普通高中檔案數字化管理的幾點思考

孫玉萍

摘要：普通高中檔案數字化管理能夠有效提升學校檔案管理成效，為此，文章立足于普通高中檔案的特點和基本內容，就如何強化高中檔案數字化管理進行策略分析。

關鍵詞：普通高中；檔案；數字化管理

中圖分類號：G632.0文獻標識碼：A文章編號：1992-7711（2020）06-0116

學校檔案是學校長期發展過程經歷的一種真實性記錄，也是學校文化傳承和發展的重要財富。從普通高中以往的檔案管理實際情況來看，傳統檔案管理一般采取的是紙質方式，檔案查閱不方便，且檔案在沒有備份的情況下很容易遭受破壞。伴隨計算機在各個普通高中的應用，學校檔案管理也開始從文字管理模式轉變為紙質管理模式，有效提升了檔案管理效率。為此，文章結合普通高中檔案管理的基本內容就如何借助計算機來提升普通高中檔案管理效率進行策略分析。

一、普通高中檔案數字化管理的基本內容分析

1.數字化采集

數字化采集是高中檔案數字化管理的基礎，在學校紙質檔案和電子檔案并存的管理模式下，普通高中檔案數字化采集包含兩個方面的內容，一方面是電子文件的數字化采集，即將普通高校日常管理產生的信息以電子文件的形式保存下來，形成數字化檔案資料。另一方面的內容是借助掃描技術、文字識別技術將普通高中管理中的紙質文件轉變為數字化電子文件。

2.數字化保管

普通高中檔案數字化保管是將已經經過數字化處理的數據檔案信息存儲到檔案數據庫中，并對這些數據信息進行備份保護和維護處理，并借助先進的技術形式打造普通高中檔案數字化內在邏輯關系鏈。

3.數字化利用

普通高中檔案管理的最終目的是實現對檔案的高效化利用，借助計算機技術和數據技術能夠實現普通高中檔案數據信息的關聯化處理，并在計算機技術的作用下實現對檔案的數字化顯示、讀取和復制。

二、普通高中檔案數字化管理建設的策略分析

1.檔案管理的前期準備工作

普通高中檔案數字化管理是一項長期性、工作量龐大的工作，為了能夠確保這項工作順利開展，需要根據高中院校的發展實際情況來制定出檔案數字化管理的規劃，并打造專門的工作小組，為后續的檔案數字化管理做好前期的準備工作。（1）做好動員，凝聚工作意識，明確管理目標。通過思想的宣傳來引領普通高校教職工立足教學，做好本職崗位工作所涉及檔案的管理。（2）制定檔案管理計劃。結合高中檔案種類和數量以及現有檔案管理軟硬件情況制定出短期、中期和長期的檔案管理計劃，確定檔案數字化管理范圍和管理順序。（3）為檔案數字化管理添置軟硬件設備。在檔案數字化管理的過程中除了需要配備檔案室之外，還需要配置常規掃描儀、數碼相機和打印機等。

2.檔案管理的具體操作

（1）打造紙質檔案目錄數據庫

①打造目錄數據庫。根據普通高中檔案管理要求建立一級和二級目錄，根據二級目錄卷宗整理順序來打造與之對應的案卷級目錄、文件級別目錄。②打造檔案目錄的著錄項。按照高校檔案打造規定確定與之對應的著錄項、字段類型和字段長度等信息。同時，在著錄操作的過程中，普通高?？梢愿鶕嶋H應用需要來有選擇地進行著錄操作。比如對于經常使用的學籍檔案，為了能夠為出國、升學學生提供及時的學籍檔案支持，學?？梢栽谥浿刑砑印案阶ⅰ边@一項目，在其中添加學生的身份證號碼、性別等信息，由此提升信息檢索的效率。

（2）紙質檔案全文的數字化處理

①確定紙質檔案全文數字化掃描的范圍。按照文件的要求，普通高校的檔案管理分為永久、長期兩種形式。全文數字化掃描是一項技術性的工程，可以根據檔案信息的使用年限來對檔案進行數字化處理。②確保檔案掃描質量，完成數據掛接。完整的檔案掃描包含檔案數據處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收等。

（3）檔案后期保管服務管理的優化

普通高中檔案是高中管理的重要信息資源，也是高校管理過程中一個重要財富。普通高中檔案數字化管理能夠在最大限度上增強原始檔案的保管安全系數，并有效提升檔案信息的綜合利用率。首先，在使用數字化技術進行檔案管理的時候還需要做好檔案的防光、防電磁、防破損、防水處理。在檔案管理的時候除了需要設立獨立的保管場地，還需要運用專門的磁場來存放檔案，并定期檢查檔案的使用，特別是對于電子檔案更是需要每間隔一段時間進行檢查。其次，還需要熟練掌握電子檔案技術形式。普通高中檔案管理會牽扯到較多的網絡信息技術，比如多媒體技術、數字化技術、計算機技術等。為了能夠實現對這些信息的電子化處理，需要檔案管理人員掌握嫻熟的管理技術，因此就需要檔案管理人員在日常強化對數字信息技術的學習和應用，通過定期培訓來掌握更多的數字化檔案業務知識。最后，在檔案管理的時候還需要為檔案管理提供充足的制度，在條件允許的情況下學校還需要打造專門的檔案信息網站，實現對信息檔案資源的共享。

三、結束語

綜上所述，高中檔案是教育、教學、科研等一系列活動開展過程中所形成的具有保存價值的歷史信息，通過實現對這些檔案的數字化管理能夠進一步提升學校檔案資源的應用成效，實現對檔案資源的優化配置。為此，在新的歷史時期需要高校檔案管理人員加強學習和積極思考，從而不斷借助信息技術提升檔案管理成效。

參考文獻：

[1]彭碧珍.淺談高中檔案數字化建設的幾點思考[J].科技與創新，2017（3）：76-77.

[2]王爽.教學檔案數字化管理的幾點思考[J].科學中國人，2017（2Z）：81-81.

（作者單位：浙江省樂清中學325600）