論新時期優化人力資源檔案管理工作的策略

黃立

[摘 要] 人力資源是經濟社會發展的重要支持，新時代時期人力資源檔案管理的工作更應緊跟發展步伐，不斷創新人事檔案管理工作，提高人力資源利用率，為實現人力資源強國打下基礎。文章就目前人力資源檔案管理方面存在的問題進行簡要探索，結合實際情況，從更新升級管理模式、培養新時代專業管理人才、促進檔案管理在實際運用中發揮作用這三個方面討論，為完善優化檔案管理工作提出策略。

[關鍵詞] 人力資源；檔案管理；優化策略

中圖分類號：C962 文獻標識碼：A

一、人力資源檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是與我國公民息息相關的事情，檔案記錄著人們最基本的信息如工作經歷、學歷等，隨著個人軌跡的變化而變動，具有法律效用。而人又是企業、社會的重要組成部分，社會的正常運轉離不開對人力資源的分配與應用。檔案管理工作不單是對檔案的保存，更強調對檔案的管理。

對企業及社會而言，檔案管理工作是企業和社會健康發展的需求，是提高企業運轉、發展的必要條件。檔案是對過去真實情況的認真記錄，能清楚地記錄每個個人、部門、企業及社會不同時期的變化過程，為未來更好的發展提供有比較性、可鑒別的數據資料。良好有序的檔案管理工作為社會提供人才資源庫，為政府執行力提供有力的保障，同時保障民生的基本權益如就業、養老等，維持著社會穩定運轉，關乎國民生計與社會經濟的宏觀調控，維持國家穩定發展。

二、人力資源檔案管理工作的現狀分析

（一）檔案管理工作效率較低

缺乏科學的管理方式和先進的技術，信息化程度不足，人事檔案多以紙質形式存儲，卷宗模式存儲，這樣查找和翻閱需要花費較多時間，且這種方式導致檔案信息容易遭遇丟失風險，以及錄入錯誤信息，人事變動過程中的更新慢周期長等。且管理模式落后，檔案館與地區各部門，不同部門之間，以及館與館之間的互通性差，缺乏有效的信息溝通渠道，給檔案管理工作增加了阻力。檔案管理工作效率問題產生，導致檔案利用率降低，繼而降低檔案管理在人力資源上的用處。

（二）檔案管理工作用人機制不完善

人力資源檔案管理工作涉及面廣，環節多，工作人員的現代化能力和自動化能力不夠，部分人員的“鐵飯碗”思想十分嚴重，對檔案管理工作的重要性缺乏認識，工作后逐漸失去上進心，工作狀態因循守舊。以往會出現工作量大而人手不足的情況，使得工作人員相當疲勞，在疲勞的狀態下工作會使出錯率增加。加上缺乏長效的考核制度，工作人員自身專業素養逐步落后于時代的發展，很多已經部分實施信息化管理的地方，由于缺乏科學利用人事檔案的意識和管理人員專業性不強，人力資源的利用水平難以得到提升。

三、優化人力資源檔案管理工作的策略

（一）更新升級人力資源檔案管理模式

人力資源檔案管理工作要在新時代信息技術化的基礎上進行更新升級，主要從以下三個方面進行：信息化管理、動態化管理、共享式管理。

在信息化發展的今天，信息技術支持下的人力資源檔案管理工作也將提高工作質量和工作效率，現代檔案管理可以采用紙質與電子檔案并存的方式可，減少工作量，降低勞動強度，節省資源，便于檢索。檔案館首先要配備統一的軟硬件設備，確保信息化設備保障，為信息化管理做鋪墊，例如借助現代掃描儀設備還可以直接將檔案資料直接輸入計算機內。檔案館還可以和互聯網企合作定制高效的配套檔案管理系統及辦公系統，這些應用應具備有智能化檢索、排版、轉化、一體化文檔管理等功能，并在實踐中不斷完善開發新功能，同時還要注意信息化管理時的檔案資源的完整性、安全性、保密性，不斷提高檔案管理工作的高效性和便民性，為全面信息化管理建設做鋪墊[1]。

另外，信息化管理支持下利于檔案管理工作的動態化發展。首先是檔案資源的動態化，除了傳統的文字和圖像資源的存儲，更可以對聲音、視頻等多種數據資源進行保存，這些多元化的電子資源的出現讓檔案資源產生了從靜到動的變化，讓檔案資料更加形式多樣，具體可感。其次，動態化還指傳輸的動態過程，以往的紙質資料存儲固定，傳輸起來耗時耗力，動態化傳輸管理，是指利用信息化手段，讓檔案資料可以一鍵傳送，同時還保障了不易發生丟失等問題。動態化更新的資料信息有利于讓信息資源得到廣泛的傳播和利用，不會因信息的更新不及時造成損失，使得人力資源信息能得到最大的利用率。最后，動態化資源管理也是確保檔案館管理工作流暢進行的必要條件，檔案管理工作是任務量十分巨大的，動態化管理有利于減輕工作人員的工作量，同時也是對工作人員工作的督促，能夠保證日常檔案管理工作有條不紊的進行。

同時，也要構建共享式管理模式，人力資源檔案管理涉及到繁多的數據資源，通過總體規劃，分級分權，可以設計成規范化的信息數據庫并進行資源共享化管理。人力資源檔案管理各部門之間、及其與各大高校、企業之間都有緊密的聯系，若能通過信息化的建設幫助更好地實現人力資源檔案信息的共享，有利于推動人力資源檔案管理現代化，更加方便相關工作人員在檔案法律法規的框架下利用信息數據庫中的信息資源對人力資源檔案展開查閱。不同的檔案館在資源內容上都會有所側重，進行共享建設近似于在不增加成本的情況下新建設了更多的檔案館，能夠為檔案利用者提供更豐富、全面的信息資源。不僅是信息學資源內容上，其實在檔案管理技術，檔案管理人才培養等方面均能進行溝通交流，經驗共享。各館、各部門之間積累的經驗不同，就可以開展交流，取長補短，提高檔案管理水平，利于檔案管理工作的發展[2]。

（二）培養新時代專業的檔案管理人才

思想素質，是指人力資源檔案管理的工作者必須具備較強的責任意識和思想重視程度，明白檔案管理工作的深遠意義，保持認真負責的工作態度，追求上進，能主動提高自身工作能力。專業能力，是指信息技術化時代下，對檔案管理人員除了傳統的整理，審核以及簡單的電子文檔規范管理手段外，還應多學習先進的計算機技術。信息化時代下的計算機知識飛速發展，檔案管理學習更多計算機技能有利于提高檔案管理工作的信息化發展，提高工作效率，同時利于確保電子檔案資料的安全性和保密性，避免造成檔案信息泄露等事故。因此對管理者們可以多進行統一的培訓與進修，加強信息化教育相關內容的設置，讓工作者可以及時更新知識，不斷學習進步，同時加強工作人員培訓與經驗交流，讓人才為新時代檔案管理工作建言獻策。

（三）促進檔案管理在實際運用中發揮作用

人力資源檔案涉及到人員和范圍十分廣泛，一般包括工人、農民、公務員、企業職員、學生等各類人員，內容包括學歷、各類職業資格證書，社會保險，工作經歷，人事變更等。因此檔案管理工作也將影響到學生的升學與就業、農民工的工作與社保、公務員與企業職員的晉升與發展等。要進一步推動檔案管理工作在實際中的運用，首先要在以往這些運用場景中繼續使用，并將現代信息技術化手段不斷創新和使用，做到更加方便高效。比如加強推動公共事業人力資源的開放、共享，通過信息化手段對檔案資源進行及時性的公示，不僅可以提高公共事業部門人員的積極性，同時還能建立完善的人員流通渠道，為更好地發展公共事業提供了基礎。同時還可以加強各個部門之間的溝通，逐步統一管理制度及管理方法，減少檔案不兼容的情況，比如目前就業問題嚴峻，就業檔案管理部門堆積有大量的檔案資料，對而可能勞保檔案管理部門處可能存檔較少，這時兩部門可以協同工作，提高工作效率。還可以在檔案館線上平臺增設評價和意見反饋渠道，幫助檔案管理人員更好了解發展需求。

同時還要不斷挖掘檔案管理工作的應用場景，利用信息化手段實現異地辦公，加強信息流通面，提高辦事效率，將人力資源檔案管理工作的效能最大化發揮出來，減輕工作人員和辦事人員的擔子，切實保障人民群眾利益最大化。

四、結語

現代化背景下，人力資源檔案管理工作也要緊密結合信息化發展的步伐，不斷創新檔案管理方法，加強符合新時代發展需求的專業人才培養，不斷提高檔案管理的效率和利用率，為我國人力資源和社會保障工作做貢獻。

參考文獻：

[1]徐從芳.檔案管理在人力資源管理中的地位與發展[J].人力資源，2020（08）：32.

[2]陳奕.人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（20）：177-178.