勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的革新方式分析

■肖國平／泰寧縣勞動人事爭議仲裁院

一、前言

勞動人事爭議仲裁之后的檔案管理工作是行政工作的重要組成部分，隨著社會經濟結構的改變，勞動者維權意識的提高，勞動人事爭議仲裁案件的數量也逐年上升，當前的仲裁檔案管理方式已經不能滿足于實際需要。這就要求我們立足現實，反思在過去很長一段時間內，我們的行政工作者在勞動人事爭議仲裁檔案管理中存在的缺陷與不足，努力完善工作流程，提高工作效率，切實有效地落實規范勞動人事爭議仲裁檔案的管理，以滿足勞動者與有關機關管理工作的需要。

二、勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中存在的問題

經過考察與研究，我們發現，在目前的仲裁檔案管理工作中，還普遍存在以下問題：

（一）勞動人事爭議仲裁檔案管理體系的不完善

一方面，雖然在現行的仲裁檔案管理體系中，對檔案的保存、內容、借閱等方面都做了相應的規定，但在制度設計、管理細節上依然存在不同程度的問題，導致檔案的收錄、保存存在誤差或錯漏；或在檔案的借閱過程中，沒有相應的制度約束，造成所借檔案遺失、身份信息泄露等不良后果。另一方面，在一些地方行政人員執行仲裁檔案管理時，對制度理解還不透徹，導致檔案管理工作執行不到位，同時，相關的監督人員設置的不完善，也導致執行工作發生錯漏后，沒有及時發現并更正，給勞動人事爭議仲裁檔案的管理工作埋下了隱患［1］。

（二）勞動人事爭議仲裁檔案管理設備存在差距

隨著社會的發展，現代科技水平的提高，檔案管理的方式也在發生著改變。不少經濟發達的地區已經采用全電子化檔案管理方式，以電子檔案取代了紙質檔案。但是，在一些經濟相對落后的地區，仍然固守著傳統的檔案管理方式，大面使用紙質檔案，這不僅僅使自身的檔案管理工作變得繁復冗雜，出現檔案保存面積過大、工作效率低下、檔案容易丟失等問題，而且對檔案網絡化、共享化的趨勢造成了阻礙，不利于人事爭議仲裁檔案管理的發展。

（三）勞動人事爭議仲裁檔案管理人員的水平參差不齊

檔案管理人員的水平在一定程度上影響著仲裁檔案管理的水平。由于地區經濟發展的不均衡，不少地區仍采用紙質化檔案管理方式，檔案管理人員的信息化技術也不過關，不能與社會信息化大趨勢接軌，給檔案管理信息化的推廣帶來了難度。另外，一些地區的人事爭議仲裁檔案管理人員并非檔案管理專業出身，缺乏相關的專業知識的培訓，知識體系和工作執行都存在缺陷，導致工作效率低下，工作結果也不盡如人意。

（四）勞動人事爭議仲裁檔案管理工作未受到足夠的重視

勞動人事爭議仲裁檔案管理的水平高低，在一定程度上反映了一個地區勞動人事仲裁管理的水平，為之后的勞動人事爭議仲裁案件提供了鋪墊與參考，良好的仲裁檔案管理，能夠使之后的人事爭議仲裁工作得到事半功倍的效果。但是，在具體的工作實踐中，不少檔案管理的工作人員甚至地方領導，都沒有對該項工作給予足夠的重視，只是把它作為一項后勤輔助工作來看待。對仲裁檔案管理的管理工作流于形式，在基礎設施配備、人員培訓等方面也均未提供相應的支持，使檔案管理工作陷入被動。

三、勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的改革方式

上文我們提到了目前勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中存在的種種問題，針對這些問題，我們亟需尋找相應的解決方法，以提高檔案管理水平。

（一）完善并加強仲裁檔案管理制度建設

目前，我國的勞動人事仲裁檔案管理工作依然存在缺陷，檔案管理制度方面也有一些需要改進與完善的地方。制度體系是對日常工作的規范，因此，人事仲裁檔案管理制度的制定，需盡可能做到嚴絲合縫、滴水不漏。

首先，對于現行制度中的缺漏之處進行增加與修補，對于一些不完善的地方進行及時修正。完善并加強勞動人事爭議仲裁檔案管理制度建設，真正做到有法可依，有章可循，使仲裁檔案管理工作在收錄、整理、借閱等方面實現規范化，促進檔案管理工作的有效推進。

其次，在仲裁檔案管理工作中實行責任制，將每一環節的工作條分縷析，責任到人，確保相關行政人員嚴格執行制度所規范的內容，嚴肅工作紀律，端正工作態度。避免在檔案管理過程中出現材料缺失、程序錯誤、信息泄露等問題，使管理工作陷入爭議與混亂。

此外，還應當在仲裁檔案管理制度體系中完善并加強監督機制，設立專門的監督人員。除定期進行人工監督檢測工作以外，還可以安裝使用調解仲裁業務軟件，實時監督仲裁案件的進展，提高檔案整合效率和材料記錄的正確度［2］。

（二）加強檔案管理基礎設備建設

隨著科學技術的發展，當代社會已經進入信息化時代。仲裁檔案管理工作，也應當順應時代發展趨勢，與時俱進，以電子檔案取代紙質檔案，實現檔案信息化管理。

管理部門需加強檔案管理基礎設備的投入，包括計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機等。這不僅能使檔案的保存和查閱更加方便，提高檔案管理工作的有序性和工作效率，而且還有利于實現仲裁檔案管理信息的共享，促進勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的進一步發展。

（三）提高檔案管理團隊的整體水平

所謂“術業有專攻”，擁有專業人才是一項工作得以順利進行的根本保證，這一規律，在勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中同樣適用。

事實上，檔案管理是一份專業針對性較強的工作，需要從業人員擁有較高的專業知識素養和一定的檔案管理工作經驗。因此，仲裁檔案管理機關的領導部門要加強仲裁檔案管理人才的培養力度，邀請具有專業知識或行業經驗豐富的老師，對相關工作人員進行專業知識和行業最新動態方面的培訓指導，使檔案管理工作人員改進工作方式，提高自身的專業能力，順利開展并高效完成檔案管理工作。

在定期進行培訓的同時，領導部門還應當注重引進一些本身受過檔案管理專業知識教育或檔案管理經驗豐富的人才。對于在崗的仲裁檔案管理人員，需定期進行多種形式的專業知識考核，幫助檔案管理人員查漏補缺，提高管理團隊的整體水平。

另外，無論從事何種工作，工作人員本身的工作態度會在很大程度上影響其工作效果，仲裁檔案管理工作容易讓人覺得枯燥乏味，從而產生消極怠工的情緒。因此，我們需要培養從業人員對檔案管理工作的敬業精神，同時采取一定的激勵方式以保持他們對工作的熱情和積極性［3］。

（四）加強對仲裁檔案管理工作的重視

勞動人事爭議仲裁檔案管理工作是仲裁工作的重要組成部分，盡管從表面上看，它并不會對仲裁案件的審理產生直接的影響，但是，從長遠看，良好有序的仲裁檔案管理，對仲裁工作具有事半功倍的效果。因此，相關部門應看到仲裁檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理人員的思想教育。只有當檔案管理人員明確了解仲裁檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理工作的重視程度，才能提高工作效率，取得更好的工作成果。

四、結語

綜上所述，勞動人事爭議仲裁檔案管理工作現階段仍存在諸多不足。我們需要從思想上提高相關部門領導和檔案管理人員對仲裁檔案管理工作重要性的認識，推動仲裁檔案管理制度的健全和完善，加大管理力度，培養專業的管理人才，加強基礎設備建設，促使勞動人事爭議仲裁檔案管理工作規范化、程序化、共享化。