基于數字化校園環境的高職院校檔案信息化建設分析

摘要：高職院校檔案信息化建設有利于推動高職院校發展，是推動高等教育發展的關鍵途徑。近年來，我國絕大部分高職院校已經覆蓋數字化，為其實現檔案信息化建設奠定了堅實基礎。在數字化校園環境下，高職院校檔案信息化建設具有重要的意義。因此，筆者以高職院校檔案信息化建設的意義為切入點，探討數字化校園環境下高職院校檔案信息化建設路徑。

關鍵詞：數字化校園環境 高職院校 檔案信息化建設

目前，科學技術快速發展，我國已經進入信息化時代，這給傳統檔案管理帶來嚴重沖擊，但也給其發展提供機遇。檔案數字化指的是，通過各種數碼設備實現數字化加工紙質檔案的目標，將其轉變為可以被計算機處理的文本，實現資源共享目標。近年來，各大高等院校已經建成校園網，實現了檔案信息化管理，因此未來檔案中數字化是主要的一種形式。由此可見，高職院校檔案信息化建設就成為當前檔案管理人員關注的重點課題。[1-2]

一、高職院校檔案信息化建設的意義

檔案數字化最基本的原則就是實現檔案信息資源共享目標，提供更加快捷、方便以及準確的應用。在數字化校園全面推進這一大環境下，網絡化管理已經不是設想，其正在一步步成為現實。

（一）強化利用與保護傳統紙質檔案

隨著我國高職院校人數增加，產生的檔案越來越多，若這時仍然應用傳統的人工錄入檔案模式，則很難滿足當前時代發展的需要，加之紙質檔案保存需要占用較大的空間，且不便于查找，甚至容易出現腐蝕問題，因此必須強化檔案信息化建設。[3]與此同時，人工記錄檔案信息很容易出現檔案記錄錯誤的問題，最終可能出現檔案內容失真的情況，并不能提高檔案管理質量，也無法提高檔案管理效率。而檔案信息化建設則可以在傳統檔案管理技術上結合信息技術管理檔案，降低了人工失誤問題，同時保證檔案的真實性，發揮了計算機的作用進行統一管理，避免出現紙質檔案管理保護不到位、檔案損壞、遺失等問題。因此，從整體來看，檔案信息化建設改革了傳統檔案管理模式，強化利用與保護傳統紙質檔案。

（二）推動校園數字化建設

就學校數字化角度分析，檔案管理信息化是重要的一部分內容。數字化環境下，高校檔案信息化建設一定程度上提高了檔案利用率，且在信息手段背景下學院現代化形象不斷提升，與政府以及社會對高職院校整體發展要求相符。[4]

（三）提高檔案管理效率

在傳統檔案管理模式下，高職院校檔案管理以紙質檔案管理為主，給工作人員查詢以及借閱檔案帶來不便。與此同時，保存以及管理紙質檔案需要耗費大量的人力物力，若管理不到位則很容易出現紙質檔案混亂的問題，且不利于開展信息統計與信息交流工作。因此，高職院校在檔案信息化建設中需要發揮信息技術作用，實現快速錄入檔案信息的目標，且后期可以反復利用檔案，也可以進行修改與保存，最大限度地提高了檔案管理效率。

二、高職院校檔案信息化建設現狀

（一）檔案管理人員綜合素養有待提高

檔案管理人員具備先進技術水平以及專業知識是信息檔案化建設的前提，由于部分高職院校在信息化管理方面投入不足，加之缺乏信息化管理硬軟件，因此檔案管理人員在實際的工作中仍然以傳統方法與思想開展各項工作。還有部分高職院校雖然投入了一定資金，但是檔案管理人員專業技能缺乏，因而同樣無法實現檔案管理信息化的目標。可見，高職院校需要加大力度培訓檔案管理人員，逐步提高其綜合素質。結合目前高職院校的情況來看，由于缺乏綜合素養較高的人才，且緊缺檔案信息處理復合型人才，最終阻礙高職院校檔案信息化建設進程。

（二）缺乏配套的法律規范與制度

檔案管理工作的標準化、規范化是檔案信息化的基礎。然而，當前大多數高職院校均各自為政，如部分高職院校參考的本科院校，也有的遵循企業檔案管理規范。由于沒有與高職院校條件相適應的統一規范與管理標準，因此各類檔案著錄細則相容性不高。[5]同時，當前我國在檔案信息化建設的方面并沒有健全的法律法規，使其缺乏綱領性文件。檔案管理缺乏配套的制度與規范，給高職院校實現檔案信息化建設帶來諸多挑戰。

（三）檔案信息資源利用與開發處于滯后狀態

部分高職院校仍然以傳統的檔案管理方法為主，在具體的工作中僅簡單地整理檔案，被動提供借閱、查閱等業務。受到管理人員整體專業技能水平不高以及缺乏基礎設施的影響，很難開發檔案數據庫。部分學校雖然已經形成數據庫，但是大部分以條目數據庫為主，全文檔案信息所占比重不高，僅可以單一檢索查詢，并不能滿足用戶多樣化的需求。

三、數字化校園環境下高職院校檔案信息化建設路徑

（一）加大力度培養檔案管理復合型人才

高職院校要想提高檔案信息化建設效率，前提就是深刻認知人才培養目標。檔案信息化建設需要通過檔案管理人員完成，這就意味著檔案管理人員的綜合素質對檔案信息化建設產生深遠的影響。因此，高職院校要加大力度培養檔案管理復合型人才，保證其在具備檔案管理專業知識的基礎上靈活應用計算機技術。[6]在實際的工作中，可通過兩方面培養復合型人才：一方面，提高檔案管理工作人員檔案管理能力，定期組織相關培訓與考核，調動工作人員學習先進管理理念的主動性，提高其業務能力;另一方面，提高檔案管理人員信息管理能力。與全國各高職院校合作構建一個統一的交流平臺與信息化管理培訓平臺，結合本院情況提高自身現代化信息管理能力與現代化信息技術，提高檔案管理效率。

（二）轉變傳統理念

檔案信息化建設工作人員的思想，在一定程度上決定了信息化建設質量。因此，實現檔案信息化目標的前提，就是改變這部分工作人員落后的理念，增強其檔案管理意識。因此，必須提高工作人員對檔案信息化建設重要性的認識，發揮其領導帶頭作用，加大力度宣傳檔案信息化建設，通過各種文化活動強化檔案工作人員以及大眾對其的理解，吸引各行業技術人才，為實現檔案信息化建設奠定基礎。

（三）健全檔案信息化建設工作規范

高職院校建設檔案信息化應以數字環境要求為基礎，制訂可以適應檔案信息化建設的工作流程與制度。制訂統一的工作流程與規章制度，除了可以避免檔案信息化建設存在無序狀態之外，還可以避免出現大量工作量增加的問題。如此，才能應用各種制度規范管理人員在檔案不同階段的行為，利用收集、管理等環節建立相對應的工作流程，使數字文件檔案在流轉過程中進入不同環節中，實現自動化管理檔案的目標。

（四）強化檔案安全建設

信息檔案安全屬于重點工作，其直接關乎檔案事業的穩定發展。若不能保證其安全性，勢必會阻礙檔案信息化建設的發展。這就需要國家在強化檔案信息化建設中，提高對檔案安全建設的重視程度，采取有效的措施保護檔案安全。比如，可以通過強化防火墻技術達到抵御病毒入侵的作用，營造安全的檔案信息化管理環境，便于檔案丟失后可以及時恢復，避免造成巨大損失。

（五）積極開發與應用檔案管理系統

在建設數字化校園環境中，高職院校各職能部門都會形成特色的辦公自動化系統，即在統一的平臺下辦公，給高職院校檔案信息化建設提供有利的條件。[7]比如比較常見的就是OA辦公自動化系統，這些系統中保存了大量需要保存的電子文檔，因此要想實現統一體化管理目標僅需要一個數據接口。由此可見，高校應統一設計這些檔案管理系統與應用系統。這時，學校各個部門產生了電子檔案后通過各自數據接口進入檔案管理系統中，由檔案管理系統進行采集、處理以及分類等工作，最后形成符合要求的電子檔案，為檔案管理人員查找檔案提供便利。可見，高職院校要加大力度投入檔案信息化建設，促進檔案管理系統與其他應用系統無縫對接，建立更為完善的信息體系。

（六）強化建設信息化平臺

高職院校檔案信息化建設的前提是具有先進的檔案管理理念、校園網、數字化信息資源，同時還要有信息化技術、政策以及標準。從具體的實施標準來看主要有兩點：一方面，發揮先進信息設備的作用并充實設備，以互聯網的MIS應用為基礎通過系統在學校內部實現網絡處理信息、信息共享等工作，若資料為非保密性質，則可以隨時在系統上查閱，實現檔案共享目標;另一方面，數字化管理檔案，分類整理檔案，嚴格按照最新要求編排統一目錄，讓其朝著標準化、規范化方向發展，促進檔案管理數字化。[8-9]

四、結語

高職院校檔案信息化建設不僅屬于高職院校數字化重要的一部分內容，還是衡量高職院校管理水平、學術水平的重要標志，是時代發展的必然結果。因此，高職院校檔案管理人員應以積極的態度應對這一發展趨勢，主動學習先進的檔案管理知識，采取多種途徑實現檔案信息化建設目標。

參考文獻：

[1]徐茵.基于數字化校園環境的高職院校檔案信息化建設研究[J].辦公室業務，2017（05）：45-46.

[2]金榮蓉.探討當前數字化校園環境下高職院校信息化建設方向[J].科技資訊，2016，14（16）：8-9.

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[6]黨進才.大數據時代高職院校數字化校園建設應用思考[J].中國報業，2018（18）：30-31.

[7]張兆紅.基于智慧校園環境下的高職院校檔案信息化建設[J].資源信息與工程，2018，33（02）：194-195+198.

[8]吳冬梅.智慧校園環境下的高職院校檔案信息化建設研究[J].北方文學，2019（08）：130.

[9]董亞麗.淺析高職院校檔案管理的數字化發展路徑[J].人力資源管理，2015（10）：221-222.

（作者簡介：鄧福明，男，本科，惠州城市職業學院，檔案館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）