠全面建立，進而影響衛生監督檔案管理發展。除此之外，還有一些衛生監督管理部門并沒有意識到檔案管理的重要性，也沒有設立獨立的衛生監督檔案管理科室，衛生監督檔案管理工作或者是由一些外行人員來做，或者是交給衛生監督員來完成，這些人不僅不會認真記錄檔案，甚至還會敷衍檔案工作，精力又不能夠放在衛生監督檔案管理層面上，所以衛生監督檔案管理很難長期穩定地發展下去。

2.3衛生監督檔案管理信息水平不高

如今正是信息化時代，各種網絡化技術手段的應用已經開始普及，但在如今的衛生監督檔案管理工作中，依然存在很多問題，最重要的問題是信息化水平不夠高，檔案監督人員很難熟練使用那些智能化檔案管理技術，對于一些檔案整理技術手段也不夠了解，這會嚴重阻礙衛生監督檔案管理工作的長遠發展，很難提升衛生監督檔案管理工作質量，進而影響衛生監督檔案管理工作的效率[2]。

3 衛生監督檔案管理工作的對策

3.1提高衛生監督檔案管理基礎工作水平

在衛生監督檔案管理工作的開展過程中，首先要改變衛生監督檔案管理人員的觀念，讓他們意識到這份工作的重要性，這份工作的意義是什么，重視衛生監督檔案所起的作用。根據單位的內部情況來說，任何一個衛生監督部門都應該設立一個獨立的衛生監督檔案室，讓專業的檔案管理人員進行管理，完成單位需要記錄下來的事情，然后整理成檔案。與此同時，衛生監督檔案管理工作需要制定相關的管理規章制度，明確衛生監督檔案管理工作都需要做什么，負責的工作內容是什么，對檔案監督管理相關人員實行責任制，讓每個人都知道自己所需要負責的工作內容，避免出現問題找不到負責人，落實責任化管理模式，盡可能將衛生監督管理檔案統一，其中包含了不同檔案類型與不同檔案載體之間的統一。更加具體來說，衛生監督檔案管理人員需要完成的工作有以下幾項，第一項內容是收集衛生監督檔案，第二項內容是整理檔案，第三項內容是鑒定檔案的真實性，第四項內容是登記檔案，第五項內容是統計所有檔案。以上這五項內容都是衛生監督檔案管理的基礎工作，同時還要開展檔案檢索工具，將檔案錄入到計算機當中，便于衛生監督檔案的管理和利用。但需要強調的是，在所有的衛生監督檔案管理基礎工作之中，最重要的一點是保證使用之后的檔案資料能夠準時歸還，對檔案中所記載的內容保密，嚴格遵守檔案保密制度，避免檔案重點內容外露，檔案安全受到一定的

威脅。

3.2加強對衛生監督檔案的開發利用

在衛生監督檔案管理工作中，監督管理人員不要忽略對檔案資料的綜合開發利用。首先要建立合理的檔案使用制度，明確衛生監督檔案的使用需要辦理的手續，了解檔案使用的具體情況，鼓勵內部單位要積極調用衛生監督管理檔案。其次，衛生監督檔案管理部門的工作人員要注意合作，組織相關部門進行監督檔案的編研，將衛生監督管理部門所開展的各種不同類型的活動詳細地進行記錄，針對不同類型的活動記錄不同的檔案之中。

3.3推動衛生監督檔案管理的信息化開展

利用信息化開展衛生監督檔案管理工作主要優勢有以下兩點，第一，最快速度整理檔案，將檔案進行分類整合;第二，大大提高檔案資料信息完善的速度，而且能夠提高衛生監督檔案的檢索水平。衛生監督檔案管理的信息化有助于確定檔案信息是否準確，儲存方式更加簡單，不需要占用很大的空間，同時還可以儲存大量的衛生監督檔案，并且保證檔案資料不會出現混亂的情況，方便檔案的查找使用[3]。除此之外，還可以直接利用智能化檔案管理軟件進行操作，實現衛生監督檔案網絡化管理。

結束語

衛生監督檔案管理工作的順利進行可以在一定程度上推動衛生監督檔案朝向更好的方向穩定發展，同時還有助于提高衛生監督工作質量，進而影響衛生監督檔案的管理水平。因此，采取一定的措施完善衛檔案管理工作是非常有必要的。

參考文獻

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蔡江濤，張冀梅.淺談做好衛生監督檔案管理的對策[J].疾病監測與控制雜志，2013，（8）：517-518.

李賢冠.衛生監督檔案管理工作現狀與對策分析[J].中國衛生產業，2014，（5）：23-24.