淺談醫院檔案管理

張銳

摘 要：當前，國家對醫療工作越來越重視，現形勢下醫院醫療制度改革對醫院各方面發展建設工作提出了更多、更高、更嚴格 的要求，而醫院檔案管理工作是醫院建設工作的重要內容之一。只有了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，尋找到原因，找到相應地解決辦法，才能更好地做好現階段醫院檔案管理的工作。

關鍵詞：醫院檔案管理;現狀;發展

1 醫院檔案管理的意義

檔案是組織或者個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。醫院檔案是由黨支部、行政科室、醫療科室、后勤設備科室和財務科室等多個部門形成的綜合性檔案體系。

隨著社會的發展進步，國家對醫院醫療工作越來越重視，醫院的管理水平也在不斷進步，在醫院管理工作中檔案管理發揮的作用日益增加。醫院檔案工作如實、準確的記錄著醫院的歷史和發展;為醫院的醫療、科研、教學、保健、康復、人事等的建設提供有效的依據;為醫院的各項決策、方針提供真實、有效的參考和借鑒。同時為醫院科室及個人檔案資料的查閱提 供及時、準確信息資源。充分發揮檔案管理作用，盡顯檔案管理價值，為醫院的健康、發展貢獻力量，推動醫療事業持續發展。

2 醫院檔案管理工作中的問題

2.1 領導對醫院檔案管理工作不夠重視

很多醫院領導把工作重心放在醫療和經濟上，對于檔案方面的業務了解少，不重視，甚至將檔案工作當做是記賬，也導致了相關工作人員在這方面的不重視。在工作計劃中并沒有檔案管理工作的位置。醫院領導不重視了，相關科室也不會重視，從而導致有不愿問、不愿想、不愿做的心態萌生，嚴重影響了檔案管理工作的有效進行，進一步影響到整個醫院的管理工作。

2.2 醫院檔案管理中現代化技術運用少，效率低

近幾年，科技跳躍式發展，信息技術業也發展迅猛，計算機性能不斷提高，軟件的開發都已經相當成熟，但是在檔案管理這方面不僅僅是醫院，很多單位或企業都存在著硬件設備落后，新型軟件不去利用，檔案工作者在信息方面學識甚少等問題。領導的不重視也會影響到招聘現代化檔案管理方面的人才。

2.3 醫院缺乏檔案管理方面的管理程序和管理制度

很多地方醫院雖然建設有檔案管理程序和管理制度，但是時間按長久更新完善滯后，導致管理制度落實不到位，對醫院的檔案管理松懈，制度化也就形如虛設了。具體問題如下：最重要的就是檔案的綜合管理力度太弱，然后是收集檔案和管理檔案不規范，經常導致損壞或丟失，再是檔案的利用也沒有形成規章制度，造成檔案借閱的丟失或者沒有按時歸還等諸多問題。

2.4 醫院檔案管理工作人員綜合素質不高

很多醫院把檔案工作兼職給黨辦、院辦、財務等科室去做導致管理人員不是專業人員，因為專業方向不對口工作起來常常是心有余而力不足。其實檔案學是一門綜合性科學，這就要求從事這方面的人員要學識全面，要有一定的文化程度和專業素質，也要有足夠的時間去從事大量的檔案工作，非專業人員往往會缺乏敏銳的信息發掘能力和強大的信息開發能力，極大的影響醫院檔案管理工作，甚至是醫院的發展。

3 醫院檔案管理工作的開展

3.1 強化認識，轉變理念

醫院的檔案記錄著醫院一步步壯大的過程，是一部醫院生動的史冊，隨著時代的發展，國家的進步，醫療機構對檔案資料的保存意識也在不斷增強，檔案的利用率也在不斷提高，這就要求醫院要加強對醫院檔案的管理， 不斷開拓檔案服務的空間，更好的滿足社會、醫院、個人的需求。認識決定了行動，要多開展檔案管理相關的講座或會議加強醫院全體人員在檔案方面的認識，才能使更多工作人員了解檔案這方面的工作，從而使檔案工作者在工作時更好協調處理相關工作。增強對醫院檔案管理工作的認知既包括醫院領導者也包括了普通工作人員。因此醫院領導要率先垂范，把檔案管理工作作為醫院管理工作的一項重要內容，給與更多時間和各方面的支持，發現問題，及時解決。提升檔案 管理在醫院管理中的影響力，制定完善的檔案管理制度并嚴格遵守，把出現的問題解決在檔案歸檔之前，保證工作按順利進行，確保檔案的完整性等。讓醫院領導、職工對檔案管理的重要性有一個充分的認識，并在工作中協調支持，為工作的順利進行貢獻自己的一分力量。

3.2 加強專業文化學習，加強素質培訓

在科學信息技術飛躍發展的今天，檔案管理工作有了很大的變化，檔案管理中信息化科技化普遍得到應用，服務對象的文化程度有很大提高，因此工作人員必須要不斷學習知識提高素質。加大對醫院檔案管理人員的教育培訓力度，結合本職工作以實用性為主，注重實效性，現如今醫院檔案管理人員能力應該是復合型、多方位的。除了檔案學的專業知識外，還要不斷實踐摸索，有雷鋒的釘子精神，還要有敏銳的知識嗅覺和創新意識。同時人事部門要招聘相關檔案專業員工并加以培養給醫院檔案工作不斷注入新血液，提高醫院的檔案管理工作水平。人事部門也可安排對檔案管理有豐富經驗的老員工向新員工傳授工作經驗，定期或者不定期的為其提供一些實踐性的項目，從而對醫療人員的專業技能和職業素養進行鍛煉，培養其細心、耐心的工作態度。醫院還可設置一些鼓勵機制，對表現優秀的醫療人員給予獎勵，從而提高其工作的積極性，以及在同行業之間的競爭意識。

3.3 信息化建設刻不容緩

紙質檔案材料在中國已經有4000年的歷史了，歲月的流逝，隨時間流逝文件遭到氧化、損壞，非常不利于檔案原件的保存。新世紀的到來，計算機性能的不斷提高，各類軟件的不斷開發，檔案管理也迎來了新的紀元。離開紙質記錄用上電腦、手機等多媒體設備就要求檔案工作人員的多媒體應用能力要達到一定的水平，才能利用好高科技元素服務檔案管理的工作。醫院的科室繁多、人員眾多、藥品器材不計其數，單靠紙質記錄是相當繁瑣的，這就需要工作人員利用信息技術把工作做好。實現檔案管理信息化、多媒體化，全方位減少了檔案錯誤，大大提高了工作效率。信息化技術改變了原本檔案存儲的方式，由紙質文件變成了電子文件或多媒體文件，延長了檔案的壽命。更有效實現了資源共享，滿足各方面的需求，為大家提供更加優質的服務。醫院檔案管理信息化多媒體化建設使醫院的檔案管理工作效率更高，出錯率更低，記錄速度更快， 此舉會讓醫院的檔案管理工作實現跨越式的進步。

4 小結

綜上所述，檔案管理是醫院管理建設中不可或缺的重要部分，人事、財務、醫療、后期都需要精細的檔案記錄，提高醫院檔案管理效率和質量是刻不容緩的。領導重視程度，相關工作人員專業技術和工作能力，全體工作人員對檔案管理的認識和高科技信息化應用是下一步醫院必須解決的重要問題。檔案管理制度的完善不僅能夠提高醫院的工作質量和效率，更是醫院健康、持續發展的保障。但目前醫院管理部分對檔案管理工作尚不夠重視，因此必須建立完善的醫院檔案管理制度，提高檔案管理在醫院管理中的地位，充分的利用醫院檔案各方面的信息，提高檔案的查閱率，提高醫院檔案管理人員文化水平專業能力，強化醫院檔案管理的方法，加強多媒體電子版檔案的運用。讓檔案管理工作在醫院的醫療、科研、教學、管理等各項工作中發揮更大、更好的服務作用。

參考文獻

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