數字信息時代背景下企業檔案編研工作轉型策略分析

張瑜

摘 要：企業檔案編研是企業檔案資源開發利用的重要方式，數字信息時代為企業檔案編研帶來新的發展機遇，本文通過分析檔案編研環境的變化，指出編研工作存在的問題，提出了數字信息時代企業檔案編研工作的轉型策略，為新時代企業檔案編研工作提供一定的思路。

關鍵詞：數字時代;信息時代;企業檔案;檔案編研;開發利用

檔案編研是對檔案信息進行深入研究開發的專業性工作，企業檔案編研是企業檔案資源開發利用的重要方式，也是企業檔案管理部門主動挖掘檔案價值，擴大檔案影響力，提升檔案工作地位的重要手段。

在當前數字信息時代，網絡技術和信息技術迅猛發展，“互聯網+”開始深入影響各個行業領域，“數字中國”建設引領下，“數字企業”的建設如火如荼，以數字檔案館（室）建設和電子文件管理為主要方向的檔案信息化建設全面展開，“大數據”、“人工智能”、“區塊鏈”等新興技術也開始在檔案管理領域有所探索應用。時代發展為企業檔案編研工作形成新的環境，帶來新的機遇，檔案編研需求來源、內容構成、成果形式、展示途徑等更加豐富多樣。如何抓住機遇，積極創新，探索檔案編研工作轉型，激發檔案工作活力，是企業檔案管理部門亟待關注的重點方向。

一、數字信息時代企業檔案編研環境的變化

數字信息時代技術的快速發展及國家宏觀層面的不斷重視，為企業檔案編研工作提供了良好的外部環境，檔案編研工作的各項基礎條件得到有效發展。

1.檔案資源類型和規模不斷擴大為企業檔案編研打下堅實基礎

檔案收集范圍擴大，檔案類型多樣。2012年國家檔案局10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》為企業檔案資源建設指明了方向，隨著10號令的深入實施，本著應收盡收、應歸盡歸的原則，企業檔案資源收集范圍不斷擴大，檔案資源類型更加豐富多樣，為企業檔案編研工作提供了堅實的資源基礎。

規模化數字檔案資源使編研利用更便捷。隨著企業辦公自動化水平和檔案信息化水平不斷提升，檔案存量數字化、增量電子化不斷推進，促使系統化、規模化的數字檔案資源逐漸形成，告別入庫逐卷調檔的不便，企業檔案編研利用檔案資源變得更加直接高效。

2.檔案信息化水平提升為企業檔案編研提供支持平臺

企業數字檔案館（室）或檔案管理系統建設有效提升了檔案管理工作效率，不再受傳統紙質檔案手工著錄整理和利用耗時較多影響，檔案信息化水平提升使檔案基礎業務方面節省大量時間，相當于釋放了更多的人力和時間用于企業檔案資源挖掘和編研工作開展;檔案信息化建設有效提升了檔案檢索效率，使檔案信息檢索定位更加方便快捷，為精準查檔開展檔案編研提供了有利條件。

3.檔案利用需求更加廣泛為企業檔案編研提供內在動力

數字信息時代電子文件數量劇增，增加了人們獲取有效信息的難度，且企業化、市場化的管理模式對多維信息需求大幅增加，對信息的時效性、準確性提出更高要求，檔案利用需求更加廣泛且多樣化，為企業檔案開展深入編研服務生產經營和重大決策提供了內在動力;2013年起我國開展的國際檔案日等法定宣傳日為企業檔案編研和成果宣傳提供良好時機，宣傳展示及企業文件建設需要也是激發檔案編研的有效動力。

4.新媒體環境和技術手段興起為企業檔案編研提供技術支撐

數字信息時代自媒體技術盛行為企業檔案編研提供了新的宣傳展示途徑，通過社交網絡等可使檔案編研成果以更快的速度和更廣闊的范圍進行傳播，不斷擴大編研成果影響力，同時更便于與利用者互動，獲取進一步的需求或建議;新興多媒體技術等使檔案編研內容可實現圖、文、聲、像各種信息整合，檔案編研表現形式更加生動形象，更具有吸引力，能夠更好地滿足現代快節奏企業員工的閱讀方式和興趣習慣。

二、企業檔案編研工作存在的問題

時代發展為企業檔案編研工作提供了資源和硬件支撐、技術支持和需求環境，但企業檔案編研長期以來傳統觀念及基礎薄弱等原因，實現數字信息時代下檔案編研工作創新轉型還存在著一些亟待解決的問題。

1.重視程度不夠，編研方向不準

企業以效益為中心，企業檔案工作并非直接產生效益，以及長期以來普遍對檔案管理僅是接收保管并被動提供利用的傳統偏見，導致企業領導及檔案管理部門領導對檔案編研工作重視程度不夠，沒有意識到檔案編研的重要性，缺少相關的資金和人員投入;編研工作缺少整體規劃，未能與企業中心工作和重點熱點事件相結合，編研方向不準，編研成果缺乏亮點或沒有發揮實效，難以獲得普遍關注和重視。

2.編研方式傳統，編研思路陳舊

長期以來企業檔案編研一直被認為是檔案管理部門的事，編研工作處于庫藏有什么編什么、以我為主、“閉門造車”的狀態，一方面與利用者需求的契合度不高，無法滿足利用者多角度、多層次需求，導致檔案編研成果滿意度不高;另一方面檔案編研工作開放和合作程度不高，由于編研內容的專業性與檔案人員的知識結構的偏差，往往只編不研，導致檔案編研內容過于簡單，缺乏廣度和深度，整體質量不高。

3.編研形式單一，編研效果欠缺

傳統檔案編研主要為公司史志、大事記、組織沿革、文件匯編等，編研形式比較單一，而且這些系統性和專業性較強、篇幅較長編研成果可讀性不強，往往讓人望而卻步，缺乏有吸引力的可讀性強的編研成果;檔案編研對信息化技術利用度不高，編研內容不夠豐富生動，展示形式不夠靈活;檔案編研成果的宣傳力度不夠，對新型社交媒體和網絡環境利用程度不高，編研成果往往深藏庫房、束之高閣，難以發揮成效。

4.編研人才缺乏，編研動力不足

企業檔案管理多為邊緣部門，檔案編研工作對人員整體素質的要求較高與企業檔案管理人員數量和能力水平不足的矛盾比較突出。一是企業檔案人員數量不足，檔案人員多囿于傳統的檔案整理業務，難以有大量時間精力開展編研;二是檔案人員思路較為陳舊，創新意識不強，對檔案編研不夠重視，干與不干一個樣，干多干少一個樣，編研動力不足;三是檔案人員編研技能欠缺，專業素質難以滿足數字時代高質量的檔案編研要求，能力不足導致對編研工作的畏難情緒明顯。