新形勢下信息化檔案管理的探討

段利民

摘 ?要：檔案管理是各類型單位中日常管理的主要內容，檔案具有復雜化、多樣化的特點，針對不同類型的檔案開展管理要求也不同，但是檔案的數量和體量是持續增多的，因此提高檔案管理效率十分必要。本文首先分析了檔案管理信息化的內涵，其次分析了新形勢下檔案信息化管理的優勢，最后提出了深入開展檔案信息化管理的策略，以期促進各單位加強信息技術的應用，提高檔案管理效率。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;信息化

在互聯網+新時代背景下，數據信息量越來越大，檔案管理工作也面臨著相應的挑戰。傳統的檔案管理模式已然不適應新形勢的變化。信息化檔案管理模式有助于提高檔案管理效率，檔案的存儲和提取更為便捷，形成管理體系之后，檔案管理也更為容易。

一、檔案管理信息化的內涵

檔案管理信息化是指以計算機技術為基礎，運用數據庫技術、高效掃描等技術手段，變紙質管理為電子文檔、音頻、視頻管理模式，將各類檔案進行規劃和整理。檔案信息化建設是指運用當前先進的信息技術手段，變革傳統的檔案管理模式，提高檔案管理工作的現代化水平，在新時代、新技術、新理念層出不窮的新情況下，重新規劃檔案管理的方法，對檔案信息做到全面的數字化管理模式，這種數字化管理模式，將更有利于對檔案進行查找和提取，提高了檔案工作的服務性價值。

二、新形勢下檔案信息化管理的優勢

（一）適應時代，方便管理

隨著經濟的發展和政治的民主化，檔案信息的用戶群體也逐漸龐大，用戶類型隨之增加，相應的檔案信息的管理方式就要與之適應，采用不同的管理方式。由于現代化檔案信息管理工作對檔案工作人員的要求較高，對企業檔案管理工作進行信息化建設，方便檔案信息的管理以及檔案資源的開發利用。

（二）優化流程，管理可靠

工作人員通過對信息技術的熟悉掌握，很多工作任務都可以借助計算機來完成，保證工作的規范性與科學性，以及采集信息的準確性，從而有效地保證檔案管理的可靠性，為企業的其他工作提供很大的便利，提高企業內部的整體管理水平，為企業帶來更大的效益，促進企業的發展。

（三）節省人力，提高效率

傳統的檔案管理工作從設檔、錄入到存放、查詢、提取，所有的環節都必須由工作人員親自操作完成，一步也不可或缺。這種工作步驟存著明顯的弊端，就是工作任務量大、效率又比較低下。而且傳統的紙質檔案需要工作人員要時時對檔案進行復查管理，需要付出大量的勞動力，信息化的管理則能夠克服這些問題，并提高檔案管理的效率。

三、新形勢下信息化檔案管理的策略

（一）建立規范體系，實現標準化管理

檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。

（二）增強檔案業務人員的信息化意識與能力

要想在檔案管理中更好地應用信息化技術，首先要做的就是轉變檔案業務人員的觀念，幫助相關工作人員樹立信息化的意識。因此，就要采取一定的措施，讓檔案管理的業務人員認識到信息化在檔案管理工作中的重要性，進而提高檔案業務人員的工作積極性，保證相關工作的順利完成。另外，檔案管理部門也可以制定具體的獎懲機制，對于在工作中有良好表現的工作人員進行有效的獎勵，從而激發檔案業務人員的工作積極性，促進信息化技術在檔案管理中的有效利用，為企業帶來更大的便利。

（三）提高創新意識，建立現代化管理系統

檔案管理要適應時代發展特點，將創新意識貫徹到檔案管理全過程中，以便達到檔案管理目的，在管理實踐中不斷優化管理方法，確保企業檔案管理機制是不斷改進的，能為企業運營各階段的檔案管理提供針對性指導。在創新意識的引導下，能促使管理人員從信息化角度出發，采取相應的管理措施，真正達到檔案管理全面開展的目的。并且還要借助信息化技術，建立現代化管理系統，創新管理流程和管理方法，確保檔案管理的時效性，能為企業發展戰略目標的實現奠定基礎。

（四）充分利用檔案信息，提高檔案利用率

在以往的檔案管理中只能完成信息收集工作，在檔案信息資源開發利用上存在不足，由此造成檔案利用率低下。因此，要求相關單位按照以下要求完成檔案管理工作：首先，應建立新的檔案數據庫。企業內部應建立起獨立的檔案數據庫，方便員工在數據庫中查找需要的資料信息，為檔案管理工作高效開展提供基礎條件。其次，要優化服務模式。檔案管理信息資源應用價值的實現在于為企業各項活動的展開提供參考，管理人員在管理信息資源時，要在后臺設置登記界面，明確記錄檔案查閱情況。最后，要深入挖掘檔案信息。為企業提供參考，推動企業改革發展。

（五）加強監督控制，合理制訂工作規劃

為了確保檔案管理工作的有序開展，就要為管理信息化建設進行規劃，制訂科學合理的工作計劃，保證工作按照程序有序進行。首先，要對檔案管理工作的具體操作和流程予以明確的規定，嚴格規范具體操作，并在對管理人員的培訓中予以體現，讓管理人員提升自己的操作水平，同時明確工作的流程，約束工作人員按照規定的流程進行操作。其次，要對操作過程予以監督和控制，防止操作不規范行為，保證操作的規范和工作流程的正確，從而防止信息錄入錯誤和查詢不便等問題。最后，要對檔案管理程序和系統進行養護，尤其是網絡信息庫的維護和管理，要想保持檔案管理信息化建設的持續有效，就要保證信息化建設相關的網絡設備始終保持良好的狀態，維持工作的穩定性，保證信息化建設工作的順利進行。

四、總結

新形勢下，檔案信息化建設及創新是順應社會客觀需求。檔案管理信息化的完成需要結合有關部門的信息化管理工作進程，將現代信息技術在有關單位進行推廣，隨著現代化信息技術的發展，做到將檔案信息資源有效開發和利用，從而使檔案管理人員的素質得到提高、管理水平得到增強，使我國的檔案管理信息化更加快速發展。

參考文獻

[1] ?鐵利.新形勢下企業檔案管理信息化建設探討[J].中國管理信息化，2014，17（15）：55.

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