自來水公司電子檔案管理措施探討

諸曄華

【摘 要】隨著科技的不斷發展，近幾年間電腦科技的發展尤為迅速，其中衍生出來的各種應用遍及社會的方方面面。自來水公司的管理制度在新時代的背景下也跟隨時代的腳步，需要檔案電子化，用電子檔案的新模式對公司內部的信息進行管理，這種新型管理模式有方便快捷、存儲量大的特點。

【關鍵詞】自來水公司;電子檔案管理措施;探討

1.自來水公司電子檔案

自來水公司由于工作的特殊性，檔案中的信息量較多，信息之間的聯系也較為復雜，使用電子檔案對自來水公司的信息進行管理能有效地把信息理順、合理分類，將信息妥善保存。因此建立電子檔案對于公司而言是勢在必行的。

2.電子檔案可能發生的問題

電子檔案在管理中最常出現的問題就是電子檔案的安全問題，電子檔案雖然容量大，可存儲的信息多，但由于信息沒有延續性，可能會發生信息丟失和信息泄露的事故，導致自來水公司的經濟受損。這些電子信息的存儲沒有過去的紙質檔案管理的安全性高，在管理上應該多注意電子檔案的安全問題。

2.1容易發生電子文件被改動的問題

傳統的檔案如果被他人修改會在紙質檔案上留下一些痕跡，從而“有跡可查”，但相較于傳統檔案，電子檔案被改動后不會留下痕跡，對于自來水公司來說，在傳輸文件的過程中可能會被他人改動，造成文件的可信度下降，資料的錯誤會造成自來水公司的經濟受損。

2.2電子檔案原始文件的管理

電子文件在被打開后，就會出現電子文件中的信息和內容，由于文件可能在使用的過程中被多個設備一起打開，這樣就難以判斷打開后的文件哪一個是原始文件，如果在不能判斷的情況下回收原始文件就有可能出現錯誤。

2.3電子文件的格式問題

電子文件在管理中，由于目前受到電腦技術的約束，對時常更新的與電子檔案相關的軟件、硬件的不適用，可能會降低電子文件的真實性。

3.電子檔案管理的優勢

3.1降低工作強度，提高工作效率

由于電子檔案管理的一系列操作都是通過計算機進行的，相比于傳統的紙質檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計算機具有能夠同時快速處理一定數量的數據的優勢，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過計算機進行處理和操作的，相對于傳統文檔由人力做主導，這就大大的降低了工作人員的工作強度，工作人員現在只需點擊幾下鼠標，就能夠完成之前需要很長時間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。

3.2有效防止管理過程中的遺漏

因為對于傳統的紙質文檔進行管理時，這些操作都是通過人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現此種情況時，檔案管理人員只能對已經封裝好的檔案進行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過計算機進行處理時，文檔是服務器直接進行處理，很難發生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補漏，檔案管理人員只需點幾下鼠標，就能完成相應的操作，省時省力，提高了工作人員的效率。

3.3有效提高了文檔的保密性

之前對于傳統紙質的文檔進行查閱時，是將包含查閱內容的整個問卷提供給相應人員，這就導致了其他與查閱內容無關的文檔存在著泄密的危險，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應內容并監督查閱人員查閱，又相應地增加了檔案管理人員的工作強度。如果是電子檔案，就無需擔心這一問題。在檔案查閱者請求查閱某一檔案時，要對其進行身份認證和權限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過時才能進行查閱，而且只能查閱其要求內容，這就更高效地滿足了檔案管理的保密性要求。

3.4大大提高了檔案質量

能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價值的文檔，就必須提高檔案內容的質量。但是由于傳統的紙質檔案在進行存檔時，是根據檔案管理人員或相關部門人為設定一些標準進行存檔，很難對檔案的整理和歸檔制定統一的標準，這也就造成檔案的質量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價值。而且在對傳統檔案進行歸檔時，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時間，使得檔案管理人員沒有充足的時間來提升自身的素質，使得檔案的質量受到了很大的影響。但是通過計算機進行操作卻有效解決了檔案的質量問題，而且可以通過計算機可以對檔案的價值設定全面的標準，通過計算機進行篩選操作，大大提高了檔案的質量，而且使得工作人員從復雜的工作中抽取出來，有更多的時間和精力提高自己的工作素質。

4.如何做好電子檔案管理應用

4.1建立完善的電子檔案管理標準和體制

為了使電子檔案的管理有法可依，應該建立完善的電子檔案管理標準和體制，從根本上保證電子檔案管理的規范性。在對電子檔案管理的制度進行制定時，首先應該將文件管理和電子文檔兩者進行統一的管理，因為電子文件是電子文檔的基礎組成部分，只有先從基礎上進行規范操作，才能更有效地保證電子文檔的規范、正確和真實。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門的職責，在統一的指導和監督下確保文檔的整個操作環節的規范。最后，檔案接收部門也應該設立相應的檢測規范，保證電子文檔的原始和真實。

4.2嚴格控制電子檔案的轉換性

由于電子文檔是通過計算機對其進行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進行相互轉換。所以電子檔案的可轉換性是保證電子檔案能夠得到長期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內容既使被修改也毫無痕跡的特點，且對電子文檔只需要進行簡單的復制和粘貼工作就能夠做到對其內容的傳播，從而使電子文檔的真實和原始無法得到充分保障。這就需要我們對電子文檔進行更復雜和高級的操作。而且電子文檔的承載介質存在著易老化的缺點，這就需要在一定時期之后對電子文檔進行轉化保存。以上這些，都對電子文檔的轉換性提出了更高的要求。

4.3做好管理過程中的管控

要想做好對電子檔案管理的操作，不僅應在其他外部條件上加強規范，也需要檔案管理人員根據企業實際情況，有針對性地制定出一套更加適用于本企業電子檔案管理的制度，以此來規范電子檔案管理過程中的操作，做好過程控制。首先，應該設定檔案管理權限，即規定哪些人或哪些部門對哪些內容有相應的操作或查閱權限。然后，要做好文檔傳播過程的監控，保證文檔不能進行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強電子檔案使用過程中的監控，對文檔信息的安全等級進行分層次加密，而且要對文檔查閱有紀錄，方便日后的查閱監控。

結語：

電子檔案管理把推動檔案信息化、數字化和高效化作為其工作的主要目標。在計算機技術迅猛發展的今天，要加強對電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質特點，還要加快電子檔案管理相關的技術和硬件建設，建立完整的電子檔案管理制度，培養高素質的信息化電子檔案管理人才，加強電子檔案管理各個環節過程的相互銜接以及加強電子檔案管理有關部門的高效和及時溝通。只有這樣，才能在信息化高速發展的今天，快速準確地向社會和國家提供更有價值的檔案。

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