信息時代科技檔案管理工作的創新研究

文 / 楊國典,中國石油慶陽石化公司

在科研過程中會形成很多數據資料，這些資料會以圖像、聲頻等形式歸入檔案之中進行儲存，所以被稱之為科技檔案。在如今信息化技術的持續完善與發展時代下，針對科技檔案所展開的管理工作開始引入信息化技術，但這也為管理工作造成了一定的困難與挑戰，并限制管理工作朝向信息化方面的建設步伐。因此，在相關企業開始引用信息化技術對科技檔案展開管理時，一定要針對這些困難與挑戰展開深入探析，從而創新出更加完善的管理措施。

1 信息時代下科技檔案管理工作的主要挑戰

1.1 應用價值

科技檔案主要指的就是在對科學技術展開研究與完善的過程中，所產生需要進行保護與儲存的數據資料，這些資料對于科研發展而言至關重要。在信息時代下，科研檔案的應用價值主要有以下幾點：

1）能夠有效加強科研過程中的規劃性，針對已存檔案中的數據資料展開深入探析，就能夠找出之前科研過程中失敗的主要原因與問題，再對問題制定有所針對的解決措施，從而有效提升科研工作的準確率。

2）能夠有效增加科研項目的經濟收益，在針對科研項目中所有環節形成的檔案展開探析后，既可以大幅度縮短各個環節所需要的時間與成本，還可以提升檔案應用的實際效率。

3）能夠應用到相關法律之中，并具備一定程度的培訓效果，這主要是因為科技檔案中的數據資料較為真實，其中所記錄的數據可以將科研過程與結果呈現出現，將其應用到教學培訓中，能夠有效增加教學工作的質量與效率。

1.2 應用效率

針對科技檔案所展開的管理工作，指的就是在科研工作后針對相關數據展開整合，但大部分科研工作都會在時間方面存有相應的限制，一旦將許多環節的相關內容涵蓋其中，就會導致記錄工作也更加復雜。這時在以往的傳統管理工作中，就需要管理人員親自在檔案室展開全面搜尋，但科技檔案的種類與數量較多，在搜尋過程中難免會浪費一定時間，這樣就會嚴重降低檔案應用的實際效率，也會減少檔案對于科研項目的價值與作用。但在信息時代下針對科研檔案展開管理時，就可以充分利用信息化技術，這樣就可以在有效提高管理工作的實際效率同時，提升科技檔案在應用過程中的價值與作用。

1.3 載體變化

在對科技檔案展開管理時主要載體也會不斷變化，最開始是紙質載體后來逐漸變成軟件、硬件等載體。特別是信息化技術的發展過程中，科學技術的檔案分類、存檔、管理等方面的工作量，一直處于持續上漲的狀態，如果依舊應用較為傳統的紙質載體展開管理工作，不僅會嚴重降低管理工作的實際效率，還會對科研工作造成一定影響，這主要是因為紙質載體更改較為困難，如果在科技檔案中的數據資料出現錯誤的話，需要一定的時間才能夠及時對其進行更改，但在這個過程中科技檔案被應用的話，就會對科研工作帶來嚴重影響，甚至會導致科研項目的直接失敗，從而浪費相關企業的資金成本。得知，在信息時代中科研檔案的主要載體，逐漸由最開始的紙質模式轉變為信息化數據模式。

2 信息時代下科技檔案管理工作的創新措施

2.1 加強信息化構建

在構建檔案管理的信息化平臺時，一定要加強對于檔案查找、備份等環節的實際構建。主要可以按照以下幾方面進行構建：

1）可以構建科技檔案的共享平臺，在其中管理人員能夠通過目錄對科技檔案展開查找，從而在真正意義上實現科技檔案的自動處理，并以此提升檔案管理的工作效率。

2）由于以往的科技檔案都是通過紙質形式保存，但如果在管理方面出現問題或儲存時間較長的話，就會導致科技檔案的丟失與損壞，并對科研項目造成一定影響。因此，就可以充分利用信息化技術對科技檔案展開備份，這樣不僅可以有效預防檔案因為管理問題丟失，還可以增強檔案管理的工作力度，使科技檔案在相關項目中發揮出主要作用。

3）在加強對科技檔案的信息化構建時，也需要隨之加強對信息化構建的管理，例如在設計信息化平臺的檔案目錄時，就可以將查詢方法分為關鍵詞、項目、類型等方式，或是通過信息與圖像展開深入處理，在利用計算機對所有資源展開集合操作，從而在根本上實現科技檔案的多元管理。

2.2 設計全面化制度

在管理科技檔案時一定要有較為全面的制度與體系，例如：科技檔案的下載方法、閱讀時間、查詢范圍等環節，都需要具有相應的管理制度，這樣就可以有效提升管理工作中的規范性，從而在加強管理工作力度的同時，確保科技檔案的安全。在設計檔案管理的全面化制度時，由于科技檔案和網絡發展之間有著緊密關聯，所以在檔案安全方面的管理制度需要重點關注，這時就可以逐漸加強相關人員對于網絡安全的相關意識，并加強其自身對于計算機的操作技術，還需要設計相應的登錄頁面與身份識別。在管理過程中一定要針對防火墻展開定期檢查，以免防火墻遭受不法分子的入侵，對于科技檔案的借閱審核也需要全面加強，通過這種較為全面化的管理制度，以及較為多元化的管理技術，就可以在確保科技檔案的應用安全同時，增強管理工作的實際質量。

2.3 培訓專業化人員

在信息化時代針對科技檔案展開管理時，如果相關人員自身缺少較為專業的技術與知識，就無法在管理過程中發揮主要作用，因此，就需要加強對于管理人員的培訓工作，從而在提升管理人員的綜合素質同時，為檔案管理工作的開展提供基礎保障。主要可以參考以下幾點：

1）可以定期針對管理人員展開專業技術與知識的培訓，其中涵蓋了計算機的基本操作、網絡安全的管理意識、網絡數據庫的管理能力等，從而為管理人員奠定更加專業化的工作基礎。

2）可以加強工作人員對于科技檔案的管理能力，對于科技檔案的內容、編號等都需要有所掌握，對于其中的數據資料更需要有所了解，這樣在相關人員借閱科技檔案時，管理人員可以依據標準流程展開檔案管理，從而預防科技檔案出現流失、丟失等問題。

3）在管理人員對科技檔案展開全面管理時，一定要遵守相關部門的標準方式展開管理，不能在管理過程中過于隨意，從而在根本上確保管理工作的規范性。因此，對科技檔案展開管理工作的相關人員，既需要具備較強的專業技術，還需要擁有一定的管理天賦，從而為科技檔案的管理工作起到一定程度的保障作用。

3 結束語

綜上所述，檔案對于各類企業而言都有著十分關鍵的價值與作用，尤其是科研這一行業中，檔案更是研究過程中的主要參考與數據，因此，相關企業就需要加強對于檔案管理的關注度。而且還需要在信息時代中針對檔案管理展開全面創新，并通過加強信息化構建、設計全面化制度、培訓專業化人員等創新措施，有效提升檔案管理的整體效率與質量，并以此來促進相關企業的持續發展。