基于人力資源管理思想的醫院干部人事檔案管理研究

摘要：人事檔案信息是記述和反映個人經歷和德才表現、以個人為單位收集整理后集中保存的各種材料信息。隨著信息化大潮的來臨，信息資源被廣泛應用，管理復雜化程度越來越高，傳統的人事檔案管理已落后于新時代醫院人力資源管理的要求。在這一大趨勢下，必須更新觀念、全面改革，充分發揮人事檔案信息在人力資源管理中的決策參考作用，以達到人盡其才，才盡其用的管理目標。

關鍵詞：人力資源;檔案;管理

【中圖分類號】R-1 ?【文獻標識碼】A ?【文章編號】1673-9026（2020）08-212-02

1 干部人事檔案的內容與功能

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料。

按照中組部1991年發布施行的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》和2009年印發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，干部人事檔案的正本分10類。干部人事檔案十大類內容涵蓋了干部成長的全過程，和個人成才與發展密切相關，是個人與組織之間的聯系紐帶，是干部工作的一項基礎性工作，是組織人事部門全面地考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據。對于檔案形成這本人則是維護個人權益、福利、落實黨的政策待遇、澄清問題的可靠憑證。

2 干部人事檔案管理存在問題

2.1干部人事檔案管理手段落后

目前的干部人事檔案管理，局限于“看堆式”的管理方法，現代化管理水平不高，仍沿用傳統的手工模式，不能運用現代信息技術手段進行管理，不能建立上下互聯的數據庫，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費時間長，管理成本高等現狀，不能把人事檔案管理與人力資源的開發與管理結合起來，主動向人才開發及人才隊伍建設的一線延伸。直接影響著更好地發揮人事檔案的價值和效益滯后于干部人事制度改革的進展。

2.2干部人事檔案歸檔材料審核力度不夠

由于多年來的重視不夠和管理不嚴，致使干部人事檔案管理中出現一些問題。主要有：一是材料不齊全。部份檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等 10 項材料有空缺。二是內容記載不準確、不統一，不真實。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）虛假現象比較嚴重。由于人事檔案的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和

正常執行，對當前人力資源配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。

2.3干部人事檔案管理意識淡薄，管理不嚴

領導和檔案人員對干部人事檔案管理的重要性認識不足，“檔案意識”比較淡薄，管理觀念落后，結果致使檔案管理工作長期處于被動、落后狀態。此外，在實際工作中，往往管理不嚴，執行不力，落實不到，造成了不少問題。

2.4干部人事檔案管理模式缺乏獨立性

一方面，檔案材料收集制度過于“行政”化。材料收集歷來是干部人事檔案工作的重點和難點，目前，檔案材料的收集仍主要依賴于行政手段，但隨著政府職能的轉變，這項工作的難度將越來越大;另一方面，干部人事檔案材料的收集范圍及保管鑒定等各項制度，與《干部檔案工作條例》和《公務員法》中對干部考察任用時所需要的材料等新要求不相適應。另外，對領導干部離任審計、任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。

3 干部人事檔案管理改革構想

3.1強化干部人事檔案意識

單位領導要重視干部人事檔案管理工作，配備業務能力強、責任心強的檔案管理人員，建立崗位職責制。投入必要的經費，完善檔案管理的基礎設施。其次檔案管理人員要加強業務培訓，對檔案工作要有積極的認識。再次檔案部門應加大宣傳力度，努力營造全社會關心和支持干部人事管理的良好氛圍，讓人們都能密切關注這個承載個人歷史并與自身利益相關的記錄載體，提高檔案意識。

3.2注重干部人事檔案材料收集工作

收集干部人事檔案材料是人事檔案工作基礎，是檔案管理工作的首要環節。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部人事檔案材料的收集帶來了新的要求，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，仔細辨別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整，手續完備，保證干部人事檔案的權威性、準確性和真實性。

3.3創新干部人事檔案管理方法和手段

首先，完善基礎設施。醫院干部人事檔案信息應根據人員變動進行及時更新，并根據人員履歷的變化進行及時更新。各個醫院應加大對干部人事檔案管理工作的各項投入，包括資金、設備和技術。要確保檔案室內計算機設備、網絡設備配備充足。同時針對檔案室，也要保證按照檔案材料的存儲環境要求進行布置，做好檔案室的防塵防潮工作，并且要設置分類存儲空間，對不同類型和不同介質的檔案材料進行存放，確保檔案資料完整、有序。此外，醫院人事檔案管理人員還要做到對干部人事檔案的定期檢測和維護，確保其存放環境安全。針對信息及時更新這一要求，干部人事檔案管理人員應注重提升自身素質，要對現代化的管理設備做到熟練操作，并且醫院要配備專業的信息技術人才，以幫助醫院干部人事檔案管理人員更好的推進檔案數據化管理工作，確保醫院干部人事檔案管理工作處于較高的專業化水平。其次，做好電子檔案信息管理。在數據管理視角下，醫院干部人事檔案的主要類型為電子檔案，傳統的紙質檔案基本都需要轉換為電子檔案，因而當出現人事變動時，醫院干部人事檔案管理人員就要及時的對電子檔案信息進行更新，全部電子檔案與人員變動信息保持一致。在對電子檔案進行管理時，管理人員應定期總結工作經驗，并對電子檔案管理制度進行完善，在醫院自身條件與發展現狀下，對人事檔案的信息化管理模式進行改進，提高電子檔案管理的規范性和專業度。

3.4提高干部人事檔案的利用效率

在對醫院干部人事檔案信息進行管理時，管理人員的目的在于充分發揮出檔案價值。而在數據管理視角下，醫院干部人事檔案的價值將被更加充分的挖掘。基于新冠肺炎疫情，醫院干部人事檔案管理人員可以有針對性的開展疫情專項人事檔案調控工作，即對人事檔案中與疫情防控有關的檔案信息進行整合，挖掘出醫院人事檔案中具有潛在疫情防控價值的信息，從而可以更好的助力疫情防控工作。而在具體的檔案管理與利用工作中，管理人員要在數字化管理平臺和專項數據庫的支持下，借助數據挖掘技術提取關鍵信息，并將信息轉化為圖片、文字、語言陳述以及發展指數等形式，以更加直觀的方式呈現出檔案信息。管理人員可以具體設定特定值，針對疫情防控需求而言，醫院可以對傳染病科室進行關鍵數據提取，包括工作經歷、科研經歷等，從而更好的集中優勢資源，投入到疫情防控工作之中。同時醫院人事檔案管理人員也可以借助多個特征值，對醫務人員進行全面的能力分析，從而為醫院考核工作提供科學參考，并為人才引進指明方向。 此外，醫院人事檔案管理人員還要對醫院內部網站進行充分應用，在進行人事檔案管理時，應結合醫院的發展和運行狀況，確保檔案資料收集、整理、傳輸以及開發利用等環節可以形成一體化的系統，從而具有更廣的網絡覆蓋面。在此種管理模式下，醫院干部人事檔案的實現更高水平的數字化，同時在醫院內部共享網絡系統下，醫院干部人事檔案資源信息將得到最大程度的利用。

參考文獻

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作者簡介：周陽（1984.01-），漢，男，安徽，碩士研究生，館員，人力資源部副主任，研究方向：醫院人力資源管理。