鄉鎮機關檔案管理中存在的問題及對策

王柏林

【摘 要】鄉鎮機關單位中的檔案作為國家檔案來源的重要途徑，是機關單位工作參考及憑證的重要內容，檔案工作能夠真實記錄鄉鎮機關單位的活動及信息，儲存了大量有用的信息資源及寶貴經驗。加強鄉鎮機關單位的檔案工作，有利于規范單位管理，提高工作效率及效益。但在當前的檔案管理工作中，還存在眾多的問題，嚴重影響檔案儲存。因此，本文基于當前檔案管理面臨的問題，闡述了相關的解決策略，以供參考。

【關鍵詞】鄉鎮機關;檔案管理;問題及對策

引言

檔案作為不可或缺的社會資源，尤其是鄉鎮機關的檔案資料，記載了工作活動的詳情，是今后開展工作的重要依據。因而，檔案管理人員需要意識到自己的責任和義務，不斷增強自己的服務意識，完善檔案管理工作體制，創新檔案管理方法，更好地服務于中國特色社會主義事業。

一、鄉鎮機關檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理設施缺乏

檔案管理設施缺乏是機關檔案管理工作中的問題之一。眾所周知，在機關檔案管理的過程中，往往需要先進設備以及設施的支持，這對于機關檔案管理工作的水平具有很大的影響。只有設備設施健全，才能更好地滿足機關檔案管理工作的需要，加強機關檔案的管理，實現資源的有效利用。然而，在實際管理過程中，各個機關單位比較缺乏檔案的基礎設施建設，資金投入力度也明顯不足，使得計算機、打印機、掃描儀等設施設備的配置都難以齊全，不能很好地完成機關檔案管理工作，對于資料的安全性也難以保障。

（二）檔案管理理念有待提升

目前而言，檔案工作其重要性未能引起各機關領導以及機關檔案相關管理人員的足夠重視的情況非常普遍。一些行政機關檔案管理工作人員的管理理念陳舊，將檔案工作簡單的認為只要保證檔案資料不損壞、不丟失就可以，在工作中為了保管而保管，檔案資料不能有效的利用。一些單位領導對檔案管理的重要性有了一定的認知，但是對檔案管理工作缺乏長期有效的規劃，沒有將檔案管理工作提上議事日程，也沒有納入單位年度考核日程，只是將檔案管理的重視停留在了口頭上。

（三）檔案管理人員素質參差不齊

目前，我國機關單位檔案管理人員素質參差不齊，且大多數機關單位缺乏掌握信息技術和機關檔案管理基礎知識的復合型人才。有些單位機關檔案管理人員經常出現一些變動，對檔案的持續性和完整性造成了一定影響，不利于檔案管理的規范性。有些單位的機關檔案管理人員一崗多職，沒有太多的精力和時間去認真的做好檔案管理工作。有些機關檔案管理人員沒有接受過專業的培訓教育，對檔案業務不熟悉，業務能力有限。有些單位機關檔案管理人員文化水平偏低，缺乏創新精神，服務意識不強，不能充分利用現有的先進設備和先進技術，甚至對新技術不關心。

（四）檔案的鑒定科學性差

檔案資料的鑒定是檔案管理工作最重要的一環，是對收集整理來的檔案資料去粗取精，去偽存真的過程，直接關系到存檔資料的質量和檔案本身的價值，檔案的鑒定要根據實際工作的性質，把真正原始的，定性的，真實的，規范的資料保留下來，把不確定的，仿制的，不規范的去除掉，而在實際工作中，往往是只收集整理不去鑒別，不管三七二十一，統統裝訂保存，使檔案資料雜亂無章，保存的檔案資料魚龍混雜，失去了檔案資料的精準性，使本應很珍貴的檔案資料在以后的使用中無法利用。甚至出現了真偽不分，對以后的工作造成了很壞的影響。

（五）檔案保管條件差

檔案的保管是整個檔案管理基礎工作的最后一個環節，是不是能夠對檔案資料進行妥善的保管，關系到檔案資料收管過程的全部工作的成敗，而在實際工作中，由于各基層單位不重視檔案工作，多數單位檔案室存放空間不足，設施、設備不齊全，庫房、辦公、閱覽功能不區分。部分檔案室建設不符合標準化及規范化的要求，設備陳舊老化，保管條件簡陋，防護力度不夠強，導致檔案資料受潮受損，鼠啃蟲咬現象嚴重，甚至于有的單位把檔案資料當成廢品處理，使珍貴的檔案資料受到損害和缺失，給工作造成不可估量的損失，對檔案的后期使用產生了不良的影響。

二、鄉鎮機關檔案管理工作的對策

（一）創新機關檔案管理理念

隨著社會的進步，傳統工作受到了各種新型的技術和觀念不斷沖擊，這就要求機關檔案相關人員不斷更新管理理念與時俱進。首先，機關各級領導應該充分認知到做好檔案工作的重要性，樹立機關檔案管理理念，對機關檔案管理工作進行科學規劃，將檔案管理工作提上議事日程，加強對檔案工作的考核力度，促進機關檔案管理工作規范化、科學化發展。其次，加大檔案工作宣傳力度，提高全體員工的檔案意識，從而促使各部門員工積極的配合檔案管理人員的相關工作，對的相關文件材料進行自覺地整理并移交檔案室歸檔。

（二）加快機關檔案信息化建設

機關檔案部門要引入先進的信息技術建設數字化檔案室，實現檔案資料的增量電子化、存量數字化、利用網絡化管理，全面提升機關檔案管理工作效率，推進機關檔案管理現代化發展。首先，加大檔案經費投入。機關領導要重視檔案工作現代化、信息化建設，在檔案軟硬件設備建設方面投入充足的經費，為提高檔案工作效率奠定物質基礎。其次，實施并軌管理模式。機關檔案室要對現有紙質檔案進行數字化處理，提高室藏檔案的數字化率。在此基礎上，機關檔案部門采取紙質與數字檔案并軌管理模式，充分發揮兩者在檔案管理中的各自優勢。再次，開發檔案管理軟件。機關單位要針對檔案工作實際情況開發適用性較強的檔案管理軟件，要求軟件具備分類管理功能，能夠對不同檔案資料采取不同的管理程序。如，針對建筑圖紙類、重要文獻材料類以及具有法律效力的文件等永久保存型檔案，應將其存儲在不可擦除型存儲介質上。最后，完善檔案室現代化建設。機關單位要運用先進的科學技術建設現代化的檔案室管理系統，在檔案室內安裝智能監控設備，對室內溫度、濕度、干燥程度、火災隱患等情況進行動態監控，保護紙質和電子檔案資料存儲安全。

（三）改善檔案保管條件

機關檔案管理工作應該嚴格遵循規范、標準的原則。目前，資金短缺是我國多數行政機關檔案管理工作過程中所面臨的一個重要問題，致使檔案保管基礎建設落后。各行政機關應該根據其機關檔案管理工作的具體情況，制定出一套相應的檔案管理標準要求，并積極采取多種路徑，借助多方力量來解決資金短缺的問題，進一步加大和完善檔案保管基礎設施的建設。比如通過爭取兄弟單位進行資金或技術方面的支持，或者對機關檔案管理工作進行財政預算，向地方政府申請財政支持等方面，購買計算機、建設達標的安全庫房，購買檔案柜等為檔案保管提供一個良好的環境，確保機關檔案管理工作順利進行。

（四）健全檔案管理制度

加強對檔案工作的領導，不斷擴大《檔案法》等相關法律法規的宣傳范圍，建立符合單位特點和檔案管理實際的科學的管理制度。建立的管理制度應切合實際需要，能夠在最大程度上發揮制度的指導和規范作用。同時制度的約束性不應是單方面的，它應對員工和領導具有同樣的約束力。無規矩不成方圓，確立一定的制度，并保證制度能決，嚴肅的執行，更好地體現制度的權威性。另外，要根據國家出臺的相關法律法規，建立健全檔案信息管理系統的安全保密防護體系，不斷提升安全等級。檔案收集記錄的內容應全面、客觀并且能夠及時更新。

（五）建設高素質的檔案管理團隊

機關單位要加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員的綜合素質，為機關單位檔案管理工作的高效率開展提供人才保障。具體措施如下：其一，加強檔案工作人員培訓。機關單位要為檔案工作人員提供更多的培訓學習機會，讓檔案工作人員扎實掌握理論知識，及時更新檔案工作觀念。在培訓學習中，還要讓檔案工作人員掌握計算機操作技能和信息技術應用能力，使其能夠適應機關檔案管理信息化建設，熟練操作檔案管理系統完成檔案工作。其二，落實激勵機制。機關單位要對檔案工作人員進行培訓考核，只有考核合格的人員才允許開展檔案管理工作。同時，機關還要定期對檔案管理人員的檔案管理理論知識、業務應用能力、檔案工作職責履行情況進行考核，根據考核結果落實相應的獎懲措施，激勵檔案管理人員不斷提升自身的綜合素質。其三，加強職業精神教育。機關要重視對檔案工作人員的思想教育，使檔案人員形成強烈的責任感，并在檔案工作中嚴守職業道德，始終保持較高的工作積極性。

結束語

綜上所述，檔案管理工作并不是一項獨立的工程，它與國家的各項事業都有著緊密的聯系，社會秩序的維護與穩定發展離不開檔案管理工作的支持。所以在日常工作中要重視檔案管理，及時總結在檔案管理中存在的問題并積極研究對策，為檔案管理工作的提高打下堅實基礎。

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