企業辦公室業務的重要作用及發展策略研究

周丹鳳

中圖分類號：C931 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-051-02

摘 要 本文主要針對企業辦公室業務展開研究，先闡述其重要作用，然后結合存在問題，重點提出了幾點有針對性的發展策略，主要包括樹立全新的辦公室管理理念、注重企業管理制度的完善、提高服務效能、加強信息化技術的應用、注重企業辦公室人員培訓的落實等，旨在將企業辦公室業務落實下去，將自身的服務功能和協調功能等充分發揮出來，從而助益于企業更好、更快地發展。

關鍵詞 企業 辦公室業務 作用 存在問題 發展策略

在企業不斷轉型和升級過程中，明確提出了對企業辦公室業務的要求，不僅需要將相應的責任承擔起來，而且其重要性也得到了充分體現。企業辦公室作為企業重要的部門之一，其綜合性特點非常顯著，可以輔助領導決策，合理規劃企業發展方向，在企業內部上下級溝通方面也發揮著不可比擬的作用和優勢。由此可見，企業辦公室業務的開展非常重要，但是在實際工作中，企業辦公室業務仍然存在著一些不完善的地方，必須及時采取應對策略，促進企業辦公室業務活動的順利進行，實現企業現代化轉型發展目標，為企業長遠發展保駕護航。

一、企業辦公室業務的重要作用

辦公室作為綜合型部門之一，可以促進企業生產活動的順利進行。從工作內容的角度來看，辦公室承擔起草和審核請示、報告、函等各類流轉公文，統一整理和呈批外部公文；接洽安排及參加各類大小會議；對公司各項重要的工作內容進行跟進督辦等各項重要的工作內容。對于由于各個部門需要向外報送的各項公文、報表和需要蓋公章的相關資料，辦公室人員需進行全面和嚴格的審核。在企業整個運行過程中，辦公室管理內容涉及到方方面面，其工作效率與企業正常運行有著密切的關系。

首先，全局作用。對企業辦公室工作進行分析，其統籌全局的作用顯著，以某一供電企業為例，預算評估該地區用電用水情況為企業辦公室的重要工作內容之一，在預算評估的幫助下，可以合理分配電力資源和水資源等，并對各個部門的工作予以有效協調，不斷提高企業運行水平。其次，協調作用。此作用在企業辦公室功能中可得到顯著發揮[1]，它可以有效統籌、整合企業內部各個部門相關資源，促進各部門功能作用最大化。比如企業產能供應問題，面對產能工作問題的發生，對于供能部門來說，所需的電能供應比較多，所以企業辦公室要發揮出自身的協調性作用，對這兩個工作進行有效協調，可以加強加大產能，也可以對供能加以控制，從而防止對企業內部正常運行造成干擾和影響。最后，服務作用。企業辦公室的服務和協調之間的關系是緊密聯系、密不可分的，面對部門之間沖突問題的出現，企業辦公室可以進行有效協調和溝通，及時處理和解決好所處問題。同時，對服務作用進行分析，在對外部的服務方面得到了充分體現，尤其針對外來人員的接待問題，企業辦公室在這一方面扮演著重要角色。

二、企業辦公室業務中存在的問題

（一）管理創新比較薄弱化

在時代不斷發展和進步過程中，一些企業的發展腳步仍然比較滯緩，以往傳統的思想觀念較為根深蒂固，僅僅下達命令然后督辦，不僅不利于企業業績水平的提高，而且很難促進企業辦公室的健康發展[2]。此外，一些企業辦公室的工作處于混亂化狀態，這在一定程度上也對員工工作熱情產生了影響。

（二）辦公室管理制度不完善

在一些企業辦公室管理過程中，過渡依賴以往傳統的經驗，而且工作方式也比較落后，規范和約束制度的統一性不足，所以很難將制度化作用發揮出來，不利于企業工作效率的提升。在辦公室管理工作中，其全局性特點顯著，一旦細節方面出現問題，其后果都是不堪設想的。所以應加強完善管理制度的構建，致力于辦公室管理水平的提升，從而更好地實施辦公室管理工作。

（三）服務管理水平有待提升

在以往傳統管理模式的影響下，辦公室人員的工作熱情比較低，面對上級交代的工作，存在著極大的被動性，主動溝通，主動作為的積極性不高，對待工作，能推則推，能躲則躲，本著做得越少，錯得越少的思想觀念工作，在無形中對實際工作效率產生了限制[3]。此外，由于工作人員與上級的的溝通不到位，很難做到及時發現問題并解決問題。

（四）辦公室人員自身素質水平有待提升

由于國企傳統工作環境比較落后，所以辦公室人員的工作狀態比較松散化，欠缺良好的創新意識、互助意識等，一旦面對出現的問題，大都是相互推卸責任，所以很難保證當前面臨的問題得到順利處理。同時，一些工作人員的工作素質有待提升，缺少嚴謹端正的工作態度，沒有對企業規章制度予以嚴格執行，從而不利于將企業辦公室的整體形象提升上來。

三、企業辦公室業務的發展策略

（一）樹立全新的辦公室管理理念

對于傳統管理模式來說，已經并不適用，所以對于企業辦公室工作人員來說，應注重對自身思想觀念進行更新和完善，對自身的被動接受狀態予以改善。企業在工作目標的制定方面，應將員工服務與企業發展密切聯系在一起，工作人員既要對各個部門的需求進行明確化，也要加強相互聯系和溝通，確保企業發展戰略更具可行性和合理性，從而在市場競爭中獲得優勢地位[4]。

此外，服務和接待，也是辦公室的重要職能，工作人員應加強服務大局意識的制定，同時不斷提高自身的人際溝通能力，加強服務技巧的學習，將諸多有價值的信息整合起來，為上級決策提供合理的依據。

（二）注重企業管理制度的完善

在企業發展方面，辦公室工作的作用極其突出，要想不斷提高其工作效率，必須要加強管理制度的構建，給予辦公室業務強有力的制度性保證。企業要從自身實際情況出發，首先，要加強激勵機制的構建，推動競爭意識的形成，對于懶散的工作人員，應給予相應的處罰，將制度的權威性作用發揮出來，不斷提高工作人員行為的規范性，同時最大程度地維護工作人員的工作熱情。其次，還要加強信息化管理制度的構建，現階段，通過OA系統等應用，為工作效率的提升提供了很大的便利性，但是實際應用效果卻往往并不是十分理想，所以對業務信息化實施現狀進行分析，加強制度方案的制定，不斷提高各個部門的溝通水平，才能確保信息化作用得到充分體現。最后，企業要加強辦公室責任體系的制訂，使權責制衡得到保證，在具體實施過程中，應將定崗定責原則落實下去[5]，基于辦公室職能對工作崗位進行不斷細化。通過定責，旨在將崗位職能予以明確化，進一步規范其工作流程，防止在工作職責劃分方面出現混淆、不清晰等現象，然后各項業務的具體落實方面，應安排專門的人員來進行，以便于追責，避免出現責任相互推諉現象。

（三）提高服務效能

首先，在內部協調工作方面，應對各個部門的工作進行妥善處理，防止糾紛問題的出現，構建和諧化的企業發展環境。同時在企業各個部門之間的聯系方面，辦公室起到了“傳送帶”的作用，在協調各個部門之間的關系方面，員工能力發揮著重要作用，對于辦公室工作人員來說，應對本企業實際情況進行了解，而且還要將領導的講話精神落實下去。其次，在上下級溝通工作方面，應及時傳遞好上層命令，并積極反饋下層意見，不斷提高上下級溝通效率，給予上級及時決策一定的扶持，同時還可以確保員工高度理解上層決策。最后，加強服務型辦公室的構建。通常來說，企業辦公室需要管理較多方面的內容，旨在將相應的服務提供給各個部門，所以要想取得良好的落實效果[6]，工作人員應加強自身奉獻意識的滲透，協調處理好個人利益和企業利益之間的關系，對于辦公室工作的性質和理念予以嚴格堅守，提高為各個部門和管理者服務的能力和水平，從而確保企業辦公室服務品質的穩步提升。

（四）加強信息化技術的應用

在企業辦公室業務實施過程中，應注重工作方式的創新，加強信息化技術的應用。對當前業務發展需求進行分析，明確提出了對信息技術的需求，信息技術不僅僅在信息溝通和處理方面具有適用性，要想確保辦公室業務發展需求得到滿足，應對信息價值進行深度性挖掘和分析。所以，應加強信息化管理平臺的構建，加強大數據技術的引用，通過各類信息資源的應用，確保企業辦公室管理決策的準確無誤，從而給予企業戰略決策一定的保障。

在信息技術作用的發揮方面，要注重信息化服務水平的提升，加強信息化系統的應用，對客戶用電信息進行第一時間掌握，將誤差的發生幾率降至最低，發揮出精準化優勢，從而確保客戶滿意度的穩步提升[7]。同時，由于辦公室工作人員接收的信息較多，所以在辦公信息化系統的幫助下，可以大大提高分類和匯總工作效率，將有價值的信息整理起來，從而為管理者的決策提供支撐。

（五）注重企業辦公室人員培訓的落實

對企業辦公室業務進行分析，具有明顯的繁重性特點，而且不同員工的素質水平并不一致，尤其在智力、技能等方面，在繁重化工作任務的影響下，諸多員工的工作熱情并不濃厚。因此，企業應積極培訓工作人員，培訓內容主要集中在技能培訓、心理素質培訓等方面，在培訓通過以后，可以為正式上崗就業奠定基礎。在培訓工作的帶動下，員工的知識水平、創新能力將會得到明顯的增強，有助于良好工作環境的形成，從而在整體上使員工隊伍素質得到進一步升華，為企業在市場競爭中立足提供決定性要素。

四、結語

總之，在企業辦公室業務方面，加強辦公室管理非常重要，不僅可以對各個部門的關系予以協調處理，防止不良問題的出現，而且在企業上級領導決策方面也發揮著明顯的作用，為管理者決策提供可行性的參考，從而展現出企業辦公室的地位和作用，為企業發展保駕護航。

參考文獻：

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