論城市軌道交通企業(yè)檔案管理制度建設(shè)及運(yùn)用

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)實(shí)力不斷壯大，城市化建設(shè)工作已經(jīng)成為了有關(guān)部門關(guān)注的重點(diǎn)，因此城市軌道交通就遇到了前所未見的發(fā)展轉(zhuǎn)機(jī)，但是在發(fā)展過程中卻因?yàn)楦鞣N問題無(wú)法有效開展與落實(shí)工作，使得城市軌道交通陷入發(fā)展窘境。究其根本原因就是檔案管理存在嚴(yán)重的滯后問題，那么為了有效解決這一問題，同時(shí)有效提高我國(guó)城市軌道交通發(fā)展效率，本文就對(duì)城市軌道交通企業(yè)檔案管理制度建設(shè)及運(yùn)用進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：城市軌道;檔案管理;制度建設(shè);制度運(yùn)用

隨著我國(guó)地鐵工程建設(shè)的不斷推進(jìn)，城市軌道軌道交通企業(yè)在發(fā)展中遇到了轉(zhuǎn)機(jī)，但是無(wú)論哪一行業(yè)或是哪一環(huán)節(jié)工作都需要檔案作為依靠才能有效開展，所以在發(fā)展過程中相關(guān)企業(yè)若要有效提高運(yùn)行管理效率，檔案管理工作就需要得到加強(qiáng)與優(yōu)化。尤其是在當(dāng)前這一發(fā)展背景下，無(wú)論是我國(guó)還是西方發(fā)達(dá)國(guó)家，其城市軌道交通項(xiàng)目檔案管理工作都十分落后，那么作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)工程，若要保證項(xiàng)目長(zhǎng)久穩(wěn)定運(yùn)行，設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)制度體系就顯得尤為重要。

1 建設(shè)原則

1.1 遵循系統(tǒng)性原則

在發(fā)展過程中城市軌道交通企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一定要遵循系統(tǒng)性原則，因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理制度體系的建設(shè)基礎(chǔ)就是依靠企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要來建立的，所以在發(fā)展過程中就要遵循系統(tǒng)性原則，并在管理制度建設(shè)過程中對(duì)機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)等方面進(jìn)行有效控制，不僅如此，在管理過程中檔案的收集、整理、借閱、銷毀等工作也要進(jìn)行細(xì)化管理，以保證在檔案管理過程中可以真正做到完全細(xì)化管理、深入約束各項(xiàng)制度[1]。

1.2 遵循精細(xì)化原則

城市軌道交通企業(yè)在檔案管理過程中管理制度建設(shè)不僅要遵循系統(tǒng)性原則，同時(shí)還要在工作中做到精細(xì)化管理。所以在發(fā)展過程中管理部門就要建立明確的管理規(guī)則，同時(shí)還要建立相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)與操作指引方案，以保證在管理過程中能夠?qū)n案管理工作與企業(yè)內(nèi)部制度融為一體。在實(shí)際工作中管理部門還要重點(diǎn)關(guān)注結(jié)果導(dǎo)向以及目標(biāo)管理，進(jìn)而在管理過程中不斷提升檔案管理質(zhì)量，同時(shí)還可以做到不斷總結(jié)與優(yōu)化檔案管理工作[2]。

2 建設(shè)內(nèi)容

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中還要關(guān)注建設(shè)內(nèi)容，因?yàn)樵诎l(fā)展過程中檔案管理制度需要與企業(yè)檔案管理模式相互協(xié)調(diào)，所以在實(shí)際工作中檔案管理模式需要不同的管理制度進(jìn)行支撐。那么若要有效開展城市軌道工程企業(yè)檔案管理制度建設(shè)工作，有關(guān)部門在管理過程中就需要依靠檔案管理模式、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容等多方面工作來共同開展建設(shè)工作，同時(shí)還要將檔案管理制度融入企業(yè)管理制度體系中。那么城市軌道交通企業(yè)就可以通過分層的管理制度來有效提升檔案管理質(zhì)量，在管理過程中可以分成三級(jí)制度，首先就是要在管理過程中明確規(guī)定企業(yè)檔案管理職責(zé)、目標(biāo)等，其次就是在管理過程中要通過不同角度去制定檔案管理制度，以保證在管理過程中能夠?qū)⑿袠I(yè)特色展現(xiàn)出來，最后就是要在管理過程中落實(shí)精細(xì)化管理，并設(shè)置不同層級(jí)的管理制度。

3 制度體系的運(yùn)用

3.1 規(guī)定檔案信息分類與編碼體系，為檔案管理系統(tǒng)建設(shè)奠定基礎(chǔ)

隨著現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程不斷深化，越來越多的企業(yè)在發(fā)展過程中開始了檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作。這一系統(tǒng)在運(yùn)行過程中可以有效對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，這樣管理人員在工作中就可以將重要檔案放在特殊類別中，進(jìn)而有效提高檔案管理效率，同時(shí)也為檔案管理工作帶來了便利。

3.2 規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程，為檔案信息化的流程編寫提供支撐

城市軌道工程檔案在管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)被隨意銷毀的問題，這就導(dǎo)致一些重要檔案在工程建設(shè)中丟失，所以在管理過程中就需要利用信息化的手段開展檔案管理工作。這樣在管理過程中就可以明確檔案收集、整理、銷毀等工作，通過信息化管理可以將精細(xì)化管理落實(shí)到位，還可以為企業(yè)檔案管理工作提供全新的發(fā)展方向[3]。

3.3 明確歸檔范圍，為檔案精細(xì)化模板編制提供依據(jù)

保證企業(yè)檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)就是精細(xì)化管理，那么在工作中工作人員不僅要將流程精細(xì)化管理，同時(shí)還要將檔案歸納工作精細(xì)化管理。因?yàn)榈罔F工程所涉及的施工專業(yè)較多，所以相關(guān)施工清單以及檔案內(nèi)容也就有所不同，因此檔案管理人員在工作中就需要根據(jù)實(shí)際情況開展文檔歸納工作，以保證可以將不同類型的檔案進(jìn)行合理安置，進(jìn)而為后期工作以及檔案調(diào)取提供便利。

4 制度體系的提升

4.1 上升為地方或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

其實(shí)我國(guó)城市軌道交通企業(yè)在進(jìn)行檔案管理制度設(shè)計(jì)時(shí)僅僅通過企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，這就導(dǎo)致很多管理內(nèi)容無(wú)法滿足更高的需求，因此在發(fā)展過程中城市軌道交通企業(yè)就要將設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)提升，至少要保證管理標(biāo)準(zhǔn)可以與地方標(biāo)準(zhǔn)同步，這樣才能進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量。但是隨著越來越多大型城市軌道交通工程的出現(xiàn)，地方標(biāo)準(zhǔn)也無(wú)法滿足相關(guān)需求，因此企業(yè)在發(fā)展過程中就要使設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)同步，進(jìn)而提高行業(yè)規(guī)范化發(fā)展效率，并提高企業(yè)整體運(yùn)行效率，為我國(guó)城市軌道交通行業(yè)發(fā)展提供有效助力[4]。

4.2 在業(yè)務(wù)實(shí)踐中不斷完善

檔案管理制度并不是一勞永逸的，制度會(huì)隨著企業(yè)發(fā)展而變化，因此在發(fā)展過程中企業(yè)也要根據(jù)發(fā)展進(jìn)度不斷優(yōu)化檔案管理制度，同時(shí)還要不斷提升檔案管理人員專業(yè)能力，以保證企業(yè)檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展，并提高我國(guó)城市軌道交通工程建設(shè)效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

總的來說，在當(dāng)前這一社會(huì)快速發(fā)展背景下，城市軌道交通企業(yè)開展的檔案管理制度建設(shè)工作就是為了保證檔案管理能夠更加現(xiàn)代化，同時(shí)推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。那么在實(shí)際工作中有關(guān)部門就要不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而在發(fā)展過程中有效提高檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]王秀.城市軌道交通工程檔案管理淺析[J].檔案天地，2018，No.286（02）：51-53.

[2]茍?jiān)伝?城市軌道交通工程檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].中國(guó)戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)（理論版），2019（19）：1.

[3]李姣.城市軌道交通工程檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.292（11）：101.

[4]黃玉鳳.分析城市軌道交通建設(shè)工程檔案管理的問題與對(duì)策[J].建材與裝飾，2018，No.540（31）：152-153.

作者簡(jiǎn)介：王端（1990-），女，山東泰安人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。