談如何做好檔案管理工作

王寧

摘 要：檔案管理是對個人或者組織的檔案信息進行輸入、管理、提取、服務的過程的總稱。傳統的檔案管理信息多、范圍廣，依靠人工對數據進行錄入和提取，來供人們使用。在這一過程中大量信息需要被錄入，管理繁瑣，總體管理效率不高。 隨著信息科學技術的發展，新時代的檔案管理方法也發生了變化。開始使用信息化和大數據來管理存檔信息，實現了對檔案信息的充分挖掘與信息分析和篩選，提高了檔案管理的服務水平和質量。同時，能夠降低檔案管理的成本，減輕檔案管理人員的管理壓力。

關鍵詞：檔案;管理;信息化

檔案管理是當今社會管理的重要內容，通過對檔案信息的儲存及開發，服務社會工作，實現檔案的開放與利用。

1 檔案管理的特點

隨著社會快速發展，檔案信息量越來越豐富，對檔案數據的錄入、更新、搜索、檢索也越來越困難。信息數據之間的聯系越來越緊密，這就給檔案的管理和服務工作帶來了難題，也對數據的管理方式提出了更高要求。傳統的一對一檔案錄入和輸出的管理模式，不僅管理效率不高，而且加大了管理者的操作壓力，降低檔案服務社會的工作性質。信息化時代對檔案管理工作提出了更高挑戰，要求對檔案管理優化升級，不斷實現對海量數據進行科學收集、整理和分析，從而得到更加有效的管理。利用大數據開展檔案管理，幫助檔案管理通過服務工作面向未來，及時更新發展信息，不斷提高工作效率。

2 提高檔案管理水平的方法

2.1 檔案管理電子化

電子檔案的出現是從傳統檔案管理方式到現代管理方式的巨大轉變。以往都是采用紙質化的方式對檔案信息進行錄入、提取和管理，相對來說限制了檔案管理工作的管理效率和服務功能。同時，紙質版的相對保存難度大，容易破損，容易導致檔案信息丟失。隨著計算機信息技術的發展，電子檔案應運而生。首先，電子檔案能夠縮小紙質版檔案信息的儲存空間，減少了紙質版人工管理的壓力。其次，電子檔案相較于紙質版檔案更具有保密性。通過設定密碼來進行安全管理，不容易泄露檔案被管理者的個人信息。最后，電子檔案具有快速查找和提取信息的特征，可以提高檔案管理的利用率，提高檔案管理的服務性能。

2.2 建立優化檔案信息檢索系統

檔案信息管理最大的目標是方便人們在必要時實現對檔案信息進行提取和使用，因而檔案管理數據的檢索和提取就顯得尤為重要，電子檔案是在提高數據管理能力，提高檔案數據管理效率和安全性以及相對減少檔案管理人員工作量方面的突破。因為電子文件可以存儲大量文件信息，利用現代計算機管理技術建立電子檔案提高了檔案數據管理的效率和安全性，相對來說也減輕了檔案管理工作人員的工作壓力。電子檔案可以儲存廣泛的檔案信息，需要管理的數據總量也就非常龐大，需要建立信息檢索系統實現對檔案信息的管理和查詢。信息檢索系統在信息錄入初期需要對數據進行索引編注，可能比較麻煩，但是后期利用標注分門別類進行檢索和提取時，我們就能發現檢索系統的優勢。利用檔案信息檢索系統可以實現系統內部檔案信息井井有條，幫助檔案管理人員快速找到相關檔案信息，提高工作效率，提高服務工作的質量。

2.3 規范檔案管理的外借制度

檔案管理是一項非常嚴肅、嚴謹的工作，關系到個人、單位的隱私和安全。因此，檔案管理必須在明確的規章制度下進行操作，保護被管理檔案者的權益。由于當前信息管理的交叉性，有時候會出現檔案管理外借的現象。檔案外借關系到檔案的安全問題，需要在相關外借制度的規范下進行。首先，對需要外借檔案的人員身份進行調查和核實，確定身份之后需要進行身份登記，填寫借閱審批單。管理人員要告知外借檔案的人員保護檔案材料完整、按時歸還檔案的義務。同時，要進行后期追蹤和回訪，確保外借檔案資料的安全，做好外借檔案的歸檔和檢查工作。對于檔案管理人員要加強對檔案管理人員的培訓，要求其明確檔案外借制度的規范和要求。只有檔案外借人員和管理人員共同遵守相關規范和制度，才能保證做好檔案外借工作，提高檔案管理工作質量和效率。

2.4 加大對檔案管理人員的培訓

近年來，檔案管理的重要性正在凸顯，社會對檔案管理人才的需求也在增多。目前，已經有很多高校建立了檔案管理專業專門進行檔案管理人才的培養。在實際工作中，檔案管理部門需要加大引進人才的力度，吸引具有專業資格的檔案管理人才參加檔案管理。同時，檔案管理部門要積極組織有關培訓活動和課程，提高管理人員的專業素質和水平。提高管理人員利用信息化方式處理檔案信息的能力。開展檔案管理工作相關制度規范培訓，提高管理人員的專業素質。要繼續鼓勵支持管理人員進行自我教育、自我提升。檔案管理工作本身是一項服務工作，檔案管理人員的服務意識和專業素質在檔案管理過程同等重要。必須提高檔案管理人員的服務意識，只有這樣才能切實提高檔案工作的服務水平。

2.5 提高檔案信息化的管理水平

提高檔案的信息化管理水平主要是借助于大數據技術實現的。利用大數據能夠實現對檔案管理信息的深度挖掘，組織，存儲和分析，改變了傳統檔案管理的數據操作過程和方式。使數據管理變得更加高效，便捷和智能，提高了管理數據的效率，為檔案使用用戶對信息的管理提供了便利。同時，借助大數據能夠實現檔案管理數據的高效傳輸和共享，提高了數據的使用效率。信息化背景下，要繼續推行大數據管理方式與檔案管理的融合，加大網絡化管理的力度。讓檔案信息資源在大數據環境中發揮重要作用，促進社會進步與發展。

3 結束語

綜合來看，未來對檔案管理和利用需要更有效的數據收集，篩選，處理和分析功能。因此，及時的更新檔案管理方法是促進檔案管理水平提高的重要內容。當前，利用大數據對檔案管理進行數據收集和統計分析是提高檔案管理效率的重要方式。需要加大對檔案管理人才和大數據技術人才的引進和培養，對于現有員工，有必要加大培訓力度，以幫助員工奠定堅實的基礎并不斷提高技能。同時，要主注意大數據管理數據的安全保護，防止檔案資料被黑客竊取和破壞。讓檔案信息資源在大數據環境中發揮重要作用，促進社會進步與發展。

參考文獻

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