市政工程檔案采集與管理中存在的問題及路徑

曹俊

摘 要：隨著城市化進程的加快，人們的生活水平得到了顯著的提升，由此，人們對城市環境提出了更高的要求。目前，部分城市的市政工程對藝術性與環保性的重視程度有所加強，但是與實際需求依舊存在一定的偏差。而市政工程檔案作為工程設計的重要信息來源，對市政工程的質量與效果具有重要影響。對此，本文將對市政工程檔案采集與管理進行分析，并針對其存在的問題提出相關的優化路徑，實現市政工程檔案采集與管理水平的提高，進而促進市政工程質量的提高。

關鍵詞：市政工程;檔案;采集;管理;問題;路徑

市政工程檔案作為市政工程設計與規劃的重要數據來源，記錄著城市以往市政工程的信息與資料，由此可見，市政工程檔案信息真實性與完整性的重要性。特別是在各方對市政工程的環保與藝術重視程度日漸提高的背景下，市政工程檔案采集與管理水平的提高尤顯重要。對此，本文將從兩個方面對市政工程檔案的采集與管理進行分析，以當前市政工程檔案采集與管理存在的問題為出發點，對其具體的優化路徑進行探究，以此提高優化路徑的科學性與有效性，進而為市政工程質量的提高提供基礎性信息保障。

一、市政工程檔案管理與收集的重要價值

1.市政工程檔案收集的重要價值

市政工程檔案作為市政工程設計與規劃的重要數據來源，是在城市建設的過程中產生的，其中記錄了城市設施建設的活動狀態。因此，想要通過對市政工程檔案中記錄的資料進行有價值的參考，就需要檔案內容的完整、準確和真實，真實有效的內容記載，才能對工程的施工提供有效的技術支持，以實施更好的城市建設。隨著社會的快速發展，人們的生活質量也不斷提升，城市的格局也發生著巨大的變化，也因此產生了大量的市政工程檔案建立工作。但是，長期以來，市政工程檔案沒有建立一套完整的收集體系，檔案出現零、散、亂的現象，使許多市政工程項目在施工時只能憑借經驗、靠記憶來識別地上地下市政設施、管網，給市政建設帶來了大量的反復和浪費。隨著形勢的發展，這種狀況已無法適應市政建設飛速發展的需要。市政工程的檔案是通過在不斷的城市規劃中收集而來的，因此，市政工程的檔案收集的質量將直接影響市政施工檔案內容的質量。

2.市政工程檔案管理的重要價值

市政工程檔案記錄的內容一般都是在城市工程建設中的城市規劃問題，工程采用的技術或者是一些出現的問題等，對于完善市政工程檔案能夠為城市的規劃建設提供重要參考，有效提升城市規劃施工中的施工質量與效率，還可以通過對成本的控制，進而創造更多價值。

（1）市政工程檔案是城市規劃編制的重要依據

市政工程施工中，往往需要在城市規劃方面進行大量的時間考察，而城市規劃又要通過參考市政工程檔案的資料來進行施工。可見，市政工程檔案將直接影響市政工程的施工，對城市的規劃建設有重要的指導意義，只有依據相關的檔案資料才能實現有效的施工部署;另外對于城市新項目的規劃和舊城問題都需要通過了解城市原來的各項設施才能進行，如，道路交通、管道網、給排水及供暖等問題。尤其可見，市政工程檔案的管理好壞，決定了城市總體的規劃質量。

（2）利于健全市政工程質量保證體系

在市政工程檔案的管理中，我國有相關文件明確指出，在檔案質量不合格時，無法進行工程的完工交付。另外，在建設工程質量相關的管理條例中也明確了相關規定，要求建立健全完善的工程項目檔案，否則會根據檔案的具體質量做出相應懲罰。此外，市政工程檔案管理也要結合目前實施的相關法律法規做出相應的改進，這樣才可以最正確的為市政工程的進行提供最有效的參考方案，才能使工程項目整體的質量有所保障。

（3）為市政工程施工技術管理提供依據

市政工程項目檔案中記載著城市規劃過程中的各個情況，城市規劃相關單位可根據檔案記載內容對基礎設施工程進行具體分析，根據分析結果制定符合工程項目作業、管理所需的實施計劃。如，檔案中道路交通方面記載的技術，能夠為之后在道橋建設中提供重要參考依據，從而能夠通過記載的內容分析確定規劃中的具體方案及實施工藝等。特別是在地下管網和附近建筑群的施工質量上，都可以通過工程技術記載的檔案進行參考。并且，這些新項目工程建設完工后留下的檔案資料，還能為之后的市政規劃建設提供有力參考，這是一個循環的可持續性的發展過程。

二、市政工程檔案采集的問題與優化路徑

1.采集的問題

市政工程檔案的采集存在的問題，主要表現在以下幾個方面：一是采集效率偏低，目前，市政工程檔案的收集與整理更多依賴的是管理人員，管理人員在工程建設期間對工程檔案信息進行記錄與整理，并在竣工驗收階段經由采集部門進行統一的驗收與指導。但是，在實際的檔案信息采集的過程中，由于針對性的檔案采集制度與體系并未建立，使得采集工作的規范性有待提高，進而導致市政工程檔案采集的效率偏低;二是信息完整度偏低，目前，以環境藝術設計為主要內容的市政工程多為政府工程，采用的是先開工后辦手續的方式，在一定程度上增加了檔案丟失或檔案信息不對稱等問題出現的可能性，再加上，針對于檔案采集的法規有待完善，導致檔案采集缺乏約束力與方向指導，使得所采集的方案資料在完整性與真實性上有所欠缺，進而導致檔案資料失去其原有的參考價值;三是檔案采集意識有所欠缺，目前，部分以環境藝術設計為重要內容的市政工程，其檔案采集消耗的時間與人力相對較多，卻對采集人員環境藝術設計的相關知識具有更高的要求，而在實際的檔案采集過程中，存在檔案信息采集人員缺乏專業知識體系，且對資料信息的參考價值無法準確識別，再加之自身檔案信息采集意識的缺乏，使得檔案采集完整性受到一定的影響。

2.采集的優化

市政工程檔案采集的優化，具體包括以下幾個方面：一是健全備案管理制度，科學的管理制度能夠有效約束檔案信息采集人員的行為，以實現檔案采集工作的規范化發展，在市政工程竣工驗收備案管理制度完善的過程中，首先應當嚴格審核制度，引導行政管理部門積極配合辦理工程竣工驗收備案工作，并對檔案采集的各個環節進行嚴格的把控，規范檔案信息采集人員的工作行為，用以提高檔案采集效率的同時，還能促進檔案信息準確性的提高。其次規范檔案采集程序，以市政工程建設的規律為依據，對采集的流程與程序進行逐步的完善，對于大型城市建設工程的檔案采集，應當引導實行階段性、全方位的資料采集，并對驗收后所產生的資料與數據中具有較高利用價值的文件進行悉心整理歸檔;二是協調溝通、健全法規，首先政府與建設行政部門應當加強對檔案采集工作的重視，積極引導各部門進行協作與溝通，特別是規劃、建管等相關部分應當積極參與到市政工程檔案收集與移交工作之中，只有引導各職能部門進行協調合作，才能開拓檔案采集的渠道，促進檔案采集完整性的提高。其次完善法規制度，通過建立明確的追責制度，用以約束采集人員的工作行為，保證市政工程檔案采集規范性的提高;三是培養檔案采集意識，檔案采集工作對工作人員態度與認知的依賴度較高，在強化檔案工作人員采集意識的過程中，首先應當強化培訓，引導檔案采集人員按照專業標準規范工作行為，并通過學習新方法、新技術的方式，促進自身檔案采集工作能力的提高。其次強化監督管理，檔案采集人員應當對工程各個環節的數據、模型等進行監督與指導，積極協助完成項目單位文件資料的收集與編制。最后強化宣傳指導，引導相關部門認知到檔案采集與整理工作的重要性，并未優秀的檔案工作者進行表揚，以提高檔案采集人員的工作熱情。

三、市政工程檔案管理的問題與優化路徑

1.管理的問題

市政工程檔案管理的問題，主要表現在以下幾個方面：一是管理水平偏低，在市政工程建設中，由于相關部門對檔案管理的重視程度較低，使得實際的檔案管理工作存在管理手段落后、管理環節冗雜等方面的問題，導致市政工程檔案存在參考利用價值偏低、真實度偏低等方面的問題，此外，信息化程度較低也是管理水平偏低的一個具體化表現，隨著信息化時代的到來，信息化的檔案管理成為其發展趨勢，但是，由于資金與人力上的限制，使得部門市政工程檔案管理缺乏現代化的硬件設備，進而影響到市政工程檔案管理水平與質量;二是法規制度力度偏低，目前，我國的已經存在約束檔案管理行為的規章制度，但是，在實際的檔案管理過程中，存在執法不嚴、執法力度偏低以及責任認定不明確等方面的問題，再加之健全行業標準的缺乏，在一定程度上增加了檔案管理工作的難度，對檔案管理水平的提升產生一定的阻礙;三是管理技能不足，隨著時代的發展，市政工程檔案不再局限于紙質檔案，電子文件、模型以及音像資料等成為重要檔案形式，在一定程度上降低檔案管理工作難度的同時，對檔案管理人員亦提出了更高的要求，但是，在實際的檔案管理過程中，市政工程檔案管理人員存在專業素養偏低、檔案管理認知不明等方面的問題，導致市政工程檔案管理存在較多的問題。

2.管理的要求

市政工程檔案管理的要求，主要表現在以下幾個方面：一是檔案管理的及時準確，市政工程檔案作為工程項目設計的重要參考，保證其完整、及時以及準確的重要性可想而知，對此，在市政工程管理的過程中，應當立足于提高檔案數據的完整性、及時性以及準確性，其中完整性的保證以監督檔案收集的各個環節為基點，保證檔案數據與實際情況向貼合，并在此基礎上引導檔案工作人員對工程檔案進行及時的歸檔與調整，進而實現檔案管理及時性、完整性以及準確性的提升;二是檔案管理的標準化，標準化作為檔案管理的基本要求，將之具體到檔案管理之中，主要表現為檔案收集、整理以及歸檔等工作應當以檔案管理標準為重要依據;三是檔案管理的延續性，主要是指為保證市政工程檔案價值的延續性，檔案管理應當以維系工程檔案的可調余地為重要工作內容，以實現市政工程檔案利用價值的長久性;三是檔案管理的自動化，隨著時代的發展，市政工程檔案管理的工作量逐漸增大，工作流程的繁復性也有所提高，傳統的人工操作已經無法保證檔案管理的準確性與效率要求，對此，市政檔案管理應當以自動化的實現為優化目標，通過構建計算機管理體系，實現檔案管理效率與利用效率的雙向提高。

3.管理的優化

市政工程檔案管理的優化，具體包括以下幾個方面：一是信息化檔案管理的建設，在信息化檔案管理建設的過程中，首先應當對傳統檔案館內利用價值偏低的資料進行過濾，經過對比分析對利用價值較高的檔案進行掃描，并建立信息檔案目錄，同時還應當將目錄與內容進行關聯，以提高用戶使用的便利性。此外，針對不同的地區提出的信息化發展方向應當有所差異，對于經濟發展水平較高的地區，可以率先發布信息化的建設任務，并應當當地開發檔案管理軟件和布設檔案管理局域網，對于經濟發展水平較低的地區，可以先引導其構建信息化建設的外在條件，之后再分階段完整信息化的建設;二是健全檔案管理的制度，首先是應當訂立管理技術標準，主要包含軟件與硬件的施工標準。其次是管理流程的規范，適當減少檔案管理的業務流程，促進檔案管理的層次化發展，同時，還應當增強檔案管理的幅度與強度，以實現檔案管理效能的提高。最后健全運行機制，通過構建健全的運行機制，實現以國家檔案局為首，各地檔案管理為分支的管理體系，形成由上至下的檔案管理評價體系以及檔案管理制度，引導檔案管理人員嚴格按照法律法規執行管理工作;三是管理人員專業素養的提升，目前，無論是信息化的檔案管理，還是傳統人力操作的檔案管理，皆以工作人員為依托，管理人員的專業知識體系以及操作能力對檔案管理工作的成效具有直接影響，對此，在市政檔案管理優化的過程中，首先應當強化對管理人員的理論知識培訓，引導管理人員充分的認知到現代檔案管理的重要性以及其與傳統檔案管理的區別，為后續的檔案管理提供重要的知識保障。其次操作技能的培訓，通過定期培訓的方式，保證管理人員的操作技能與時俱進，加深其對現代化檔案管理理論知識的理解。

結束語

綜上所述，隨著時代的發展，信息化的檔案管理成為現代檔案管理的發展趨勢，特別是在市政工程檔案采集與管理繁復性逐漸提高的背景下，檔案采集與管理的優化成為必然趨勢。在實際的優化過程中，相關部門應當立足于當地實際發展情況，以信息化市政工程檔案為方向，對檔案采集與管理的制度、人才培養等進行調整，促進市政工程檔案采集與管理水平的提高。

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（作者單位：廈門市政工程有限公司）