論內控在學校固定資產管理中的應用

任江濤

摘要：通過分析學校固定資產管理中存在的風險，運用內控方法，提出應對措施，達到提高固定資產管理水平，實現固定資產管理規范化、流程化和信息化的目的，并為固定資產管理的績效考核提供重要依據。

關鍵詞：內控;固定資產;管理;應對措施

引言

學校固定資產主要有房屋建筑物、通用設備、教學用專用設備、圖書和家具用具等。隨著社會的發展進步，固定資產的種類數量越來越多，要求固定資產管理也越來越規范化和信息化。學校的固定資產管理具有與其他事業單位不同的特點，其主要任務是保證教學、科研等各項工作的需要，并充分發揮固定資產的使用效益。

合理保證資產安全和使用有效是內部控制的目標之一。在學校固定資產管理中加強內部控制，充分運用內控工具（也稱內控方法），利用內控原理來設定崗位、形成機制、完善制度和流程，可以起到事半功倍的效果。內控工具很多，主要有不相容崗位分離、內部授權審批、歸口管理、預算控制、資產保護控制、會計控制、單據控制、信息公開等。由于學校各種資產的性質不同，其管理的風險及側重有所不同，使用的內控手段和工具也有所不同。

在固定資產管理中，管控的重點有采購、保管、配置、使用和處置等環節，其主要風險有：未按要求進行招投標采購或固定資產購置程序不合規;固定資產購置不符合資產配置標準或未納入預算;驗收程序不規范、導致固定資產質量不符合要求;虛構固定資產購置業務，套取財政資金;因保管不善、操作不當引起資產損失情況;使用效率低下、資源閑置浪費嚴重;入賬不及時或固定資產界定不清，造成賬實不符;固定資產的處置未經過適當權限的審批，處置收入流失或未按規定處理;未按要求辦理財產保險等。

一、未按要求進行招投標采購或固定資產購置程序不合規應對措施

固定資產購置程序不合規，是固定資產管理比較常見的一種風險。在固定資產購置環節，應明確采購或自行建造固定資產流程，加強管理，設置采購崗位，明確審批權限，指定歸口管理部門。具體地說，就是對外購的資產加強采購控制，達到政府采購標準的必須履行政府采購程序，嚴格按照政府采購相關規定要求做好每一步驟，確保合法合規，根據政府采購法規，學校購買固定資產可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判或詢價等方式。對達不到政府采購標準的固定資產采購，也應有內部申請、論證、審批等程序，防止脫離監管。學校內部也可以參照政府采購招投標辦法成立相應的內部招標辦公室，設立主持人、監督人等崗位，達不到政府采購標準的固定資產采購，由內部招標辦公室負責實施招投標，必要時邀請外部專家進行評價論證，也可以與招投標代理機構協作進行招投標工作。對自行建造的固定資產應加強工程項目控制，結合建設工程項目管理制度，完善崗位分工，建立項目經理負責制和監理制度，指定專人全程記錄監督，保存工作量等相應資料，作為將來竣工驗收結算依據。

二、固定資產購置不符合資產配置標準或未納入預算應對措施

固定資產購置不符合資產配置標準、超標準配置固定資產也是常見的風險。如某學校年初有辦公電腦65臺（均為三年內購買），實際教職工32名，當年按照預算計劃新購置辦公用電腦15臺。這個案例就是超標準配置。在實際工作中，還存在無預算或超預算購置固定資產風險，雖然沒有超標準配置，也不符合相應規定。

防范無預算采購和超標準配置資產，主要有以下措施：一是摸清家底，科學編制預算，使資產購置預算編制科學可靠，并確保經辦人員及時全面掌握資產配置標準規定和預算指標。在編制資產購置預算時，應將資產使用部門、資產管理部門、財務部門召集起來，共同研究，在充分論證的基礎上編制預算。二是應該將資產的采購和管理歸口到統一的資產管理部門，采購和管理有專人負責，責權分明。設置采購崗位、資產驗收登記崗位和資產保管崗位，制定相應職責，各司其職，互相監督，確保資產采購和管理有章可循，有據可查。三是完善資產的采購流程，做到請購與審批相分離。資產使用部門在提出固定資產購買申請后，資產管理部門應對資產庫存情況、擬購資產市場調研情況等對資產購置、新建的必要性、可行性進行綜合判斷，提出建議為單位領導采購決策提供依據，防止資產采購的鋪張浪費。四是大宗設備采購適用議事決策機制，領導班子集體審議。

三、驗收程序不規范、導致固定資產質量不符合要求的應對措施

驗收環節是固定資產交付使用前一個必備而又重要的環節。許多單位將驗收流于形式，造成后期發現固定資產質量不符合要求，甚至帶來嚴重的經濟損失。某校在一次固定資產采購中，因驗收疏忽，沒有發現對方用較低配置的電腦冒充較高配置的電腦，造成某種考試軟件無法安裝，不得不取消考試的后果。后雖經調解進行了更換，但教訓十分深刻。這個案例告訴我們，資產驗收至關重要。應成立驗收小組，一般驗收小組應由資產管理部門人員、資產使用部門人員和專業技術人員組成。資產驗收小組可以由相對固定的人員組成，也可臨時組建，要選用責任心強、辦事認真、專業精通的人員。驗收人員對固定資產進行驗收時，應該嚴格按照合同協議內容，對資產質量要求，資產項目品牌、型號、規格等一一核對。驗收通過驗收小組成員全體簽字確認并存檔。

四、虛構固定資產購置業務，套取財政資金應對措施

虛構固定資產購置業務，套取資金屬于私設小金庫行為。某校為套取資金虛構購買一批學生用櫥柜，價值5000元，經審計檢查發現無實物資產，對相關責任人進行了處理。為杜絕此類情況，應加強審核，審核的重點是原始憑證是否真實;審批手續是否完整;驗收環節是否規范;相關合同、文件及資料是否齊全。進一步加強內部審計機構建設，加強事前監督，把套取財政資金作為內部審計的重點，從源頭進行遏制。

五、因保管不善、操作不當引起資產損失情況應對措施

固定資產保管或使用不當，會造成固定資產丟失、毀損等情況。為保證固定資產安全，應實施固定資產歸口管理，確定固定資產管理部門，完善崗位設置，通過資產保管調配、資產使用等不相容崗位相分離，落實資產使用和保管責任人的職責。加強人防技防，對重要資產進行接觸控制，嚴禁無關人員接近相關財產。建立固定資產臺賬，加強部門間溝通合作，在歸口管理前提下形成齊抓共管機制，定期或不定期進行盤點和對賬，資產增減變動要及時記錄并建檔;建立完善資產信息管理系統，有條件的學校可嘗試增加固定資產條碼識別技術，提高工作效率，同時加強固定資產的統計分析，實現動態管理等。

六、使用效率低下、資源閑置浪費嚴重應對措施

資產使用效率低下和資產閑置浪費是部分學校容易產生的風險。除上文提到的超標準造成的浪費外，還有信息溝通不夠等原因。如某學校因建設花園單位，需定制不銹鋼展板10塊，價值為7000元。后勤部門負責此項工作，未與其他部門溝通購入。上年度和本年度已經在大型黨建活動購不銹鋼展板15塊（黨辦負責），校團委活動購不銹鋼展板7塊。這個案例，屬重復購買。主要原因是資產管理未實行歸口管理，部門間信息溝通不暢，重復購買不銹鋼展板，造成資產閑置浪費。

提高固定資產使用效率，避免資源閑置浪費，首先要做的就是摸清底數。學校應將固定資產的管理調配歸口到一個部門來做，成立資產考核小組，對充分利用資產的部門個人，給予表彰，在資產配置中優先考慮。對使用效率低下、資產閑置浪費嚴重的部門個人，進行通報批評甚至問責。在使用部門提出申購時，應及時檢查庫存情況，能內部調配的要內部調配，避免資產閑置浪費。

七、入賬不及時或固定資產界定不清，造成賬實不符應對措施

固定資產的賬實不符，除上文敘述的虛構購買固定資產業務外，主要有以下兩種情況形成，一是固定資產未及時入賬;二是對固定資產界定不準確導致入賬價值不準確。

某地審計部門發現某學校有一筆購買學生用桌凳業務，未入固定資產賬。經調查后發現是該學校財務人員認為桌凳單價小于1000元，所以未入固定資產賬。

根據會計制度規定，不需安裝的固定資產，驗收并取得發票，就應該計入固定資產;需要安裝的固定資產在完成安裝并驗收后也應計入固定資產。如長時間未計入，就會形成賬外資產，造成賬實不符，極易造成監管的缺失。固定資產應定期盤點，對未入賬盤盈資產及時進行會計處理。

財務人員應嚴格按照會計準則制度固定資產定義和管理要求記錄固定資產業務，在記錄固定資產業務時，應保持會計政策持續性，如成批學生用桌椅計入固定資產，零星購入相同桌椅時，也應納入固定資產核算，而不管價值多少。在學生機房、各類實驗實訓室入賬時，由于存在安裝物料耗材等價值，可以整體核算平均計入單位固定資產價值，也可將可分離的單個固定資產列出價值，將所用安裝物料耗材直接計入當期費用。在發生房屋建筑物維修業務時，應分清楚是普通的維修維護，還是大型維修改造，普通維修維護如屋頂防水等計入當期費用;大型維修改造則應計入固定資產價值。這樣做的目的一是嚴格遵守政府會計準則制度有關要求，二是減少固定資產入賬的隨意性，確保賬實一致。

八、固定資產的處置不合規應對措施

固定資產處置不合規，主要表現在未按程序未按規定處置資產，處置固定資產費用和收入未按制度要求記錄賬簿，造成違規處置、資產流失或舞弊。

某校處置一批學生用家具時，未按程序進行處置，該批家具殘值收入200元，運輸費用支付了300元，財務人員兩項相抵后計費用100元。本案例中，主要有兩個錯誤，一是未按程序規定處置固定資產，二是收支未執行兩條線。

固定資產處置應該按照國家和地方有關規定進行，應明確不同價值固定資產處置的審批權限，設定處置資產報批內部流程，明確處置資產崗位，并由資產管理部門會同技術人員對處置資產的殘值進行評估。在履行相應的審批或備案手續后，方可進行資產處置。處置產生的收入應該上繳財政，處置產生的費用應另行核算，不應該將收入費用相抵，或處置收入坐支。未經過審批或備案進行資產處置，或處置收入不按規定上繳財政，應有問責機制，追究相應人員責任。

九、未按要求辦理財產保險應對措施

對重要資產購買財產保險，是防范風險的一種重要手段。在保險合同規定的損害情形發生時，實物資產受損，經濟價值減少，可以獲得保險公司的補償機會，從而達到減少損失，轉移風險的目的。在購買財產保險時，應選用信譽好、理賠率高的保險公司，充分論證可能發生的損失，簽訂保險合同。在實際工作中，汽車等交通工具財產保險比較常見。

結語

綜上所述，充分利用內控原理和方法工具，積極探索內控在固定資產管理中的運用，對保證學校固定資產安全和使用有效、避免固定資產的閑置浪費、防止舞弊、加強固定資產管理的績效考核評價都有積極的現實意義。

參考文獻

[1]方周文，張慶龍，聶興凱.行政事業單位內部控制規范講解[M].上海：立信會計出版社，2013：127–131.