事業單位數字化檔案管理現狀及對策探析

吳凡媛

【摘 要】當前社會發展變化很快，信息化和數字化在事業單位的工作中成為常態，便于檔案管理工作管理效率的提高，促進檔案管理工作流程的優化。但目前視野單位的檔案管理中還存在許多問題，需要探索有效的對策加以干預。本文以事業單位數字化檔案管理為切入點，加以分析，提高有效的對策。

【關鍵詞】事業單位;數字化;檔案管理;現狀;對策

在信息技術飛速發展的背景下，數字化已成為事業單位檔案管理的重要方向。但是由于時代的迅速革新，事業單位數字化檔案管理的現狀并不樂觀，存在諸多亟需解決的問題，制約著事業單位數字化檔案管理的進一步發展。因此，為了更好的促進事業單位檔案管理的順利進行，需要對其現狀進行深入的分析，提出針對性的解決對策，將數字化的最大效果發揮出來。

1事業單位數字化檔案管理現狀

1.1事業單位檔案管理人員素質低

當前在事業單位的檔案管理工作中，一些管理人員是非專業出身，素質不高，對于相關的法律法律不是十分了解，不僅降低檔案管理的效率。此外一些檔案管理單位根本沒有管理檔案的專門人員，對檔案管理的重要性不是很重視。一些檔案管理部門工作人員在進行交接時不明確，而且人員調動頻發，導致檔案的保密性存在問題，且容易出現丟失的情況。

1.2檔案管理基礎設施落后

當前科技發展十分迅速，在工作中和生活中科技的應用已十分普遍，但是我國大多數事業單位在實際工作中仍無法適應時代的需求，大多數仍采用傳統的工作方法，因此在工作中效果不高[1]。這主要是因為很多基層領導不重視檔案管理，檔案室的環境和條件十分差，缺乏必要的保護措施，導致很多年代久遠的檔案字跡模糊，發霉變質。此外一些工作人員在收集檔案資料仍然靠人工手段查閱錄入，使工作的繁瑣性大大增加。

1.3檔案管理制度不規范

當前我國的大多數基層檔案管理人員素質低、態度散漫、工作混亂、效率低，而主要是原因是缺乏規范合理的管理制度。如果管理制度不健全，就無法在檔案管理工作中明確各種程序和職責范圍，導致互相推諉，甚至出現檔案泄密丟失等問題，一些管理人員可能為自身牟利，對當前隨意篡改，損害檔案的真實性和有效性，加大后續的工作難度。

2事業單位數字化檔案管理的應對措施

2.1合理增加檔案管理預算

與傳統的事業單位檔案管理模式相比，數字化管理可能需要更高的經濟預算。因此為了有效的解決其中存在的問題，需要適當的增加預算。相關的預算人員在編制在整體預算時，需要嚴格的按照相關的規章制度，提高資金的投入力度，將其應用于數字化技術的開發上，配備先進的設備。此外相關的預算人員應該結合實際的財務情況及時調節數字化檔案管理狀況，不但可提高預算管理力度，還可以做到有法可依，提高整體管理質量高。

2.2強化管理人員的素質和水平

事業單位檔案管理工作人員的專業素質高低直接影響檔案管理的質量，因此需要切實的做好檔案管理工作人員的專業素養，加強其專業技能的培訓，建設一支高質量的數字化管理隊伍。為了促進管理工作數字化的發展，充分發揮出管理系統的特征和優勢，需要緊跟時代發展的步伐，增強工作人員信息技術的培訓和學習力度，在日常的工作中，重視自身信息技術操作能力的提高，培養出高精尖的檔案管理人才。

2.3構建完善的管理制度

事業單位數字化檔案管理體系的建設和實現，需要相應的制度來支撐。在實際的工作過程中，這種管理制度將會使檔案管理形成一種成熟化的運行機制[1]。在開展檔案管理工作的過程中，需要結合單位的實際情況，促進檔案管理制度的完善。由于管理工作類型的不同，因此相應的管理制度應當側重點也不同，把握管理工作的特征和差異，根據相關要求構建相關的規范。在事業單位的檔案管理工作中，由于檔案類型眾多，而且資料數量巨大，在加上工作人員工作水平高低不一，因此進行相關制度建設，需要將檔案提交的合理性和規范性作為首要的標準，制定統一的檔案資料格式樣式，提高檔案工作的質量和效率。

2.4完善檔案管理保密制度

在事業單位的檔案管理工作中，很多檔案資料都屬于需要嚴格保密的文件，因此對于檔案的保密性有很高的的要求。如果沒有適當的保密制度導致檔案信息泄露，被不法分子加以利用，可能造成巨大的損失，甚至給人民的生命財產造成危害。因此需要重視保密制度的建立和完善，根據檔案類型的不同，進行保密級別劃分，同時建立與之相對的管理和使用權限，確保相關資料的安全。同時重視對相關工作人員的保密教育，使其提高保密意識，注意拒絕無關人士對相關資料的咨詢，定期對檔案管理辦公設備進行檢查和維護，及時將存在的安全隱患排除，確保檔案資料的安全[3]。

2.5擴展開發利用范圍

當前通過信息的應用，可以在網絡媒介的幫助上，盡快實現檔案資料的信息化，完善我國檔案公眾信息網，進而使檔案管理的開發利用范圍可以進一步擴展，加快與外部信息之間的交流，提高檔案信息的傳播深度以及傳播力度。當前我國正在推動建設檔案局域網，這可以促進檔案管理信息化進程，同時這也是我國檔案編研工作的終極目標。當前我國在檔案管理范圍的開發應用應用中已經取得了一定的程度，如《清會典》已經實現了全文數字化，這可以為廣大人民群眾查閱提供變比，為其提供豐富的文化知識盛宴[4]。此外通過遠程網絡促進檔案編研工作的開展，將相關的檔案資料與網絡傳播結合，實現相關檔案信息傳輸效果值得飛躍。

綜上所述，事業單位的數字化檔案管理需要提高認識，增強對其相關工作的重視，并且提高管理工作的水準，將檔案的價值可以充分的發揮出來。但是由于諸多因素的影響，我國目前的實際管理工作仍存在諸多問題，需要對其進行深入的分析研究，以便提出有效的解決對策，提供檔案管理效果，為百姓進行更好的服務。

參考文獻：

[1]李壯飛. 事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討[J]. 經營者，2019，33（18）：25.

[2]王金華. 對當前機關事業單位數字化檔案管理現狀及措施探討[J]. 企業文化（中旬刊），2016（7）：218-218.

[3]趙斌. 新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作探析[J]. 卷宗，2021（12）：162.

[4]馬業波. 事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討[J]. 卷宗，2020，10（14）：107.