國省干線公路建設項目工程檔案規范管理

張夏玲

摘 要：隨著社會的不斷發展，公路建設項目工程檔案管理工作的重要性日益突顯。在工程建設項目中工程檔案管理是各項技術標準的記錄和法律憑證，工程檔案規范管理對指導公路后期的維護、使用對確保公路建設質量具有非常重要的現實意義。文章從國省干線公路建設項目工程檔案管理的內容為切入點，分析了當前國省干線公路建設項目工程檔案管理存在的困境，并提出了對規范管理國省干線公路建設項目工程檔案的有效路徑。

關鍵詞：國省干線公路;項目工程;檔案;管理

國省干線公路建設項目工程涉及面廣、線路長、參建單位多，具有諸多檔案，受多種因素的影響，在當前的建設項目中還存在管理制度不健全、檔案管理人員綜合素質有待提升、檔案管理不規范化等問題，因此，我們需認真分析國省干線公路建設項目工程檔案管理的內容，根據管理內容，規范檔案管理工作。

1 國省干線公路建設項目工程檔案管理的內容

第一，涉及專業廣、文件形式多樣是國省干線公路建設項目工程檔案管理的特征，所以檔案管理部門需構建科學的制度，對國省干線公路建設工程項目的文件資料收集、整理進行規范，為提高檔案管理效率，還需根據建設項目的特征，構建檔案管理實施方法;第二，檔案管理人員根據檔案管理條例或是方法，指導公路檔案收集、整理以及歸檔過程中所面臨的問題，同時還要對公路建設項目工程的變更設計申請、會議紀要等文件格式、文件題名以及案卷題名提出相應地要求，以便為今后利用或是查閱項目工程檔案奠定良好的基礎[1];第三，眾所周知，公路工程是一項惠民工程，對原材料要求高，因此，原材料質量證明文件繁多，組卷形式不同。為查閱或是利用檔案帶來了諸多困難。為保障質量證明材料的有序性和完整性，檔案管理部門會采用“質量證明文件匯總表”、“產品質量合格證細則表”，要求指導證明材料的組卷方式和表格內容的填寫;第四，對于竣工圖檔案的規范，除實施基本的圖紙制作及案卷填寫及裝訂外，還要對相關的設計變更內容進行明確標注，并依據管理規范填寫“設計變更與竣工圖修改對照表”，以滿足檔案規范管理要求，便于后續相關資料的查閱。

2 國省干線公路建設項目工程檔案管理困境

2.1 缺乏健全的檔案管理制度

由于國省干線公路建設的特殊性，其檔案管理需要多個單位的共同進行，如，施工單位、建設單位、監理單位等，當前有部分領導人沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案管理可有可無，不重視對檔案管理制度的健全，導致在檔案管理工作開展的過程中缺乏一個標準。特別是在國省干線公路建設項目招投標或是施工合同的簽訂中，在責任制度中并沒有將工程檔案管理納入其中，導致監理單位或是施工單位沒有專業的檔案管理人員來管理工程檔案，缺乏具有可操作性的制度或辦法，以實現對檔案管理工作的規范和指導。甚至在當前的國省干線公路建設項目檔案管理中還存在無固定庫房、無專用工具、無專人的檔案管理局面，導致工程檔案管理工作不盡如人意。

2.2 工程檔案完整性不夠

作為一個動態過程，國省干線公路建設項目工程從立項、設計、施工再到工程竣工驗收，工程項目檔案資料都處在一個活躍進行過程中，驗收單位在驗收項目后，檔案才比較穩定。參建單位多、涉及專業廣，是國省干線公路建設項目顯著特征。在這過程中有部分施工人員不了解相關法律法規，建設單位存在重建設輕管理，在很大程度上忽視了對工程圖紙管理和建設文件材料的管理，同時也談不上根據實際情況，編制工程竣工圖紙和管理檔案，自然無法保障工程檔案的準確性、完整性以及系統性[2]。

2.3 檔案管理人員素質有待提升

國省干線建設項目工程檔案管理一方面要求檔案管理人員掌握檔案管理知識，另一方面還要了解熟悉公路路基、路面等建設技術。對此就要求檔案管理人員具備較高的職業素養。縱觀當前檔案管理人員綜合素養較低，缺乏責任心，不清楚檔案的收集、歸檔、整理等工作，嚴重影響了工程檔案管理。另外，由于檔案管理人員主要是由兼職人員來擔任的，所以經常出現輪崗現象，導致管理工作出現了一些混亂現象。

3 加強國省干線公路建設項目工程檔案管理路徑

3.1 構建檔案管理制度，規范公路檔案工作

為規范國省干線公路建設項目工程檔案管理工作，我們需實行工程檔案管理責任制度，通過制度進一步明確各個部門和檔案管理人員的職責，進而把責任落實到檔案形成、管理、收集、整理等環節中。基于此，第一，國省干線公路建設工程項目要構建完善的項目檔案工作制度，在建設管理程序中納入檔案管理，結合實際，構建檔案管理領導責任制度，工程檔案管理應聯系實際，加強責任管理體系建設，即依據相應隸屬關系，將檔案工作納入分級管理領域，建立行政領導責任制、參建單位領導責任制及專職人員管理責任制等，通過工程項目管理的同步管理、驗收及考核，提升對日常檔案資料的收集與管理實效。第二，成立一個獨立崗位，專門負責檔案收集、整理以及保管工作，建設單位在國省干線公路工程項目建設初期，就要結合實際，督促各個單位選擇綜合能力強、素質高的檔案管理人員來收集、整理公路建設項目檔案，以便工程建設與項目建設檔案材料積累、整理及規范的同步，真正意義上將項目檔案管理工作貫穿于項目建設的全過程;第三，構建監督制度，通過制度將管理措施、責任具體落實到人頭，最大限度地確保工程檔案管理的有效性、完整性以及及時性。

3.2 提高檔案管理科學性，做好檔案管理工作

為確保檔案管理的規范性，國省干線公路建設項目各參建單位，要嚴格根據項目檔案管理的規定和標準，根據國省干線公路建設項目的特征，抓好重點環節，及時、準確的收集資料，同時并嚴格根據相關要求整理檔案、保管檔案。第一，建設單位要指導其他參建單位在工程建設項目施工前期就要做好文件的收集、整理工作，從而更好地為今后檔案資料的利用提供便利;第二，建設單位要在公路工程項目工程開工準備階段，加強與相關項目單位的交流和溝通，構建竣工檔案工作管理網絡，另外還必須要認真指導或是檢查項目檔案管理方法;第三，公路施工階段，會產生大量的施工資料，因此，在這個階段，建設單位要重點指導項目檔案人員文件材料的填寫是否規范、案卷或是預立卷的構成是否合理，同時還要指導重點檢查容易出錯或是疏忽的案卷材料，通過這樣的舉措，從整體上促使案卷內在質量的全面提升;第四，項目竣工驗收階段。在檔案整理工作中，專項驗收是非常關鍵的，所以檔案管理人員做好檔案整理和歸檔工作，確保檔案的統一性和規范性。以便為后續的檔案查閱和利用服務提供便利。

3.3 重點加強培訓教育，提高人員綜合素養

為規范管理國省干線公路建設項目工程檔案，有關部門要定期組織檔案管理人員，進行專項業務培訓，通過培訓對新政策、法律法規進行了解，提高自身專業水平;第二，通過“ 走出去”的方式，組織檔案人員進行同一類型的參建單位進行交流學習，通過交流學習，不斷促使自身綜合素養的提升。另一方面，還要發揮參建單位互幫互帶的作用，或是讓一些優秀檔案管理人員對部分業務能力有待提升的人員進行“精準幫扶”通過交流、交底學習，促使檔案管理人員綜合素養的提升，為規范檔案工作奠定良好基礎。

4 結語

國省干線公路建設項目工程是國家基礎設施建設不可或缺的重要部分，完善規范的檔案是公路工程實體的永久見證。因此，國省干線公路建設單位要認真分析當前存在的問題，并結合實際健全管理體制，提高檔案管理人員的綜合素養，以便規范公路檔案工作，更好地為社會服務。

參考文獻

[1]楊楠.高速公路工程項目檔案管理特點、目標及對策研究[J].蘭臺內外，2017（03）：56.

[2]鐘寶珍.高速公路建設項目檔案管理關鍵控制點的探討[J].城建檔案，2014（10）：58-59.