淺談高校審計檔案管理與實施

李丹 李想 唐燕

摘 要：審計檔案是高校檔案一個不可缺少的部分，隨著2012年中華人民共和國審計署、國家檔案局第10號令《審計機關審計檔案管理規定》的頒布，對高校審計檔案的管理提出了新的標準和規范，不斷探索高校審計檔案管理工作實踐，盡快提高高校審計檔案管理與利用水平是我們肩負的歷史使命。

關鍵詞：高校;審計檔案;管理

2020年1月2日中共中央總書記、國家主席、中央軍委主席、中央審計委員會主任習近平作出重要指示：審計機關認真落實貫徹黨中央部署，依法履職盡責，扎實勤勉工作，在推動黨中央政令暢通、助力打好三大攻堅戰、維護財經秩序、保障和改善民生、推進黨風廉政建設等方面發揮了重要作用。審計是黨和國家監督體系的重要組成部分。審計機關要在黨中央統一領導下，適應新時代新要求，緊緊圍繞黨和國家工作大局，全面履行職責，堅持依法審計，完善體制機制，為推進國家治理體制和治理能力現代化作出更大貢獻。作為高校審計檔案工作者，我們深受鼓舞，在今后的工作中要牢記習總書記的重要指示精神，高度重視高校審計檔案管理工作，用自己的實際行動助推國家審計事業的發展，把高校審計檔案管理工作做得更細、更扎實，補齊短板，夯實基礎，不斷奮進，不負韶華。

為了規范審計檔案管理工作，2012年11月中華人民共和國審計署、國家檔案局公布第10號令《審計機關審計檔案管理規定》，對審計檔案的材料類別、歸檔范圍、立卷方式、責任人、保管期限、密級和保密期限、存放、信息化管理和銷毀等做出了統一規定。根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》、教育部《高等學校檔案管理辦法》等檔案工作法規，結合高校審計檔案管理工作實際，進一步加強對審計檔案的集中統一管理工作，提高保護和利用審計檔案的能力。

高校審計檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校審計部門或社會審計機關在進行審計（含專項審計調查）活動中直接形成的對國家和社會及高校具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。是國家檔案的組成部分。建立和管理高校審計檔案是高校審計機關的重要任務，是高校審計工作中必不可少的環節。

一、人員編制與基本任務

為了搞好審計檔案的管理工作，我校檔案館設立專職文書檔案管理人員1名，兼職審計檔案管理人員1名負責組織、指導、監督本校黨政辦公室和審計部門的立卷歸檔工作;收集、整理和保管學校審計部門在各項審計工作中形成的全部審計檔案，并負責學校審計檔案的提供利用和統計工作。貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和方針政策及學校檔案工作管理辦法，按照有關規定，對學校的審計檔案定期進行鑒定，準確地判定到期審計檔案的存毀，負責對學校審計機構和社會審計機構在學校進行的審計工作所形成的檔案進行業務指導。

二、審計檔案案卷的基本要求

高校審計檔案的立卷堅持誰審計誰立卷的原則，建立立卷歸檔工作負責制。由學校審計部門指定專人負責文件材料的收集、整理和立卷工作，做到邊審計、邊收集整理，材料真實、完整、有效、規范，審結卷成。在審計項目終結后按照學校立卷方法和規定于次年4月底以前由審計部門兼職檔案員進行歸類整理，經業務部門負責人審核、檔案館專職檔案管理人員檢查后，按照學校檔案管理有關規定進行編目和裝訂，由學校審計業務部門向檔案館專職檔案人員辦理移交手續。審計材料按照結論類、證明類、立項類、備查類進行排列。每一年度執行審計項目計劃所形成的審計材料;每項審計項目所形成的文件材料;每個案卷內重要文件的各種稿本均應收集整理齊全。在立卷過程中要按照文件材料保存價值進行取舍，按照審計項目分別立卷。審計復議案件的材料由復議機構逐案單獨立卷歸檔，審計監督和行政管理兩類文件需要分別立卷，對于與審計報告所列問題無關或未經核實的材料均不立卷。

三、材料的收集整理

學校審計部門確定審計項目后，兼職審計檔案管理員要根據該項目及時制定文件材料的收集整理工作計劃，做好材料收集整理的準備工作。對項目審計過程中的每個審計程序上形成的文件材料進行及時收集，并存放在事先準備好的該審計項目文件盒（袋）中，以備整理、選用。凡審計過程中形成的文件、信函、憑證、筆錄的原件及其復印件，電子文檔、照片、音像材料均屬審計材料的收集整理范圍。不需歸檔的材料包括：與本項目無關的文件材料;未用作審計報告所列問題的文件材料;未經證實的文件材料和重復的文件材料。在審計文件材料的整理過程中要注重文件材料的歷史聯系和實際保存價值，以審計報告所列問題的需要為標準對立卷材料和證明材料進行嚴格鑒別和挑選。

四、審計文件的立卷組合

1.按照職能立卷。區分審計監督和行政管理活動所形成的不同文件材料，分別按各自要求立卷。遇到兩種文件材料相互交叉難以區分時，應認真分析酌情處理，個別文件可在審計和文書兩類案卷中同時立卷。

2.按項目立卷。對需要立卷歸檔的審計材料根據審計項目不同進行立卷，專項審計按照年度進行立卷。

3.按單元排列。卷內文件的排列順序，一般采用單元排列法，應當按照結論類、證明類、立項類、備查類4個單元進行排列，每個單元內再根據不同情況和需要按不同順序排列，一般批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;定稿在前，修改稿在后。

五、審計檔案的保管期限、密級、保秘期限及銷毀

高校審計檔案的保管期限根據審計項目涉及的金額、性質、社會影響等因素劃分為永久、長期（16-50年）、短期（15年）。審計檔案的保管期限應自歸檔年度開始計算。

高校審計檔案的密級及保密期限由高校審計部門根據審計工作保密視線范圍和有關主管部門保密事項范圍的規定確定密級和保密期限，一般為絕密級30年、機密級20年、秘密級10年，保密期限已滿后即自行解密。定密部門可根據審計工作的實際需要按照解密程序向高校保密工作部門提出提前或者推遲解密的申請。

學校審計機關主要負責人應定期發起并主持高校審計檔案鑒定組對已達到和超過保管期限的審計檔案進行認真、系統的鑒定，準確地判定審計檔案的存毀。

六、審計檔案的信息化管理及利用

高校審計檔案一般不對外借閱，但是作為記錄高校日常審計工作內容、方法、措施及效果的重要歷史憑證，對高校審計工作的發展和傳承起著不可替代的作用。在當今數字化大時代背景下，伴隨著計算機科技和網絡信息技術的快速發展，使審計檔案的信息化、數字化建設迫在眉睫，科學編目，推進審計檔案數字化建設，能夠給高校審計機關提供多途徑、快捷、準確的檔案檢索服務，通過將實際分散的紙質審計檔案信息化，使高校審計工作人員可以通過檢索目錄進行快捷查詢、歸納、匯總，實現審計檔案資源的共享利用。

參考文獻：

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[2]倪峰 李世俊 儂艷瓊 楊勇《高校教學檔案數字化建設探析》 蘭臺世界 2016（10）

[3]杜勇 《論高?；n案的價值》 蘭臺世界 2016（10）