新形勢下提高教務管理工作效率的策略

王娜

摘 要：教務管理是教學管理工作的核心，具有導向教學，評價教學，服務教學的功能，具有承上啟下的作用，是教學工作正常運行的樞紐。我國的高等教育事業正在蓬勃發展，在不斷地擴招，辦學規模迅速擴大，辦學層次逐漸增多，教務人員的工作量也隨之不斷加大，為保證教學工作的正常運轉，切實提高教務工作效率，提升教務管理質量，就必須進一步完善教務管理。文中將具體對教務管理工作效率的策略進行研究。

關鍵詞：新形勢;提高;教務管理;工作效率;策略

新形勢下，教務管理人員對于提高的的辦學質量發揮著至關重要的作用。教學管理工作是各項工作的核心環節，為教學工作正常有序的開展提供了重要保障，也是教學質量能夠有效提高的重要因素。教務管理人員作為教學管理工作最直接的執行者，他們的綜合素質、管理水平將直接影響教學質量的提升與發展。因此，學校不僅要注重提高師資水平，也要注重培養一批高素質、高水平的教學管理者。

1教務管理工作的特點

高等學校的主要任務是培養人才，教學是高校的中心工作，教學管理是高校管理中的關鍵環節。教務管理工作有其自身的特點：

1.1繁雜性

教務管理工作的每一個環節都是環環相扣的，不僅有教學計劃的制定、教學工作的開展以及教學質量的評估，而且有學籍管理，教師的安排，教室的選擇，學習成績管理等方面要求。除此之外，理解領導的決策安排，然后對具體工作進行調整，顯然，教務管理人員充當一個“中間人”的角色。因此，教務管理工作是極其繁瑣的，教務管理人員的工作量也是較大的。

1.2規律性

高校教務管理工作具有多層次、多序列、多因素的特點，并且富有極強的流動性。雖然在實際管理過程中不斷出現新情況新問題的發生，但是教務管理的大方向還是一致的，在每個學年學個階段每個過程，都重復著大致相同的工作，管理工作需要連續進行，每個環節都是緊密相連的，任何一個環節的疏忽都會影響著整個工作流程的運轉。

1.3政策性

教務管理工作的發展需要不斷貫徹執行政策。在高校日常管理運作中，需要不斷落實關于教育、教師、學生的一系列政策法規。不僅包括學校的政策規范，還包括國家的法律法規，管理者要時刻鞭策自己，不斷學習，提高自身素養，對于最新頒布的政策法規要積極學習，增強領悟能力，同時及時傳遞給學生，做到及時貫徹和積極執行。有法可依，有法必須，執法必嚴，違法必究是高校管理工作全面進行的重要保障。

2教務管理工作的現狀及存在的問題

2.1教務管理工作隊伍的建設有待加強

在高校的教務管理工作人員背景高低不齊，而且教務管理工作人員任務比較繁復，責任比較大，工資也比較少的特征。就比較困難的保證所有的教務管理人員的水平和素質統一，這樣的話，非常大的工作壓力就會導致教務工作人員的流動性提高，就會出現教務工作人員出現不能銜接的情況，給教學工作帶來了比較大的負面作用，而且對于教務工作人員的培訓也不夠及時，沒有及時的科學指導，就會導致教務工作人員在實際的工作環境下變的混亂，就只有更好的做好工作，從中汲取經驗，這樣就會浪費時間和人力。

2.2重視度不高管理水平不一致

雖說大多數高等學府沒有忽視教務部門的管理工作，但相對教學部門來說教務部門仍然沒有受到校方的重視。加之大多院校教務部門的管理人員，多屬于院校內部教職工家屬或子女等五親六眷。還有一部分教務管理人員有的則由教師兼任，有的直接對外招聘年輕的大學生。教務管理部門工作人員的管理能力、管理水平參差不齊。教務部門直接受高校行政部門管轄，往往被校方少數人認為該部門只是些常規性質普通工作。

2.3職責不清分工不明相互扯皮

高校中每天的教務人員工作忙忙碌碌，有的又要安排教學計劃、教學工作，又要完成行政工作，還常常要和院校學生保持聯絡。有的教務管理者在學院可能在教師工作崗位，時常扮演不一樣的角色，學校、學院管理職能疊疊重重交叉現象多，使一些能力強的教務管理人員終日繁忙，反之有的人清閑無事，崗位責任劃不清，具體誰負責道不明，分工不細致，一些事情要么做不好，要么沒人做，等到問題出現，你推我推，教務部門說學院不負責，學院說教務部門太官僚，相互爭吵、扯皮的現象常有。直接降低了高校的管理效能。

2.4對教務管理工作重要性認識不足，缺乏激勵機制

在傳統思想下大多數人都認為，教務管理者們的日常工作就是給教師們提供服務，因此使得教務管理者們大多對自己的工作沒有太大的熱情。與此同時，他們也沒有得到學校方面的重視，學校很少給他們提供交流培訓以及外出進行學習的機會。在評優評先以及評定職稱等這些方面也很少會考慮到他們。對于他們的工作，也沒有制定明確的標準對工作的優劣進行評定，且沒有制定出完善的獎罰機制。這些原因使得教務管理者們大多對自己的工作缺乏熱情，不會進行自主的創新，只是機械的執行著一項項由上級所下發的任務，主動積極參與的意識以及科學的預見性都相對不足。

2.5教務管理人員溝通協調能力缺失

在高校教學管理中，在教務管理中可以起到連左系右，承上啟下的功能，它可以實現日常教學工作的維護。可以說，教務管理人員的工作還包括學生和家長、行政和學術人員等，不只是內部人員。因此，教育管理應具備協調溝通能力和運用現代技術管理的能力。然而，目前的情況，大多數管理者只注重實現管理目標，對工作對象的約束與規定，這就要求他們服從自己的管理，沒有考慮到工作對象的個人困難。

2.6教務管理團隊缺乏穩定性

教務管理工作的過于繁瑣，教務管理制度的不夠完善等原因，使得教務管理人員很難穩定地工作，教務管理人員同樣也缺乏核心力量和優秀領導人，并且一些高校存在不重視教務管理的問題，使其一度喪失工作積極性和主動性，在缺乏成就感的狀況下，團隊不能處于一個穩定狀態，許多人選擇跳槽到其他崗位，管理人員不斷外流，團隊成員變動頻繁。

3新形勢下提高教務管理工作效率的策略

3.1樹立高度的工作責任心，不斷提高自身的思想和業務素質

教學無小事，一有疏忽就可能導致教學事故的發生，影響正常教學。因此，教務管理人員應該明確工作性質，樹立高度的工作責任心，確立為廣大教師和學生服務的思想意識。教務管理人員應該樹立高度的工作責任心，通過進修或培訓努力提高自身的業務素質，尤其是提高外語和計算機應用能力，為正常的教學秩序保駕護航，不斷提高教務工作質量和管理水平，不斷創新并探索科學化的教務管理工作模式。樹立全面為學生服務的思想意識。在日常學籍管理中，依照學生手冊及相關文件政策處理問題時，應多從學生的立場上考慮，從有利于學生的發展出發，在不違反政策原則的情況下盡量維護學生的權益。盡量避免在能為學生處理的情況下，以時效性等理由拒絕為學生服務。在工作方式上，與學生的溝通交流中學會控制情緒，避免受工作繁忙和壓力的影響，把一些負面情緒帶到交流中，給學生一種“臉難看、事難辦”的衙門作風形象。總之，改變高校教學管理制度的剛性，增大彈性;改變學籍管理制度的冷漠性，增加同情性和寬容性;尊重學生的多樣性和差異性，為學生創建寬松、自由、和諧的學習環境。

3.2有效時間利用、溝通與協調等對于提高工作效率的重要方法

提高工作時間的利用效率。“一寸光陰一寸金、寸金難買寸光陰”，在工作時間內，要將時間有效利用，進而高效率完成工作。在繁重的教務管理工作中，管理教師總會因壓力過大而導致工作時間消耗的很快，其實這就是工作效率下降的信號，因此，作為一名優秀的教務管理教師，應將工作壓力轉化為工作動力，調節好心態，不斷地總結經驗，使自身業務水平得到提高，對于自身工作要擬定工作目標，有計劃分步驟進行實施。在執行過程中強化執行力。對于所負責工作要分清主次，將急需完成的工作先處理后再完成常規的工作，這樣才可達到事半功倍的效果。在教務管理工作中遇到問題時，管理教師應需要勤溝通、勤請示，最大限度做到隨時處理并及時解決。避免因處理不當造成的不必要后果，將工作誤差歸零。在工作中，有效的協調與溝通顯得尤為重要。尤其是在指令的上傳下達時，作為教務管理教師一定要做到政令統一，及時、隨時、精確、無誤的傳送信息，與上下級之間通力配合，無縫連接，高質量、高效率完成的工作。

3.3建立有效的考核與獎懲制度，實行責任到人的制度

高校的相關部門在招聘高校教務管理崗位的人員時，要避免短期兼職的情況出現，應努力建立一支長期穩定的教學管理隊伍。同時還應該有有效的薪資、考核與獎懲制度，才能實現職權、薪資待遇、崗位職責的相匹配，才能把教務管理人員的主觀能動性和積極性發揮到極致。此外，為了提高教務員的專業化水平，學校還應該有一套完整的職稱評定機制，以督促教務員不斷提高自身的綜合素質，而不僅僅沉浸于日常的事務性工作之中。

3.4建立起合理的反饋機制

合理的反饋機制是保障激勵機制與高校教務管理達到有效結合的關鍵。在具體的高校教務管理的過程當中，要及時客觀的開展“組內評比”以及“年終評估”等反饋激勵措施。獎懲機制可以包括物質激勵和精神激勵這兩個方面，切實的獎勵可以使得教師和學生心理得到滿足，可以更好地激發他們學習的積極性和工作的熱情，當然一定的懲罰措施也能夠使人進步、發人深省。在高校教務管理當中要學會運用物質激勵和精神激勵和結合的方式，使得教務管理能夠做到獎懲適合，充分的調動起教師工作的積極性。在高校教務管理的過程當中除了要充分調動學生學習的主動性之外更要確保學生學習的積極性。總之，在激勵機制的運用當中，一定要構建起合理的反饋機制，對教務工作人員的工作行為記錄和分析，從而在不同范圍內進行評價。這樣能夠激勵所有的教務管理人員不斷提升自己的工作質量。在反饋機制的構建中，要注意以下兩個方面。一是反饋機制要持續不斷進行，這樣不僅能夠對教務人員的工作進行信息進行及時反饋，同時也起到了良好的監督作用。二是反饋機制要多維度進行，這樣能夠在不同方面表現優異的教務工作者都得到相應的表彰，讓教務管理工作者的工作態度、工作質量、工作方法、工作技巧等多方面的能力均得到提升。

3.5教務系統的有效管理

3.5.1加強高危漏洞的補救，提高教務系統安全性

對于客戶端安全問題，可通過設置復雜密碼來增加被破解的難度，從而降低個人信息被更改的風險;對于數據傳輸安全問題，可通過使用安全軟件檢測嗅探器而及時進行阻止，但由于教務管理系統并非時時刻刻有專人職守，因此不能及時阻止嗅探器的惡意行為，這時，便可通過安裝拓撲設計將網段細分，減少數據包被嗅探的幾率，提高教務系統的安全性，同時，還可對會話進行加密處理，增加密碼被破解的難度;對于服務器系統安全問題，可通過將數據分區的格式設置成NTFS的形式來阻止病毒的蔓延，還可通過安裝防火墻來將病毒進行隔離，同時，應進行入侵檢測和日志分析，幫助我們對網絡的異常、入侵者的瀏覽痕跡進行記錄。此外，我們還應對重要數據進行備份以免丟失等。

3.5.2 建立完善管理制度，使教務管理系統更順利

運行管理制度的完善有助于教務管理系統的各項工作更加順利地進行。配備足夠的、專業的管理人員以使教務工作中信息的錄入能夠更加快速，對于系統中出現的各類問題能夠得到及時的解決。同時，應加大對教務管理系統資金上的投入，使系統內的各系統的應用得以完善，便于對院校更為繁雜的教務工作進行管理。還應優化系統中數據的統計分析能力，增加數據分析結果的表現形式，使其結果更加直觀，使各數據之間的內在聯系一目了然。只有將管理制度進行完善，才能保證教務管理工作能夠達到優質的效果。

3.6嚴格的管理章程與系統的管理制度

高等院校的在校生，大多數性格開朗、想象力豐富、自主意識強，因此，學院要制定詳細的管理制度，各部門要嚴格按照管理章程中的規定執行，主動讓管理教師積極宣傳，讓學生學習與重視學院各項規章制度，強化宣傳教育工作，有利于學院各項工作的有序進行。尤其是教務管理工作，關系到學生學習的現狀與未來，熟話說“教不嚴師之惰”，嚴格的教務管理細則讓學生更加清晰學習的重要性，專業技術水平與未來就業的重要管理系。因此，嚴格的管理章程與系統的管理制度是提高教務管理工作效率的重要途徑之一。

3.6教務管理信息化建設

3.6.1加大信息化系統的投入成本

構建更加完善、優質的教務管理信息系統能夠有效提高教務管理效率，節省人工成本。因此，高等院校可以在專業人才指導下，根據學校自身情況加大人力、物力投入，構建一個更加高效、科學的教務管理信息系統。這樣不但能夠在網絡平臺上實現校內信息、資源的共享，而且能夠有效提高教務管理工作效率。

3.6.2樹立現代化的管理理念

教務管理信息化是建設信息化高等院校管理模式的重要組成部分，因此高等院校應樹立現代化的管理理念，從學校實際情況出發，統一規劃和指導，按照學校的特點探索更加科學合理的教學管理模式，促進教務管理信息化的完善。例如，在信息數據不斷更新的過程中，高等院校管理者應明確各個職能部門及各個院系的職責，指定專人負責，將責任落實到個人，這樣才能保證信息化系統的正常運行，促進信息化教務管理工作的開展。

3.7讓學生參與管理，提高管理意識

隨著教育事業不斷發展，教務管理還面臨著非常重要的問題：如今的學生多為獨生子女，在家長的庇護中成長，對父母非常依賴，缺乏自身的主動管理，對學校的各種規章制度漠不關心。教務員為了讓學生能參與到學校的管理當中，要探索一些提高學生自主性的方法，讓學生積極地參與教務的管理工作，了解學校的各種政策和程序，從而提高學生的自我管理意識。

教務管理是高校教學工作中的一個非常重要的環節，圍繞學校和學院的發展目標，教務管理工作者為應對當前高校的挑戰需要通過努力，樹立高度的工作責任心，牢固服務意識，提高自身思想和業務素質;科學合理安排工作次序，重視學分制的過程管理，充分利用學生資源，建立快速多元的聯系渠道，并處理好同事之間的關系，努力提高教務管理工作的效率，才能更好地提升管理水平，更好地促進學校教學工作質量的提升。此外，學校管理層面給教務工作人員創造寬輕的工作環境，一定的保障和激勵措施，保持一線教務管理隊伍的穩定性也是提高工作效率的必要條件。高效的教務管理對學校教務工作正常開展和教學質量的提高具有重要的意義。

參考文獻

[1] 何畏.運用柔性管理的高職院校教務管理工作探索[J].同行，2016，10：136.

[2] 鄭一龍.當前高校教務管理工作的特點、問題與對策探討[J].亞太教育，2016，15：205.

[3] 蔡天舒.淺析如何提升高校教務管理工作者的素質[J].佳木斯職業學院學報，2016，04：217.

[4] 婁小萍.推動高中教務管理工作創新，提高教務管理水平[J].作文成功之路（上），2016，03：43.

[5] 侯忠坤，石景秀.優化高校教務管理工作的可行性方法探究[A].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——區域發展與公共政策研究學術研討會”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016：1.