公路行業(yè)人事檔案的管理作用分析

孫志強

摘 要：隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，公路企業(yè)要提升自身的競爭力，保證健康持續(xù)性的發(fā)展，這其中人才是最重要，也是最基本的條件。人事檔案管理能夠提高人才選拔、選用的質(zhì)量和效率，可以建立人才培養(yǎng)計劃，為公路企業(yè)提供發(fā)展的需要。而作用的發(fā)揮需要有正確的管理方法，所以需要人事檔案管理人員做好工作上的完善和創(chuàng)新，使檔案管理能夠符合企業(yè)發(fā)展的需求，并促進其市場競爭力的提升，保證健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公路行業(yè);人事檔案管理;作用;方法

人事檔案管理工作是人力資源工作中重要的一環(huán)，為人事管理和人才選拔提供了基礎(chǔ)資料和意見。人事檔案管理的工作因為人員的變動和技能的提升有著真實性和動態(tài)性的特點，這就為公路行業(yè)中企業(yè)的發(fā)展提供了具體的人才管理計劃，能夠推進行業(yè)的發(fā)展。但是作用的發(fā)揮是一個具體的內(nèi)容，需要采取正確的管理方法，并針對公路行業(yè)的發(fā)展做管理方法的創(chuàng)新，保證規(guī)范化、信息化的管理，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

1 人事檔案管理可以促進公路行業(yè)的發(fā)展

人事檔案管理最大的作用就是促進行業(yè)健康發(fā)展。首先，檔案管理可以讓人力資源得到合理分配，發(fā)揮出員工的個人能力，做出人力資源的合理分配。這能提高行業(yè)工作人員利用率，也能達成控制人力資源成本的目的[1]。其次檔案管理可以合理規(guī)劃在職員工的成長路線和學習培訓計劃，并且為企業(yè)的人文化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)，提升員工的歸屬感和成長意識。比如，對于一些家庭有困難的員工進行幫助，解決實際問題;挖掘在職員工中的潛力，安排進修，找到其擅長的領(lǐng)域，這能提高人力資源的利用率。最后檔案管理能夠為人事管理提供最為真實的資料，這對人力資源計劃的建立和提拔升遷提供了便利，也能促進行業(yè)規(guī)章制度的完善，使行業(yè)發(fā)展能夠有一個完善的管理制度。以人為本是我國的政策之一，而公路行業(yè)的發(fā)展核心也在于人員素質(zhì)和水平的提升，人事檔案管理在作用上能夠推進公路行業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

2 公路行業(yè)人事檔案管理的方法

促進發(fā)展作用的發(fā)揮需要管理工作的有效落實，所以在具體的管理方法上需要做規(guī)范化、信息化、創(chuàng)新性發(fā)展，以提高管理質(zhì)量、效率，提高作用效果。

2.1 規(guī)范化管理，提高管理質(zhì)量

人事檔案管理質(zhì)量的保證需要規(guī)范化的實施，實際的工作主要規(guī)范檔案記錄的真實性和歸檔的便捷性。人事檔案真實性是管理的核心內(nèi)容，需要針對檔案的內(nèi)容做出鑒別和篩選[2]。首先需要進行檔案審核，針對檔案的內(nèi)容和用途做完整性考慮，清除無用材料，補充缺少材料;還要針對檔案的內(nèi)容做審核，審核修改和造假問題。其次需要在檔案審核之后進行歸類，針對不同的內(nèi)容和用途做整理，查看內(nèi)容是否完整。

檔案管理規(guī)范化中的歸檔便捷性主要是為了提高檔案的利用率，便于檔案的查看。在管理工作中需要做檔案的排序，并制定目錄，形成一個整體的人事檔案資料庫。在歸檔的過程中需要查看檔案資料的完好程度，對于影響檔案保存和查看的情況要做及時的處理，并且對于規(guī)格和順序上的錯誤要做重新調(diào)整，便于檔案的保存和查看。對于歸檔中的檔案整理規(guī)范需要將完整的檔案裝訂，并建立統(tǒng)一的規(guī)格，對檔案的編號和簡略信息做標注，最后進行檔案庫保存。人事檔案規(guī)范化管理需要精細化管理理念的落實，管理人員需要提升責任心，并針對實際工作做好反思，保證管理工作的質(zhì)量。

2.2 信息化管理，提升管理效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在公路行業(yè)的人事檔案管理需要進行信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來提高管理效率，也讓人事檔案管理能夠有具體的分析，可以提高檔案管理的效率。信息化管理的方法需要建立信息化人事檔案庫，發(fā)展專用管理系統(tǒng)，并且在公路行業(yè)中進行系統(tǒng)的統(tǒng)一，保證人事檔案資料傳遞的便捷性和通用性，保證檔案資料的共享。但是在從紙質(zhì)檔案管理向信息管理的轉(zhuǎn)變過程中，需要檔案管理人員具備信息化技能，并且加強電子信息錄入的審核[3]。同時要利用好現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)，針對檔案資料做審查，比如工作經(jīng)歷、誠信記錄等，這樣人事檔案的信息內(nèi)容更加完善，也能從中選拔出優(yōu)秀的人才。信息化人事檔案管理需要公路行業(yè)中做分級管理，針對各級別的權(quán)力和需求開放權(quán)限，做好檔案信息安全性的管理。而且針對信息化管理需要建立管理制度，禁止資料買賣，保護員工的隱私，也保證人事檔案管理能夠衛(wèi)公路行業(yè)的發(fā)展提供助力。

2.3 創(chuàng)新性管理，優(yōu)化管理作用

人事檔案管理的作用的發(fā)揮需要創(chuàng)新性管理，讓管理工作得到優(yōu)化。第一點需要將管理中的被動服務(wù)與主動信息支持做結(jié)合，提高檔案管理的作用。其中以檔案的變更記錄為主，針對人事檔案資料的調(diào)整需要單獨記錄，并錄入檔案庫，保證人事檔案的真實性，并發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，讓管理服務(wù)質(zhì)量更為精準。第二點需要優(yōu)化公路行業(yè)的管理環(huán)境。其中以檔案安全為主，可以建設(shè)檔案查閱室，不允許將人事檔案帶出和復制，減少泄密的情況發(fā)生，提高檔案的安全。公路行業(yè)人事檔案管理中的創(chuàng)新優(yōu)化了服務(wù)作用，保護了檔案資料的安全性，這能為人力資源的開發(fā)和利用提供信息基礎(chǔ)，為行業(yè)發(fā)展提供了助力。

3 結(jié)論

總而言之，人事檔案管理不是一個簡單的記錄工作，在公路行業(yè)中要做好人員信息的采集和檔案管理制度的制定，保證檔案的真實性和準確性，讓人力資源管理能夠有綜合性的發(fā)展和提升，這樣公路行業(yè)的持續(xù)發(fā)展也就會有人才的支撐，保證發(fā)展的持續(xù)性。但是，實際管理工作中，需要主動做管理方法上的改進和創(chuàng)新，讓作用能夠得到優(yōu)化，并在實際的工作中發(fā)揮作用，保證人事檔案管理的規(guī)范性、信息性和創(chuàng)新性，提高管理的有效性。

參考文獻

[1]劉娟.公路系統(tǒng)人事檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：178+192.

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[3]馬秀娟.公路施工企業(yè)人事檔案管理標準化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：166-167.