互聯網+時代企業檔案管理的難點及對策

劉燕軍

【摘? 要】企業的發展與壯大離不開社會主義經濟的快速發展和科學技術水平的不斷提高。隨著社會經濟的不斷發展和企業經營管理的改革與創新，傳統檔案管理模式已不能滿足企業現代管理的需求。同時，互聯網+時代的日益進步和深度應用改善了企業的經營與管理水平，而實現檔案管理信息化并挖掘檔案信息價值，對企業的發展尤為重要。文章在分析企業檔案管理工作現狀的基礎上，結合信息化手段，探討了優化企業檔案管理工作的有效路徑。

【關鍵詞】互聯網+時代;企業檔案管理;難點;對策

1企業加強檔案管理的意義

企業在生產實踐與經營管理中，真實具體反映企業的實際狀況，更多的需要企業檔案資料的支持，對于企業檔案來講不僅是一份簡單的資料，其作為企業資源重要的組成部分，能夠為企業未來的發展提供重要的依據。檔案的良好性主要表現在人力資源細節信息記錄完善，能夠使得企業根據這些檔案來對企業進行良好的管理，例如員工職位調動等，保證企業能夠對相關人才進行合理地運用，從而使得企業在未來得到更好的發展。良好的檔案管理還能夠有效地增強企業相關知識以及技術的儲備，使得企業的知識產權以及機密文件得到有效管理，為企業未來良好發展提供保障。良好的企業檔案管理還能夠使得企業在發展過程中逐漸增加風險抵抗能力，在有相關法律糾紛過程中能夠有實際的證據，從而保證企業的合法權益。總的來講，良好的檔案管理能夠使得企業得到更好的發展，獲得更大的經濟效益以及社會效益。

2互聯網+時代企業檔案管理的難點

2.1缺乏建立檔案管理信息化的意識

作為一個經濟組織，企業將利潤最大化作為所有業務活動的終極追求。這也導致部分企業領導者對檔案管理工作產生偏見，認為檔案管理不像生產、銷售或技術研發一樣可以直接產生經濟效益，因此他們很少花費精力關注檔案管理工作，更不會對檔案管理進行投資。可以預見，隨著企業的轉型升級，后續必然出現存檔設備過時、檔案管理人員短缺等問題，然后又會衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高，影響檔案管理工作效率的問題。此外，除了企業領導層缺乏對檔案管理的重視及創新觀念，企業檔案管理人員意識不強也是制約檔案管理信息化水平提升的關鍵因素之一。一方面，檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理就是對信息進行采集和整理，崗位可有可無，工作積極性不高。另一方面，一部分檔案管理人員的信息素養較低，缺乏對檔案管理信息化的認知，認為檔案管理就是對紙質資料的整理歸檔，既不熟悉現代信息技術，更缺乏對檔案大數據支持企業經營管理重要性的認知。由于領導層和檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認知，因此進一步放緩了企業檔案管理信息化發展的進程。

2.2管理模式不恰當

企業檔案信息化建設中管理模式的選擇很重要，不同類型、不同生產結構的企業選取的管理模式是不同的。有很多企業盲目跟風，并沒有考慮企業自身的特征，使得最終檔案信息化建設存在很多的安全隱患。在信息化的數字檔案中，載體與信息是相互分離的，這雖然提升了編輯修改的便捷性，但卻增加了檔案信息的安全隱患，數據信息很容易被篡改，并且很難查出來是誰篡改的，很容易為不法分子提供便捷，很難保證信息的安全可靠性。管理模式的錯誤選擇使得檔案信息的安全性受到威脅，甚至可能使企業的重要信息數據外泄，阻礙了企業的全面平穩發展。

2.3企業檔案數字化率不足

大數據時代首先應以數據為基礎，形成數據庫再進行挖掘、分析。但是，在企業檔案資源質量層次上還不一致，影響因素主要有：企業整合信息資源時向各專業進行收集，豐富了檔案種類，但增加了有效資源的篩選工作量，降低了檔案質量;再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應增大，整合、分析工作難度增加，因此提升檔案資源質量是一個需要關注的問題。

3互聯網+時代企業檔案管理對策

3.1提升檔案管理人員自身素質，培養并強化檔案管理人員信息化意識

現代企業信息化建設的關鍵在于緩解人才缺乏的問題，企業檔案管理信息化建設要從源頭，即加強技術人才隊伍建設著手解決。具體可從以下幾個方面進行改進：一是增強企業管理層和檔案管理人員的信息化意識。企業管理層要充分認識到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設的基石，因此企業要引進一批計算機水平高、熟悉檔案信息技術的專業人才。要培養檔案管理人員的信息化意識，只有具備了較好的意識，檔案管理人員才會自覺地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時，要充分考慮人員后續的崗位適應性及軟件系統應用等問題，要根據檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設一支與企業轉型升級相適應的現代檔案管理信息化人才隊伍，有必要為此類人力資源提供優良的條件。三是加強崗位培訓。企業可以根據自身需求和信息化技術更新發展狀況，定期舉辦信息化技術應用培訓班，平時也可以發送各種檔案管理信息化技術和理論、案例資料等，督促檔案管理人員學習和借鑒，提高他們的業務素質。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計算機的能力，提升管理人員學習的積極性，鼓勵他們積極參加企業舉辦的信息教育培訓，增強自身對檔案安全保護意識，并不斷提高專業知識水平和工作效率。

3.2科學構建一體化的管理體系

為了更好地保證企業檔案信息的正確和流通，實現檔案歸檔的準時精確，提升檔案內容的完整性，企業有必要構建一體化的檔案管理系統。首先要重視檔案管理平臺的信息化建設，有移動互聯網的加持，平臺的建設會簡單很多，平臺建立的準則除了便捷性、統一性之外，還要重點關注安全性，信息的安全性是企業建設信息化平臺的基本要求。平臺的建立能夠很大程度解決軟件的不兼容問題，保證各個部門信息傳輸的相通性和有效性，一體化管理體系平臺的建立能夠實現檔案處理的及時性，規范檔案信息處理的流程，員工也可以通過平臺來進行監督，保證工作的積極性。

3.3檔案信息數字化發展

檔案信息數字化是檔案發展的重要一步，是檔案資源從紙面到流動起來的數據的重要一步。建立檔案信息化資源利用制度，實現檔案資源收、管、用全過程的規范管理，讓信息化與工業化兩化融合在檔案工作中充分實現。建立數據定向開放，有序利用，安全保存等方面的制度，促進檔案信息資源的共享利用，真正讓企業收集有用的資源、充分利用需要的資源。

結束語

總之，在移動互聯網時代，企業檔案信息化建設是社會發展的常態，檔案信息對于一個企業來說十分重要，因此信息化建設的時候每一個環節都要仔細推敲，確保將每一個問題都扼殺在萌芽中。企業在進行檔案信息化建設的時候要注重過程中出現的問題，尋求最合理的方法解決問題，保證檔案信息在收集、存檔、傳輸、歸檔、查詢等各個環節都處于安全便捷的條件下。要想真正實現檔案的信息化建設，企業就必須不斷提升自己的信息技術水平，提升信息建設的速度，提升數據使用的效率，只有打好這些基礎才能最大化地保證檔案信息的安全，高效利用，從而從根本上提升企業的管理水平，促進企業長遠健康發展。

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