探析檔案意識和檔案宣傳對醫(yī)院綜合檔案室發(fā)展的作用

王金宇

摘 要：檔案記錄著一個單位的發(fā)展歷史，通過檔案可以充分的了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。隨著新時代的發(fā)展，檔案領(lǐng)域的深入研究，做好檔案管理工作對于促進醫(yī)院進一步發(fā)展，同時構(gòu)建良好的醫(yī)院文化具有重要作用。鑒于此，本文從醫(yī)院綜合檔案室的發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，探析檔案意識和檔案宣傳對醫(yī)院綜合檔案室發(fā)展的作用，以進一步提高醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案意識;檔案宣傳;醫(yī)院綜合檔案室;發(fā)展;作用

檔案管理是指直接將檔案實體和檔案信息進行統(tǒng)一管理，并提供利用服務(wù)于各項業(yè)務(wù)工作的總稱，是單位行政管理工作中的重要組成部分[1]。而醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理業(yè)務(wù)涉及更為廣泛，主要包括文書、人事、會計、基建、病案、照片、聲像、實物（檔案）等，是醫(yī)院在知識產(chǎn)權(quán)上的主要象征，也是一項無形資產(chǎn)。這有利于醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)過程中開展各項工作，進而推動醫(yī)院文化建設(shè)[2]。因此，重視醫(yī)院檔案，加強醫(yī)院檔案管理就顯得尤為重要。

1 醫(yī)院綜合檔案室的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 檔案管理重視度逐漸提升

近年來，各單位對于檔案的運用及處理的重視程度都在不斷提升，醫(yī)院部門也意識到了檔案對于當前工作的借鑒與指導(dǎo)作用，對此加強了對檔案的整合，逐步對檔案資源進行開發(fā)與利用。

1.2 對于檔案整理逐漸精細化

隨著人們對檔案關(guān)注度的逐漸提升，對于檔案資源的開發(fā)也有了新的認知，并且有了主動歸檔的意識，在實際工作中能夠主動將自己的資源進行有效提煉與歸檔;而隨著計算機技術(shù)的普及，在檔案整理過程中開始將其應(yīng)用其中，在原有的基礎(chǔ)上進行合理歸類，使得檔案整理工作越發(fā)精細化，同時也有效促進了檔案整理工作的進一步發(fā)展。

1.3 檔案管理開始向信息化時代邁進

以往的綜合檔案室對于檔案的整理均以紙質(zhì)形式來記錄與儲存各種信息，需要一定空間范圍來進行收藏，并且在翻閱時需要消耗大量的時間和精力。而隨著檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)，將收集的信息完整準確的納入計算機網(wǎng)絡(luò)中，通過構(gòu)建綜合檔案室信息化體系作為儲存信息平臺，既節(jié)省了空間，也便于對信息資料的隨時查閱，只需通過搜索關(guān)鍵詞即可查到相關(guān)資料，實現(xiàn)了傳統(tǒng)向信息化的過度。

2 醫(yī)院綜合檔案進一步發(fā)展的必經(jīng)過程

2.1 積極的檔案意識是綜合檔案室發(fā)展的根本

檔案意識是指檔案管理者對檔案工作的主觀映像，即對檔案工作性質(zhì)、地位及作用的認識[3]，而積極的檔案意識主要體現(xiàn)在以下幾點。

1）健全檔案管理工作制度。檔案管理作為標準化管理工作，應(yīng)具有規(guī)范性、可行性、操作性的管理制度，對于檔案的整理標準、文檔歸類、歸檔范圍、收交時間、責任人應(yīng)進行明確規(guī)定。另外院內(nèi)分管領(lǐng)導(dǎo)具有承上啟下作用，理應(yīng)重視檔案工作，同時具有長遠發(fā)展意識。

2）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。隨著檔案工作的深入發(fā)展，對于檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)也有了新的要求。檔案工作的信息化，要求檔案工作人員在原有知識的基礎(chǔ)上需對新知識給予最大程度的補充與更新。檔案工作者作為檔案開發(fā)利用的主體，其可直接影響檔案工作的質(zhì)量、檔案開發(fā)利用的成效以及綜合檔案室的持續(xù)性發(fā)展[4]。因此，檔案管理部門需盡快改變檔案隊伍保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，建立一支具有高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理、可適應(yīng)社會變化的隊伍。

3）檔案管理的信息化技術(shù)的應(yīng)用。在新時代的發(fā)展下，檔案工作也順應(yīng)時代的發(fā)展，各個部門逐漸開始將現(xiàn)代化科技信息技術(shù)應(yīng)用其中。同時，建立起培訓(xùn)機制，培訓(xùn)課程可按照檔案信息化建設(shè)對管理人員的需求進行針對性擬制，每期培訓(xùn)結(jié)束后對參與人員進行專業(yè)知識技術(shù)考核，了解其對專業(yè)技能的把握程度，進而針對性的調(diào)整下一階段的培訓(xùn)內(nèi)容。在此階段員工在汲取更廣泛工作經(jīng)驗的同時，還可創(chuàng)造出多元化的平臺宣傳檔案，進而提高各科室領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案人員的認識，全面提高檔案意識。

2.2 檔案宣傳是綜合檔案室可持續(xù)發(fā)展的重要途徑

我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》頒發(fā)后，對于檔案宣傳有了加強[5]。而對于檔案宣傳在國家法律法規(guī)頒布的同時，還需采取積極手段宣揚檔案，在無形中促進醫(yī)院各級各類人員檔案意識的提高，兩者相輔相成，使得“真材”有“用武之地”。

1）檔案宣傳——對于檔案管理人員。首先全面動員檔案管理人員，讓全體人員認識到檔案工作的重要性，同時通過檔案管理人員帶動并影響各科室各級人員的檔案意識，使其在日常工作中能夠主動提供醫(yī)療、教學(xué)、科研、重大活動等相關(guān)資料，改變以往只靠檔案人員收集、尋覓、索求的被動局面[6]。

2）檔案宣傳——對于醫(yī)院。醫(yī)院整體需轉(zhuǎn)變對檔案管理的傳統(tǒng)思想觀念，提高對檔案管理的重視程度，可通過召開關(guān)于檔案整理的座談會，研討如何將醫(yī)療業(yè)務(wù)中的檔案整理工作做好;辦公自動化系統(tǒng)投入使用后，其所產(chǎn)生的為文件數(shù)量比原始紙質(zhì)文件多，若各科室兼職檔案員對歸檔范圍理解不夠，可舉辦關(guān)于此類專題的培訓(xùn)，以避免電子文件歸檔過濫。其次，需抓好宣傳時機，例如醫(yī)院的文化藝術(shù)節(jié)、晚會、周會、每月的院報、每年的國際檔案紀念日等都是最佳宣傳時機。宣傳內(nèi)容除了宣傳檔案法律法規(guī)外，還可通過列舉相關(guān)違法案例，加深人員對檔案的了解[7]。同時通過提取典型利用檔案解決民生問題的案例，宣傳檔案與民眾的相關(guān)性，既可以吸引眼球、引起共鳴，還可以樹立正確的全院檔案意識，使每位工作人員都能夠成為檔案資源的創(chuàng)造者和利用者[8]。另外，宣傳形式在利用醫(yī)院電子屏、板報、橫幅外，還可通過院報、電視、院內(nèi)局域網(wǎng)、向各科室內(nèi)發(fā)放宣傳冊子等方式，宣傳醫(yī)院檔案收集及利用的重要性。同時抓住宣傳重點，由于醫(yī)院辦公室主任和分管醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的開展有著重要作用，因此將其列為主要宣傳對象，爭取領(lǐng)導(dǎo)參與，以便更好地開展檔案工作。

3 結(jié)語

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，醫(yī)院對檔案的需求也急劇提升，加強醫(yī)院檔案工作人員對檔案工作的認識，提高醫(yī)院檔案工作人員的檔案意識，調(diào)動檔案工作人員的積極性、主觀能動性是目前醫(yī)院檔案管理工作的首要任務(wù)。另外，有效的檔案宣傳可在無形中促進醫(yī)院各級各類人員檔案意識的提高，因此，唯有不斷提高檔案意識，不斷強化檔案宣傳，才可以讓更多人充分了解檔案的重要性，尤其是兼職檔案管理隊伍，使檔案真正成為反映醫(yī)院全面進步的歷史和文化、體現(xiàn)醫(yī)院價值的重要支撐，充分發(fā)揮檔案資源的巨大潛能，實現(xiàn)檔案工作與醫(yī)院各項項目發(fā)展的有效結(jié)合。

參考文獻

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