高校財務網上預約報銷模式存在的問題及對策分析

■唐龍新

一、高校財務網上預約報銷模式現狀

與傳統紙質傳遞、面對面報賬模式相比，現行網上預約報銷流程基本是：（1）報銷經辦人登陸網上預約自助報賬平臺；（2）根據原始憑證經濟業務，填寫報銷單并打印；（3）由經費審批人簽字后，投遞至專崗報賬人員進行初審；（4） 報賬人員初審報銷單據：通過，接收報銷憑證；不通過，告知原因或修改事項并退回；（5）報賬人員完成審核制單；（6）會計復核：通過，傳遞至出納支付；不通過，退回審核人員；（7）出納實現網上支付。

結合實際工作經驗，現行網上預約報銷模式，初步提升了財務信息化手段，給財務報銷工作帶來了積極的作用。與傳統報賬模式相比，現行網上預約報銷方式為報銷經辦人提供了一個清晰、直觀的報賬框架。報銷人能夠準確地選擇報銷業務類型，如日常報銷、借款、差旅費報銷、薪酬領款等，進一步減少了錯填單據的情況。報銷人能夠根據網上預約報銷系統關聯的后臺財務大數據錄入報銷單，如支出經費、業務經濟分類、收款人（單位）及銀行賬號等報銷信息，減少報銷人與財務人員手工填寫大量會計憑證信息，降低錯誤填寫的概率，進一步提高了財務報銷的準確度和效率。報銷人能夠查詢了解項目經費的預算支出執行情況，實現項目經費預算指標控制與超支控制，避免報銷人超預算額度、超資金總額報銷，進一步促進了項目資金的預算管理。

在一定程度上，網上預約報銷提高了財務信息的質量，減少了因報銷單據填報問題，反復往返財務部門的現象。但是，從現行網上預約報銷的流程上看，在經費審批人簽字、報賬人員初審以及會計復核環節都可能存在“反復報銷”的情況。從根本上解決高校財務“報賬難”、“排隊長”等問題，財務網上預約報賬流程仍存在繼續優化改善的空間。

二、現行財務網上預約報銷模式存在的問題分析

1.報銷規定瑣碎，信息不對稱導致退單率高。

近幾年，高校資金不斷擴張，資金來源渠道繁多，各類資金都附有專門的資金支出使用管理辦法，報銷規定存在不一致性，未能全面系統地根據各類資金性質與管理辦法，梳理出一套流暢的財務報銷審核流程。在網上預約報銷中，未能提供充分的提示或指導，報銷經辦人不熟悉政策規定，不了解審核關鍵點，導致報銷單據不符合審核手續而退單。另一方面，為了加強高校資金監管，規范資金使用，上級主管部門會不定期更新出臺一系列財務報銷規定，如重新修訂的差旅費、會議費、培訓費、因公出國報銷等制度規定與解釋，這些新的財務報銷規定相較“舊規定”，往往存在較大的差異，讓報銷經辦人熟悉了解需要一段時間。報銷規定更新產生的信息不對稱性，導致報銷單據不符合審核規定而退單。進一步加劇了網上預約報銷的退單率，報賬效率未能得到有效提高。

2.缺少審核前網絡初審，“反復報銷”現象嚴重。

目前高校財務報銷在預約申報和出納支付環節實現了網絡化，審核環節仍停留在現場辦公，報銷經辦人需將報銷憑證投遞至報賬員處。因此，只要報銷單據存在審核問題，就會出現“反復報銷”的情況，出現報銷經辦人反復往返財務部門的現象。為了提高財務報銷服務水平，有些高校財務部門設置了初審收單環節，但由于報銷業務量大，現場報銷隊伍長，報賬人員往往只能針對報銷關鍵點進行初審，無法兼顧所有審核細節。在后續審核制單環節，報賬人員發現報銷憑證缺材料、補手續等問題，仍需要報銷經辦人到財務處取回單據，完善報銷手續后再次送回財務處。另外，在這一環節，實行網上預約報銷后，報賬人員一般通過電話反饋單據審核問題，但在實際工作中，電話溝通易產生誤解，信息溝通不暢增加了報銷時間成本，降低了報賬雙方的工作效率。因此，無法從根本上解決“反復報銷”問題，有效緩解報銷人反復往返財務部門報銷的現象。

3.網上審簽功能不完備，審批流程復雜且耗時長。

高校經費支出審批流程比較復雜，不同經費類型、不同開支金額，需要履行不同的簽字審批流程。涉及專項經費審批、科研經費審批、基本建設經費審批、設備采購審批、零星修繕或維修審批、差旅費審批、大額財務事項審批等各類經費開支審批事項。然而，目前網上預約報銷還未完全實行網上簽批功能，報賬人員仍需線下“跑腿”，完成所有紙質報銷憑證簽字審批后，提交至財務部門。部分經費開支事項需要多個部門聯合審批，或者校領導審批，報銷審批手續會受到簽批人的時限與空間制約。如，在實際報銷過程中，經常會碰到簽批人開會或者出差，簽批人辦公地點分散，甚至存在多校區辦公等情況，報銷經辦人完成所有簽批程序“跑腿”現象嚴重且耗時較長。經費簽批后，如果報銷業務存在審批問題，又要進行新一輪的“跑腿”簽批程序。這無疑加劇了“報銷難”、“報賬效率低”的現象，進一步制約了財務網上預約報銷服務水平的提升。

4.數據共享水平低，制約財務報銷信息化建設。

高校財務信息化平臺相對獨立，未完成與業務相關部門的信息軟件對接，存在“信息孤島”的現象。一是無法有效實現數據共享。財務信息只是高校信息數據傳遞中的一個部分，各業務部門信息系統與財務信息系統無法做到協調統一，通過財務信息化平臺，實現報銷數據傳遞共享難度較大。二是無法真正實現業務整合。報銷業務本身同質化現象嚴重，特別是實驗耗材、差旅費報銷占據了大部分報銷工作量，未充分實現“財務+”信息化平臺建設，整合報銷業務，統一采購，緩解財務人員重復性報賬的現象。加之，部分網上預約報銷“拆單報銷”現象得不到有效控制，依賴人工審核度仍然較高，報銷業務量有增無減。進一步影響財務網上預約報銷效果，財務報銷信息化建設有待進一步加強。

三、對策及建議

1.建立財務報銷審核標準化模式。

財務報銷審核標準化模式需要完整、統一的報銷審核流程作為基礎。首先，在報銷規定上，形成系統的審核報銷制度。及時根據各類資金管理文件以及報銷規章制度，梳理審核關鍵點，整合“碎片化”的報銷規定，分類制定出報銷審核固定模板；減少分歧與信息不對稱，使報銷人更加充分地了解財務審核手續，更加精準地申報報銷業務，降低報銷退單率。其次，在審批程序上，構建清晰流暢的審批流程。簡化復雜的審批手續，根據業務類型，形成審批流程圖，使報銷人明確每個審批環節的審批人與審批事項。最后，依托信息化手段，將標準化后的財務報銷審核模式嵌入網上預約報銷系統中，通過系統控制、財務信息關聯、選擇，提高網上預約報銷的準確度，進而提高財務網上預約報銷的效率。

2.優化財務網上預約報銷流程。

網上預約報銷作為財務工作的基礎，報賬效果如何直接關系到師生乃至領導對財務部門的評價。基于現行財務網上預約報銷模式，依托現有比較成熟的財務信息化系統和技術，提出優化報銷流程的幾點思考。一是，在報銷人填寫報銷單環節，提供影像化功能，報銷人將報銷單據掃描或拍照，上傳至財務報銷平臺，實現報賬人員線上初審。二是，搭建線上“物流”平臺，根據報銷人網上預約報銷的單據，自動派單至每個報賬人員審核，實現線上收單退單；并提供報銷人跟蹤報銷單據的實時狀態。三是，完善建立網上審批流程，將電子報銷單據通過線上流轉至審批人進行網上簽批。四是，在最后出納支付后，建立會計電子化憑證檔案庫，致力于最終實現財務報銷無紙化。

通過網上初審、網上簽批功能，將報銷審核環節前置，報銷單據在線上完成初審后再進行投遞，提高了報銷單據的審核有效性，大幅減少了報銷人反復往返財務部門的次數；降低時間成本，緩解財務“報賬難”、“排隊長”的現象。同時，審批流程、報銷憑證形成電子化檔案，整個報銷狀態網上有跡可循，方便報銷人動態查閱。隨著我國電子會計檔案管理制度的不斷完善，最終實現財務報銷無紙化，財務報銷“零跑路”。

3.加強財務信息化建設。

加強對財務信息化系統的維護，保障各個系統正常運轉、財務數據互通。在此基礎上，進一步優化系統配置，提供網上預約報銷咨詢服務，加強報銷人與報賬人員溝通交流；提高數據匹配關聯度，保障報銷人填報報銷信息、審批流轉準確流暢；開發移動報銷功能，報銷人通過手機客戶端即可實現預約報銷，真正實現不受時間與空間的限制。同時，在保證信息安全的情況下，依托高校智慧校園建設，通過加強財務信息化建設，推動部門間協調合作，實現財務信息與人事、學生、科研、資產、后勤等其他職能部門信息的互通對接，多部門信息共享。打破財務“信息孤島”，全面對報銷業務進行集成共享，減少報銷人重復提供報銷材料；推進同質化報銷業務整合，統一支付；通過完善建立“財務+”信息化系統，不斷提高財務審核報銷效率與服務水平。

4.加強定期培訓與宣傳。

隨著高校事業迅速發展，財務報銷服務也順應趨勢不斷地轉變，對財務人員提出了挑戰，更何況非財務專業的報銷人員。財務部門應定期對財務知識及報銷規定進行培訓或宣講，包括原始單據粘貼、報銷審核手續、審批流程、以及報銷規章制度、經費使用范圍等，使報銷人在更新了解相關的政策法規，熟悉報銷業務流程，從而提高財務報銷的效率。設立專項基金，為各部門、各學院及課題組配備專職財務助理，讓“專業的人做專業的事”，搭建起財務部門和報銷經辦人溝通的橋梁，協調解決雙方間意見分歧。同時，財務部門應加強自身財務人員培訓與學習，打造一支具備高素養的標準化財務人員隊伍。財務報銷模式不斷改革，將財務人員“推”到工作“一線”，有助于加快財務人員加快提升專業素養。在復雜多樣的實務工作中，不斷磨練本領，提高專業水平，節約報銷人財務報銷的時間成本。

四、結語

高校財務網上預約報銷模式的優化與改革，旨在通過實現網絡審核報銷，提高報賬效率，進而提高財務服務水平，更好地為學校事業與科研服務。因此，從服務層面出發，在不斷探索優化財務網上預約報銷流程的過渡時期，應結合實際，適當保留傳統報賬模式，根據報銷效果，逐步完善建立財務報銷信息化，最終實現網上報銷全覆蓋。