科研事業單位經費全過程管理信息化探索

戴經緯 石婉璟

一、科研事業單位經費管理信息化必要性

近年來，國家不斷深化科技體制改革，堅持以人為本理念，不斷推進“放管服”改革，要求不斷給科研人員松綁，破除一切體制機制性障礙，而科研事業單位當前經費管理理念及手段仍然相對落后，報銷繁雜現象普遍存在。因此提高財務工作效率和服務能力，是當前科研事業單位亟待解決的緊迫性任務。而經費管理信息化是提高財務服務能力的重要措施。信息化網絡縮短了業務辦理時間和空間，實現項目經費信息在更廣泛范圍集成共享，有利于提高財務管理和項目管理工作效率。

二、科研事業單位經費管理信息化現狀

（一）收入管理

傳統的收入管理流程是當科研項目經費到賬時，財務管理部門通過紙質到賬通知單（含來款單位、到賬金額、來款日期等信息）通知科技管理部門經費到賬信息；科技管理部門收到相關信息后，進行項目經費分配，郵件或電話通知科研人員辦理項目經費追加事宜；科研人員到科技管理部門領取經費追加通知單（一式三聯），到財務部門辦理項目經費入賬，財務人員根據手續完整的經費追加通知單（科研人員和科技管理部門人員簽字），辦理項目經費收入核算。傳統的收入管理流程效率低下，主要表現在：財務人員、科研管理人員都需要提供紙質單據在不同經辦人員間流轉，有時候紙質單據遺漏或丟失，這些都延長了經費入賬時間；科研人員需要跑多個部門辦理經費追加，有時候經辦人員可能不在，消耗了科研人員的時間與精力。

（二）報銷管理

傳統的經費報銷流程是由報賬人員填寫費用報銷單經過課題組長、科研管理部門、所領導逐級審批后，才能拿到財務窗口辦理報銷。隨著科技創新經費的不斷投入，科研經費體量不斷增加，這種報銷模式已經不能完全滿足各方需求及國家要求。主要表現在：第一，這種報銷模式，報賬人員經常來來回回找各相關人員簽字審批，遇到個別流程環節中審批人出差，整個審批流程將無法進行，不僅浪費報賬人員大量的時間，還嚴重影響了項目的執行進度；第二，這種報賬模式，經常造成報賬人員排隊報銷現象，環境嘈雜，財務人員審核壓力較大，在人員集中的時候容易出現差錯；第三，傳統的報銷模式，財務模塊沒有跟項目預算模塊相關聯，靠人為地去控制項目預算，經常在結題階段，項目支出出現超預算現象，導致大量經費支出調賬現象。

三、科研事業單位經費管理信息化設計

基于以上現狀的分析，設計一套基于項目經費全過程管理的經費管理系統是M研究所當務之急，該系統關聯網上報銷、項目管理、收入模塊，破除以往的信息“孤島”現象。

首先，在收入等管理模塊，將員工、項目管理部門、財務部門關聯起來形成信息共享平臺，流程如下圖1所示。

圖1 到賬經費管理流程圖

以上流程圖的環節說明：1.到賬經費維護。財務人員（出納）建立經費到賬單，可將網銀中到賬經費信息粘貼導入或手工維護，并維護收款的銀行會計科目信息，輔助核算項根據收款信息自動帶出。2.到賬經費分配。科研項目管理人員或者財務人員可以根據任務書、合同直接對經費進行分配，并由財務人員進行分配會計科目信息，包括財務會計收入科目及預算收入科目信息。3.經費認領。財務人員將到賬經費通知科研財務秘書認領后，員工通過待認領經費將到賬經費認領到相應核算賬號，認領申請提交業務審核。4.直接收款。員工將直接收到的款項在系統中建立直接收款申請，將直接收款分配到相應核算賬號，申請提交業務審核。5.生成總賬憑證。財務人員（會計）審核無誤后分配收入及預算收入會計科目信息，審核通過后可生成總賬憑證。

其次，在報銷管理模塊，采用電子化審批手段，流程如下圖2所示。

圖2 報銷審批流程圖

以上報銷審批流程圖的各環節說明：1.建立報銷單。業務經辦人員建立報銷單，逐項填寫報銷信息，提交報銷單進入后續審批環節，系統預先根據審批流程及審批權限自動流轉，無需報銷人員選擇，自動提醒審批人員待批事項，待業務審核完畢打印報銷單提交財務審核。2.業務審批環節。業務審批人員根據本單位財務管理辦法，按照業務事項、報銷金額、核算賬號屬性等條件確定業務審核流程，按照逐級審批方式完成業務審批，審批人核查審批意見、結果，審批通過后進入下一環節，否則退回報銷人員修改后重新審批。3.財務人員審批環節。財務人員核對電子及紙質報銷單，并確認財務會計科目與預算會計科目，可根據需要修改結算方式。4.付款環節。財務出納確定付款日期完成付款，付款完成自動生成總賬憑證。

新型經費管理系統具有如下優勢。

第一，提高了經費全過程管理的高效性和準確性。審批人可以在電腦端和手機端進行各類業務審批，打破了時空的限制，大大提高了業務辦理效率；以往業務經辦人可能需要來回在各個部門間找人簽字，手續不全的還得多次重復勞動，耗費大量的精力在業務辦理上，線上審批使得坐在辦公室就能辦理各種報銷、經費認領等業務，為科研人員節省了時間；對于財務人員，系統根據經費到賬分配信息、報銷填制信息直接生成對應的憑證信息，減少了以往手工制單人為差錯。

第二，提高了經費收支信息的集成與共享。以往經費到賬信息在科研人員、項目管理人員、財務人員三者之間存在著嚴重的信息滯后，財務人員知道了某筆到賬信息，通知項目管理人員，項目管理人員再詢問科研人員，一筆經費從通知到入賬快則一個星期，慢則一個月，嚴重影響了項目的進展和執行。通過共享到賬信息，使得項目管理人員、科研人員都能及時認領經費信息，線上審批后進行會計核算，這種共享信息帶來便捷的同時，也提高了工作效率。以往報銷附件的電子化沒有上傳至數據庫，實行電子化審批后，審批人員基于報銷人上傳的電子附件進行業務審批，這些諸如合同、任務書、發票等信息在報銷人員、審批人員、財務人員之間進行信息共享與集成，也便于日后項目的結題審計，查閱相關報銷憑證。

第三，提高了科研事業單位內部控制的有效性。基于電子化經費管理信息系統，固化了流程，將單位的內控制度流程化、信息化，避免了以往跨環節、缺環節審批后報銷情況的發生，使得內控執行更加有效，嚴肅了財經紀律。此外在報銷環節，報銷人員需要選擇報銷對應的項目預算科目，對于超支預算科目，將提醒項目人員無法辦理報銷，這種系統預算控制模式大大提高了預算管理水平。

四、科研事業單位經費管理信息化的建議

第一，全面梳理單位業務流程，制定相應制度。科研事業單位要在落實中央50號文件精神下，繼續挖掘“放管服”潛力，精簡繁瑣不必要的流程環節，將制度流程完全借助互聯網、大數據等技術固化在信息系統中，以提高辦事效率。

第二，要注重業財融合，頂層設計。經費管理信息系統作為一個單位的獨立子系統，需要與單位其他功能模塊系統具有很好的兼容和集成，達到數據的流轉和共享。在設計經費管理信息系統時，要考慮業務實際，注重財務和科研業務融合，實現各部門各環節聯動，需要做好頂層設計，充分論證。

第三，建立信息化人才隊伍。抽取單位各部門骨干力量組建信息化人才隊伍，加強人才隊伍培訓，學習先進的信息化理念和手段，結合自身的業務知識，打造一支適應時代的人才隊伍，為單位的信息化進程夯實人才基礎。