人事檔案管理信息化工作問題及完善方法分析

摘 要：從現(xiàn)實的角度分析，不論是在各行各業(yè)中，人事檔案管理都是極為重要的一項管理，該項管理在一定程度上直接影響著各單位的人力資源管理成效，進(jìn)而影響到整體發(fā)展高度。而在當(dāng)前信息化時代背景下，將信息技術(shù)引入到人事檔案管理工作當(dāng)中逐漸成為當(dāng)前人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢，同時也是提升人事檔案管理成效的基礎(chǔ)保障性措施。但是在實踐應(yīng)用信息化技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理工作期間也會出現(xiàn)一些新型的問題，需要相關(guān)管理人員及時解決。此次研究主要就人事檔案管理信息化工作問題及完善方法做了簡要的分析，目的在于進(jìn)一步提升信息技術(shù)在人事檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用成效。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化;工作問題;解決措施

從本質(zhì)上來講，人事檔案管理屬于單位管理體系的重要組成部分，該項管理主要強(qiáng)調(diào)的是對單位內(nèi)部員工的工作信息、精力信息及德才表現(xiàn)信息所形成的檔案資料進(jìn)行管理，該項管理直接影響著單位內(nèi)部人力資源管理質(zhì)量及精準(zhǔn)度。在當(dāng)前時代背景下，諸多單位逐漸實現(xiàn)了信息化改革目標(biāo)，并且有效的將信息技術(shù)引入到了人事檔案管理工作當(dāng)中，但是由于一些阻礙性問題的出現(xiàn)，使得該種技術(shù)很難在人事檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出其應(yīng)有的應(yīng)用成效，頻繁出現(xiàn)管理問題，因此，需要人事檔案管理人員重點關(guān)注。

1 人事檔案管理信息化工作問題分析

隨著我國人事檔案管理人員對于人事檔案管理信息化工作問題及完善措施研究的不斷深入，經(jīng)過眾多人事檔案管理人員長時間不懈努力研究逐漸發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作信息化改革現(xiàn)狀并不樂觀，時常出現(xiàn)一些較為顯著的問題使得信息技術(shù)很難在人事檔案管理工作當(dāng)中充分發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，甚至還會影響到人事檔案管理工作成效。而這些問題集中表現(xiàn)在以下幾個方面，其一為，人事檔案管理人員綜合素質(zhì)水平有待提升，諸多人事檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，在這種情況下，其信息素養(yǎng)很難滿足當(dāng)前人事檔案管理信息化改革工作的需求，無法熟練應(yīng)用信息技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理工作。其二為，人事檔案信息安全問題，諸多人事檔案管理人員在實踐應(yīng)用信息技術(shù)的過程當(dāng)中，并不重視對于人事檔案信息的安全管理，沒有有效借助信息技術(shù)對各類人事檔案信息進(jìn)行加密處理，對于信息化人事檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢功能開發(fā)力度較低，從而導(dǎo)致人事檔案管理信息化工作頻繁出現(xiàn)問題。其三為，缺乏健全的人事檔案信息化管理制度，沒有必要的連帶責(zé)任追究管理制度及監(jiān)督審查制度等作為支持，從而導(dǎo)致人事檔案管理信息化工作秩序性不高，時常出現(xiàn)交叉管理及管理混亂問題。

2 信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的有效應(yīng)用措施分析

2.1 提升人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)

人事檔案管理人員屬于各項信息化管理技術(shù)及工作改革的第一執(zhí)行者，同時也是影響信息技術(shù)在人事檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用成效的第一影響要素，針對這一情況，相關(guān)管理人員在實際工作期間必須要重視信息素養(yǎng)的提升。為了能夠有效提升人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)，首先，人事檔案管理人員自身必須要做出努力，積極認(rèn)真學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的信息化管理技術(shù)應(yīng)用要點，樹立起信息化人事檔案管理理念，累積相關(guān)工作經(jīng)驗，在業(yè)余時間關(guān)注各類人事檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用技巧及功能和發(fā)展動態(tài)信息，保證自身信息素養(yǎng)可以做到與時俱進(jìn)的提升。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)者需要作出努力，積極引導(dǎo)每一位管理人員參與到單位所開展的人才培訓(xùn)活動當(dāng)中，為人事檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)會，在培訓(xùn)活動開展之前，要將人事檔案管理信息化改革方向，信息化管理系統(tǒng)特點及功能，信息化技術(shù)引入對提升人事檔案管理成效的認(rèn)知度，創(chuàng)新管理能力作為主要培訓(xùn)內(nèi)容，從而保證人事檔案管理人員都具備人事檔案信息化管理工作能力。

2.2 健全人事檔案信息化管理制度體系

完善且適用的人事檔案信息化管理制度體系，是保證人事檔案管理工作秩序性及精準(zhǔn)性的基礎(chǔ)保障，也是提升信息技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用成效的基礎(chǔ)保障性要素，針對這一情況，相關(guān)的管理人員需要重點完善管理制度體系。具體而言，首先，需要落實連帶責(zé)任追究管理制度，將人事檔案信息化管理工作進(jìn)行細(xì)致的劃分，明確每一位管理人員所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容及具體的管理權(quán)限，保證在出現(xiàn)問題之后可以追溯到負(fù)責(zé)人，降低問題處理時限，提升應(yīng)急處理速度。其次，需要落實監(jiān)督管理制度，對于各個管理環(huán)節(jié)要進(jìn)行定期的監(jiān)督審查，并且要審查人事檔案管理階段性成效，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在管理混亂問題之后，要及時進(jìn)行解決，避免產(chǎn)生更為嚴(yán)重的影響。

2.3 強(qiáng)化人事檔案信息安全管理力度

從現(xiàn)實的角度分析，在人事檔案管理工作中信息技術(shù)屬于一把雙刃劍，在提升人事檔案管理實效性及精準(zhǔn)性的同時，也帶來了一些較為顯著的安全風(fēng)險，例如，人事檔案信息泄露風(fēng)險，黑客入侵系統(tǒng)篡改信息或者盜取信息風(fēng)險，系統(tǒng)癱瘓導(dǎo)致人事檔案信息流失風(fēng)險問題等。在這種情況下，就需要有效加強(qiáng)人事檔案安全管理力度。為此，相關(guān)管理人員首先需要樹立起安全管理意識，明確人事檔案管理信息化安全風(fēng)險問題的防控，對于提升人事檔案管理質(zhì)量的重要性，并且在這種意識的引導(dǎo)下不斷對人事檔案安全管理工作進(jìn)行優(yōu)化革新。其次，需要有效開發(fā)信息技術(shù)的優(yōu)勢功能，對人事檔案信息進(jìn)行加密處理，賦予相關(guān)管理人員不同的訪問權(quán)限，同時還要將重要信息單獨存儲到獨立的信息庫當(dāng)中，不與外界網(wǎng)絡(luò)相連接，避免人事檔案信息流失問題出現(xiàn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，從現(xiàn)實的角度分析，人事檔案管理工作信息化改革已經(jīng)成為人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢，同時也是提升人事檔案管理效率，降低人事檔案管理工作繁瑣復(fù)雜性的關(guān)鍵保障性措施。目前，諸多單位也在積極努力進(jìn)行人事檔案管理工作的信息化改革。針對這一情況，相關(guān)單位管理者及人事檔案管理負(fù)責(zé)人需要重點研究人事檔案管理信息化工作問題及完善策略，結(jié)合相關(guān)問題制定出具體的解決措施，從而提升信息技術(shù)在人事檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用成效。

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作者簡介

馬為文（1972-），男，回族，云南尋甸人，昆明市宗教事務(wù)管理服務(wù)中心。