高校基建檔案管理芻議

李霞

摘 要：高校的發(fā)展離不開基礎建設，而基建檔案工作是基建工作的完整重要組成部分，它反映了高等學校建設和發(fā)展的歷史軌跡和過程，同時為當下以及今后學校的基本建設工作提供了依據(jù)和基礎。然而，在現(xiàn)實中高校檔案管理工作卻存在滯后的現(xiàn)象，不能有效地為學校管理提供更好的服務。文章通過論述高校基建檔案管理的含義、特點及存在的問題，尋找有效提高基建檔案管理水平的方法。

關鍵詞：高等學校;基建檔案特點;存在問題;改進措施

“檔案”，是人類社會發(fā)展的物質外現(xiàn)，是某一具體歷史階段人類文化的產(chǎn)物。在中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術語》中，對檔案的定義表述為：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”

“高校基建檔案”，是高校基建工程項目從籌備、實施到竣工交付全過程中直接形成的具有保存利用價值的文件材料。這些材料既有文字、圖紙也有照片、聲像等;它是校園各種建筑物、構筑物、管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工、使用、維護和檢修等活動的直接記錄，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據(jù)和憑證。

一、高校基建檔案的意義和作用

1.高校基建檔案是學校建設發(fā)展的歷史記錄

俗話說，萬丈高樓平地起，基建檔案如實地記錄了學校建設的全過程，任何基建項目從無到有，無論是土建、水、暖、電還是園林綠化、道路;無論是新建工程還是維修改造項目。基建檔案忠實地記錄了每項工程的興建和蛻變，可以說基建檔案就是一部活生生的校園建設史，它是學校發(fā)展和變遷的見證，是學校基建歷史的再現(xiàn)。如果想要查詢或者回憶一座學校的發(fā)展史，檔案是最為有力見證。

2.高校基建檔案為今后學校的管理和發(fā)展提供了依據(jù)

山西農(nóng)業(yè)大學是一所擁有百年歷史的農(nóng)業(yè)院校，校園坐落于山西省太谷縣，整個校區(qū)分為南院教學區(qū)和北院家屬區(qū)兩個部分，總占地面積3515畝。學校現(xiàn)有各類教學辦公樓、學生宿舍及生活用房、家屬住宅樓共計約200棟，這些建筑中既有清代中葉建成的孟家花園建筑群、又有二十世紀初期（1907--1931年前后）建成的太谷銘賢學校建筑群，也有二十一世紀新建的崇實樓、綜合教學樓，這些建筑年代跨度大、建筑項目體量大、建筑風格多樣（有仿俄、仿美、中式的、現(xiàn)代的），由于建筑年度久遠，這些古建筑的保養(yǎng)和維修經(jīng)常發(fā)生，再加上其建筑風格各異，各類建筑檔案的管理需要不斷的累加和修正，管理難度很大。同時隨著我省農(nóng)高區(qū)建設和我校與省農(nóng)科院合署辦公工作的不斷深入，未來勢必會有更多的基建項目上馬投產(chǎn)，學校的校園規(guī)劃不斷調整和完善，各類新建、改建、擴建和維修項目也將不斷增加。因此，充分做好我校基建檔案的收集、整理、管理和利用工作，能及時提供準確、有效地項目信息，進而促進基建管理工作和整個學校管理能力的提高。

二、高校基建檔案的特點

1.專業(yè)性

基建工程具有很強的專業(yè)性，它包含勘察、設計、施工、監(jiān)理、驗收等多個環(huán)節(jié)，是有著固定程序的系統(tǒng)工程，這就決定了基建檔案的管理工作也具有較強的專業(yè)性。在收集、整理、保管、統(tǒng)計、編目和檢索以及利用等方面多要以基建工程本身的客觀發(fā)展規(guī)律來組織和開展檔案的管理工作。

專業(yè)性要求高校基建檔案管理中必須組織一支專業(yè)化的管理隊伍，通過專業(yè)技術和專業(yè)知識參與到檔案管理中，在提升檔案管理專業(yè)化水平中，同時能夠進一步挖掘檔案價值，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。

2.復雜性

（1）涉及部門多

從學校內部看，項目建設的開展與規(guī)劃、招標、財務、審計、黨政辦等多個部門需要密切配合和協(xié)調，涉及多層次、多部門的檔案類別;同時隨著我省農(nóng)高區(qū)建設和我校與省農(nóng)科院合署辦公工作的不斷深入，更多的部門和人員將會參與到我校各類新建、改建、擴建和維修項目當中。

從學校外部看，項目建設從立項、施工到交付使用，需要與包括環(huán)保、城建、文物管理、勘察、土地、公安、規(guī)劃、招投標、設計、施工、監(jiān)理、消防等多個政府及企業(yè)的相互配合和支持，其工程檔案涉及文件之多可想而知，同時，經(jīng)手人多、信息量大、歷時較長。

（2）基建工程管理過程程序復雜

如上文所述，工程管理分為前期準備階段、施工階段、竣工驗收階段三各部分，在這三大部分中包含立項審批、勘察設計、工程招標、竣工驗收、決算審計等若干內容，（如下圖表1所示），其管理過程手續(xù)繁多，對接部門多，所產(chǎn)生的資料之間存在嚴密的邏輯關系，不能任意倒置，也不可缺少和遺失。

3.周期性

一個完整的基建工程項目從落地生根到投入使用，要經(jīng)過從立項、設計、施工、竣工等多道程序，工期往往以年為單位計算;另外有的建設項目雖然已經(jīng)完工，但由于消防驗收整改等情況的發(fā)生，實際的資料管理過程往往比工期要長更多。

同時，這些資料在未來的幾十年以內都將作為該建筑維修、改建、擴建、遷建的依據(jù)，具有一個使用周期內的參考價值，并且在使用周期內還會不斷產(chǎn)生新的檔案資料。

三、高校基建檔案管理存在的問題

以山西農(nóng)業(yè)大學為例，基建檔案的管理工作采用二級管理方式，首先，基建規(guī)劃科設有檔案管理職能，主要負責在建工程的檔案的收集和整理;其次，在工程結束后將檔案資料悉數(shù)移交至校檔案館進行集中保管，這樣的管理便于基建資料的隨時調閱和參考，但在現(xiàn)實的管理過程中仍然存在一些問題。

1.管理觀念相對滯后

相當一部分學校管理的參與者對于涉及到招生、就業(yè)、科研、財務、人事方面的工作給予了足夠的重視，但基建工作往往缺乏宣傳和造勢、與師生日常教學生活的互動程度較低，而常常被邊緣化，基建檔案工作因不能立時為學校帶來人力或者財力的變化，而往往更是處于不受重視的狀況。

同時，檔案管理人員還存在“你查我找”的被動工作思維，把檔案工作看成是“順手捎帶的活兒”，在思想和觀念上輕視和怠慢基建檔案的收集、歸檔、保管和移交工作，使得資料在收集和整理過程中質量降低。