對我國檔案信息化建設實施的理論思考

摘 要：信息技術水平逐步提升，通過先進信息技術的應用，傳統檔案管理也迎來全新發展契機，現階段正步入數據檔案管理的發展軌道。檔案信息是社會信息資源體系中的重要組成部分，通過信息化的檔案管理，有助于增強信息的安全性，且基于信息而做出的檢索、整理等行為也具有更高的便捷性。文章則以檔案信息化建設為背景，對其相關理論作出思考，提出幾點認識，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;理論思考

檔案信息化是主流發展方向，但現階段我國的檔案信息化工作尚處于發展初期階段，缺乏完善的管理體系。放眼未來發展藍圖，檔案信息化進程中應當做好數字化和網絡化的建設工作，充分發揮出信息技術的作用，實現對檔案的系統性管理，切實提高檔案管理工作效率[1]。

1 檔案信息化建設的意義及內容

檔案信息化逐步成為社會各界高度關注的“高頻詞匯”，而以此為核心所衍生出的理論設想也較為豐富，但現階段始終未形成準確的認識[2]。檔案信息化進程中，計算機以及網絡均是至關重要的工具，由此賦予檔案管理全新的特征。

1）檔案信息數字化。檔案數字化的實現是順利推動檔案信息化進程的必要前提，以既有檔案信息為基礎，對其執行數字化處理后，可深挖信息的價值，有助于給后續的信息整合或檢索等相關工作創造良好條件[3]。傳統檔案信息多以紙質為載體，音頻和視頻的占比相對較少，而在檔案信息數字化的引導下，突破了傳統信息載體的束縛，在延長信息的保存時限等方面都更具優勢。

2）檔案信息網絡化。置身于互聯網的大環境中，每位個體的日常生產生活都與互聯網有不同程度的關聯，互聯網已然成為日常生活的常態形式[4]。依托于網絡，人們可實現數據間的高效傳輸，此時的數據傳輸不再受限于時間或空間，且創造的信息流動速度以及信息傳輸體量都極為可觀[5]。檔案信息化的進程則充分發揮出互聯網的作用，可實現對所有數據信息的整合，以極為快速的方式傳輸給各個區域，構筑完整的信息管理系統，資源的共享水平得以提高，信息溝通壁壘被打破，檔案信息化的價值隨之彰顯。

3）檔案信息一體化。基于信息的管理和使用需求，逐步衍生出檔案信息一體化的特征，即信息的管理應當充分考慮到所有受眾群體，提高工作與個體間的同步性[6]。

根據上述的分析，下文則進一步闡述檔案信息化建設的具體內容。

1.1 數字化建設

檔案數字化建設極具必要性，原因在于信息化管理工作的順利開展必須以檔案數字化建設為前提[7]。相較于傳統的管理模式，數字化管理的特點在于生成完整的數據庫模式，能夠提高資料的查找效率，保證檔案信息的完整性與可靠性[8]。（見圖1）

1.2 網絡化建設

網絡與日常生活息息相關，通過網絡實現高效的信息傳播成為極為普遍的方式，若將網絡延伸至檔案信息管理中，將有助于突破檔案信息的局限性，提高數據的傳輸效率，解決以往工作效率低下的問

題[9]。由此說明，檔案信息網絡化建設極具必要性，甚至是檔案信息化建設進程的必然選擇，通過網絡的介入，可有效規避資源使用不當的問題。

2 我國檔案信息化建設的成果

我國的檔案管理信息化建設迄今已有三十余年的發展歷程，在長期的探索之下，現階段已經取得較為顯著的成果。

1）技術層面。計算機相配套的硬件與軟件技術都取得突破式發展，由此促進檔案信息化管理水平的提升，逐步實現微觀向宏觀、局部向整體的改變，無論在技術含量還是安全水平等層面都有質的飛躍[10]。此外，部分檔案信息系統已經形成與地方電子政府系統高效銜接的關系，是信息化戰略建設的重要基石。

2）政策層面。檔案信息化建設進程是一項系統性工作，縱觀歷史發展狀況，政策對檔案信息化建設的扶持力度逐步加大，政策的推行給日常工作的開展提供了可靠的保障。為確保檔案信息化建設可有序推進，國家檔案局以發展目標為導向，創建檔案信息化工作指導小組，且推出《全國檔案信息化建設實施綱要》，成為政策扶持的重要轉折點[11]。《綱要》的覆蓋面較廣，包含人力、物力及財力三個層面，以期從多種途徑切入，給檔案信息化建設提供全方位的支持[12]。并且，地方政府也相繼認識到檔案信息化建設的重要性，逐步推出鼓勵性政策，總體政策氛圍較好。

當然，雖然檔案信息化建設環境已經較為良好，但依然存在諸多亟需解決的問題，例如人員的綜合素質偏低、基礎設施配套不完善等，成為檔案信息化建設進程中的“絆腳石”。

3 我國檔案信息化建設中的問題分析

3.1 建設理念較落后

信息化水平逐步提升，但部分地方的單位管理者并未對信息化形成準確的認識，忽略其在檔案管理中的重要性，日常工作中依然采取手工操作的方式，在信息化建設方面的投入偏少;部分民營企業的管理者過于注重短期經濟效益，認為檔案信息化建設的投入成本較多且不具備過多的創收途徑，是一項投入與收入不成正比的工作[13]。受人員觀念的影響，檔案信息化建設難以取得實質性成效。

3.2 基礎設施條件薄弱

創建一套完善的檔案信息化系統必須得到軟硬件的雙重支持，具體包含計算機、局域網、資源存儲數據庫等，且要根據檔案管理的特點配套信息化軟件，實現對硬件設備的有效調度[14]。硬件與軟件方面的投入成本較高，多數檔案管理機構的資金籌措渠道有限，過度依賴于政府財政撥款，而自身難以從外界籌集豐富的資金，基礎建設因資金的不足而頻頻受阻，甚至出現檔案信息化建設停滯不前的局面。

3.3 人員綜合素質偏低

回望過去，我國信息化水平呈逐步提升的發展趨勢，為檔案信息化建設提供了助推力。各單位的數據資料較為豐富，檔案信息化管理的難度相對較大，對人員的綜合素質提出較高的要求[15]。但從現階段的檔案信息化管理人員綜合狀況來看，素質偏低依然是普遍現象，例如學歷較低、計算機操作水平偏低等，高素質人才屈指可數。

3.4 檔案信息化管理的利用程度不夠

檔案信息管理系統的發展是一項持續性的工作，其需要得到人力、物力及財力的多重支持，除了做好前期建設工作外，后續對檔案信息管理系統的逐步更新也至關重要。雖然部分私營企業創建有檔案信息管理系統，但對維護工作的重視程度明顯不足，隨著使用時間的延長，檔案信息管理系統的應用水平逐步下降。例如，部分企業在檔案信息化管理工作中依然采取人工查詢的方式，所創建的檔案信息管理系統形同虛設，存在智能化水平和網絡化水平偏低的問題，難以作為檔案管理的重要工具，相較于檔案信息化發展需求而言具有較明顯的滯后性。

4 完善我國檔案信息化建設的對策

4.1 加強有關人員的意識培養

政府部門、企事業單位的管理人員必須對檔案信息化建設形成準確的認識，養成檔案信息化建設的意識，再將其落實到實踐中，推動檔案資料信息化建設。相關管理人員應從主觀上改變固有的認識，既要給檔案信息化建設提供充足的資金支持，又要做好人才培養和基礎設施配置等相關工作，創建一套先進的管理模式，從而提高檔案管理的科學化水平。

4.2 加大對檔案信息化基礎設施建設的投入力度

檔案信息化建設得以良好發展的關鍵在于得到多方的支持，資金則是基礎的要素[16]。從我國檔案信息化基礎設施建設的角度來看，在此方面的實際資金投入與預期依然有較大的差距。對此，綜合考慮我國檔案信息化建設的狀況，提出如下幾項措施：

1）加大政府資金投入。政府撥款是檔案信息化建設中重要的資金來源渠道，其對于改變基礎設施薄弱的現狀而言具有積極的作用。各級地方政府需要以本區的實際財政收入狀況為立足點，再結合地方檔案信息化建設的要求，劃撥適量的資金，將其用于基層單位的日常工作，從而提高基礎設施的配置水平。

2）多渠道籌集資金。檔案信息化建設對資金的需求量較大，雖然政府能夠提供專項撥款，但其總量相對有限，檔案信息化建設的資金依然存在較大的缺口。對此，各級企事業單位應當擺脫過度依賴于財政撥款的方式，積極拓展資金籌集渠道。例如，相關企事業單位可融入市場融資模式，將其應用于資金籌措的途徑中，較為典型的有銀行貸款、股票市場融資等，通過多重途徑的應用，切實解決檔案信息化建設中資金不足的問題。

4.3 加大對檔案信息化管理人員的培訓力度

人才是檔案信息化建設的軟實力，各單位管理者需要高度重視高素質人才培訓工作，實行“內外引培”的模式，創建完善的檔案信息化管理人才隊伍。對于已在崗的人員，應考慮個人的實際工作能力以及崗位性質，以此為依據對其展開針對性的培訓，提高其在檔案信息化管理領域的綜合素質。總體來看，應做好如下幾項工作：

1）加強對責任感和事業心的培訓。檔案管理工作表現出較明顯的枯燥性，若要將該項工作落實到位，管理人員則必須具備足夠的責任感和事業心。對此，各單位管理者應發揮出引導作用，通過多種途徑做好對檔案管理人員的培養工作，增強其責任感和事業心。培訓的途徑較多，例如組織學習、視頻教學等，具體應根據實際情況合理選擇。

2）加強對信息化業務水平的培訓。在采取外出培訓、內部培訓等多重方式后，能夠從根本上提高檔案管理人員的業務水平，以更為科學的方式利用信息化技術，彰顯出現代化信息技術的應用優勢。在實際培訓過程中，計算機操作能力應當成為重點內容，需要使相關人員準確掌握檔案管理流程，依據規范將各項工作落實到位。

4.4 加大對檔案信息系統的利用率

各單位的管理者在養成正確的意識后，還需切實提高檔案信息管理的利用率。為保證檔案信息化系統可充分發揮出作用，則要給予足夠的資金支持，以便做好日常維護工作，在檔案信息系統得到有效的利用后，有助于提高單位內部的管理水平[17]。此外，各單位應從自身檔案管理的實際狀況切入，合理采用高效的數據處理技術，促進檔案信息系統的發展，豐富其功能，創建頗具規模的檔案信息系統，從而給檔案信息化建設提供可靠的支持，推動檔案信息化建設的進程。

5 結論

綜上所述，文章以檔案信息化建設為主要背景，分析現階段的發展狀況以及具體問題，再提出相適應的解決措施。作為一項持續性的現代化事業，檔案信息化建設應當得到有關管理人員乃至社會各界的高度重視，而在檔案信息化水平持續發展之下，不可避免出現各類問題。對此，需要將資金、技術及人才等方面作為突破口，提供多方面的支持，給檔案信息化建設助力，將檔案信息化建設提升至全新的發展層次。

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作者簡介

韓平（1982-），女，漢族，山東棲霞人，碩士研究生，中級（館員），檔案管理。