“互聯網+”背景下如何做好醫院檔案管理工作

趙云

摘 要：當前，信息技術不斷發展和完善，我們的生活也全面進入“互聯網+”的新時代。“互聯網+”時代不僅改變了我們的生活方式，也改變了我們的工作方式。如何更好的發揮互聯網的作用，也成了工作中必須要考慮的現實問題。本文從“互聯網+”檔案管理工作面臨的新挑戰、檔案管理工作中存在的問題和解決措施等方面來探究如何做好“互聯網+”背景下的醫院檔案管理工作。

關鍵詞：互聯網+;醫院;檔案管理

檔案詳細記錄了一個單位各方面工作的開展情況，是單位發展歷史的直接見證。對于醫院來說同樣如此，檔案管理工作對于醫院來說也是一項重要的工作，從檔案中能充分反映醫院的發展歷史、醫療水平的提升，在醫院的日常管理工作中起著舉足輕重的作用。

隨著信息化的發展，“互聯網+”逐漸走入我們的工作和生活之中，越來越多的工作由手動操作轉移到計算機操作，其中病歷檔案不再采用傳統紙質管理，載體由紙張轉為計算機，從而形成電子病歷。近年來，電子病歷檔案逐步走入了社會大眾的視野，這種病歷管理方式也越來越多的被各個醫院采用，這也正是“互聯網+”帶來的影響。

一、“互聯網+”檔案管理工作面臨的新挑戰

各項工作在“互聯網+”時代都會在帶來便利的同時遇到更多的挑戰，“互聯網+檔案管理”也同樣如此。檔案作為記錄過去和現在的醫院發展狀況的載體，也面臨著脫離傳統檔案管理模式，轉變傳統工作思維，加快實現檔案信息化管理和數據共享的挑戰，同樣也面臨著檔案信息安全保護的挑戰。

在新的時期，各個醫院都要緊緊抓住互聯網發展的趨勢，順應時代發展需求，借助“互聯網+”的推動力，結合自身單位實際，對檔案管理工作進行優化升級，使檔案管理工作在“互聯網+”時代得到更快更好的發展。各醫院也要緊緊抓住機遇，使醫院檔案管理工作加快實現信息化、規范化發展。

二、“互聯網+”對醫院檔案管理工作的影響

當前，很多的單位包括醫院依然采用傳統的檔案管理模式，在檔案的收集、整理、保管、開發、利用等各個環節都是采用老一套，這種傳統的檔案管理模式不僅工作量格外大，而且還會影響檔案工作的效率和質量。

傳統模式的弊端，最明顯的就是體現在檔案的查閱利用工作中，比如，傳統的檔案利用工作，首先需要根據要查找的檔案內容去手工翻閱檢索工作，查找到檔案存在的位置，然后專人去檔案室查找檔案，期間需要做好登記，最后是對涉及到復制、摘抄的內容，需要對檔案內容進行復印或者摘抄，期間各個環節都需要大量的時間，遇到查閱量較大，或者所知信息不詳的時候，需要查閱檢索的次數則更多，相應的花費的時間也會更多。在這種類似的檔案查閱利用中，有時由于提供信息有限，查閱難度相當大，而且在查閱利用中耗費的不僅僅是檔案管理工作人員的時間，還涉及紙質檔案的安全問題，每翻閱一次檔案，就會對紙質檔案造成一次損傷，尤其是復印檔案，往往為了復印內容更加清晰，而又減少拆卷的麻煩，都會對檔案進行狠壓，這便又嚴重威脅了檔案的安全，極易發生檔案破損的情況。

因此，加大對“互聯網+”理念在檔案管理工作中的應用，將會有效避免傳統檔案管理模式中得各種弊端，不僅能加大檔案的安全保護力度，還能有效提高檔案的利用效率，這將會對檔案管理工作產生重要的影響，徹底實現檔案管理的轉型升級。

在“互聯網+檔案管理”時代，檔案管理人員可以通過信息化手段對醫院工作中形成的檔案材料及時進行收集和整理，不僅不會出現丟失損壞現象，而且還能極大提高工作效率。此外，在檔案利用服務工作中優勢會更加明顯，檔案管理人員可以利用信息化手段進行檢索，能提高檢索效率，減少工作量，提高準確率，有效解決查檔人員面臨的問題。

隨著社會信息化的快速發展，醫院的信息化也逐步成為現代醫院的主要管理趨勢，“互聯網+檔案管理”模式則必然成為各大醫院的主要管理方式，成為主要的發展趨勢，更大程度的惠及各大醫院的發展。

三、當前醫院檔案管理工作中存在的問題

當前，信息化管理模式越來越被人們認可，“互聯網+檔案管理”的模式也逐步滲透到包括醫院在內的各個工作領域，但是相較于各級國家綜合檔案館、專門檔案館和高校的檔案館來說，醫院的檔案管理工作仍然相對比較落后，發展的速度還是比較慢，這不僅僅是制度的問題，更多的人為因素，尤其是醫院領導層對“互聯網+檔案管理” 模式的認識問題、資金投入問題、檔案管理人員的意識問題。具體來說，主要是以下幾個方面：

1.對“互聯網+檔案管理”模式不夠重視

醫院一般以提高醫療技術為重點任務，注重對醫療設施設備的更新，對醫療條件的改善，以期達到提高醫療水平的目的。因而，大多數的醫院對于檔案管理工作來說不夠重視，一方面是醫院的管理層對檔案管理工作不重視，在日常的醫院管理工作中，偏向于醫院的專業性管理，但是對于檔案工作關注較少，投入的精力過少，沒有把醫院的檔案管理工作擺在重要的位置，基本上是“說起來重要，忙起來不要”的尷尬位置，僅僅靠著檔案室的同志來開展檔案管理工作，過問少、關注少;另一方面是醫院的員工對檔案管理工作不重視，尤其是不在檔案管理崗位上的醫護人員，普遍存在檔案意識較差的問題，在平時工作中對檔案管理工作不聞不問，根本沒有認識到檔案管理工作的重要性，對于平時工作中形成的檔案丟三落四，在統一收集歸檔時很難保質保量提供本科室的檔案材料。對檔案管理工作都不夠重視，那么醫院領導和員工對“互聯網+檔案管理”模式則更加不重視，都片面的認為檔案管理工作只要做好收集、管理和使用即可，認為傳統的檔案管理模式已經足夠，更有甚者都不知道檔案的信息化管理，這種的思想認識和覺悟，必然給“互聯網+檔案管理”模式的推廣帶來層層阻力，必然導致醫院的檔案管理工作存在手段落后、管理模式老化、利用服務效率低等問題。在當前的“互聯網+”時代，這種管理理念更是跟不上發展節奏，不僅不利于檔案的有效保存和科學利用，更不利于醫院的長期科學發展。

2.檔案管理制度不夠健全

有健全的制度才能起到規范的作用，嚴格執行制度才能使制度發揮作用，任何一項工作都需要制度的約束。對于醫院來說，在醫療和醫院的行政管理方面肯定都有完善的規章制度，并切實發揮著作用，維持醫院的高效運轉。但是由于醫院領導層對檔案工作的不重視，導致檔案工作在醫院的整體工作中地位較低，管理較松散，致使大多數的醫院在檔案管理制度方面都是直接套用檔案行政管理部門的規章制度，缺乏創新，沒能結合醫院自身的實際情況制定適宜的檔案管理制度，而且現有的制度不夠完善，沒能適時進行完善，尤其是檔案信息化方面的制度更是少之又少，一些偏遠或者落后的醫院根本就沒有。但是，在“互聯網+檔案管理”模式下，建立健全完善的檔案管理制度更加重要，因為信息化的檔案資源在帶來巨大便利的同時，也潛藏著較大的安全隱患，信息化的檔案資源是基于檔案信息化系統進行存儲的，這便給黑客和網絡病毒帶來了可乘之機，容易遭到攻擊和泄露。因此，只有制定切實可行、符合實際的檔案管理制度，并且嚴格落實，才能真正做好檔案管理工作，確保檔案安全，防止失泄密事件發生。

3.檔案經費投入不足

由于醫院領導對檔案管理工作不夠重視，直接就影響醫院在檔案管理工作方面的資金投入，典型的就是在檔案庫房的配置方面，一些本身條件就稍微差點的醫院壓根沒有專業的檔案室，檔案存儲的房間也缺乏必要的檔案防護措施，溫濕度、防火、防潮等都達不到規范要求，離檔案“十防”的要求有著非常大的差距，更別提在檔案的信息化建設方面，投入非常少，更有的醫院目前仍是零投入。但是在當前流行的“互聯網+”模式下，檔案的管理工作依靠的就是先進的管理模式、先進的技術和先進的信息化設備，缺少資金的投入首先就會影響檔案的數字化掃描加工工作，沒有數字化的檔案信息資源也就沒有檔案的信息化;沒有資金的投入，也不會有先進的信息化設備，缺少必要的信息化設備，則無法進行檔案資源的信息化管理;沒有資金的投入，也不會有完善的檔案防護軟件，缺少檔案的安全防護，則容易出現檔案的失泄密或損壞問題。由此可見，缺少了資金的投入，“互聯網+檔案管理”模式將難以推行，檔案的信息化管理工作將無法實現，檔案的科學化管理工作則無從談起。

4.缺乏高素質檔案人才隊伍

當前醫院檔案管理人員中專職檔案管理人員相對較少，且基本上都不是科班出身，大多數為兼職檔案管理人員，其中還有從醫療崗位上退下來的，這些兼職檔案管理人員本身就是由于年齡或者身體原因才調整到檔案管理崗位。除了現有的專職檔案管理人員由于長期從事檔案管理工作，積累了大量的工作經驗之外，其他的兼職檔案管理人員基本上都沒受過正規的業務培訓，檔案知識了解較少，業務水平相對較差，大多數是依靠在工作中不斷摸索，檔案實際操作能力都相對較差，更別提檔案的信息化管理了。在“互聯網+”的大背景下，檔案信息化人才更是重要資源，缺少檔案信息化專業人才的參與，檔案的信息化管理工作也就無法開展。因為與傳統的管理模式相比，檔案信息化對技術的要求更加嚴格，而且“互聯網+檔案管理”模式靠的就是信息化技術，但是當前醫院現有的檔案管理人員絕大多數都不能滿足檔案信息化管理的需要，醫院本身在人才管理方面也過多地注重醫護人才的引進和培養，對檔案管理方面的人才引進相對較少，檔案信息化人才的匱乏就直接影響到檔案的信息化建設，進而影響檔案的科學化、規范化管理。

四、醫院應對“互聯網+”檔案管理工作的措施

1.提高認識，轉變思想，加快推進“互聯網+檔案管理”模式的應用

思想重視了，才能有所行動。作為醫院的領導，要重新定義檔案工作的重要性，要順應時代發展的趨勢，努力轉變自身的檔案管理思路，提高對檔案工作重要性的認識，將檔案的管理工作擺在重要的位置，為“互聯網+檔案管理”模式的有效推行奠定良好的基礎。首先，要在重視醫療條件改善和醫療技術水平提高的同時，提高對檔案工作的重視，要充分認識到檔案工作的重要性，尤其是電子病歷檔案，電子病歷檔案詳細記錄了病患接受檢查到治療康復的全過程，不僅對醫療科研能起到重要作用，而且在產生醫患糾紛的時候更能作為佐證材料來提供有力支撐，從而避免醫患矛盾的激化，保護好醫院和患者雙方的合法權益。其次，醫院領導要積極轉變思想，加快“互聯網+檔案管理”模式的推廣和應用，為建設信息化奠定基礎，使醫院的檔案管理工作盡快適應時代發展步伐，為醫院的檔案管理工作科學化、規范化發展奠定堅實的基礎。

2.建立健全科學規范的檔案管理制度

檔案管理制度建設工作，不僅是對檔案工作的基本要求，也是“互聯網+”背景下做好檔案管理工作的迫切現實需要。醫院要積極探索建立嚴格、規范、符合實際的檔案管理制度，要為檔案工作的順利開展提供制度保障。各大醫院要從檔案的收集、整理、借閱等各個方面對制度加以完善，尤其要嚴格制定檔案安全保護方面的制度。制度的生命力在于執行，各大醫院在健全檔案管理制度的同時，要加大制度的落實力度，將各項規章制度貫穿到檔案管理工作的各個環節，確保檔案管理工作適應時代發展要求，堅決防止因為信息化的推進而出現檔案信息資源的安全問題，要切實加強信息化檔案資源的保護，防止出現失泄密和損壞事件發生。

3.加大資金投入，提供好基礎保障

資金是“互聯網+檔案管理”模式得以推廣的前提，醫院要加強對檔案管理工作的資金投入。一是要為紙質檔案的數字化加工提供充足的資金，加快現有紙質檔案的數字化加工，為檔案的信息化管理奠定基礎;二是要購買先進的服務器、掃描儀等檔案管理設施設備，有條件的醫院還要配備檔案室機房，按照機房配備的要求購置設施設備，為信息化檔案資源提供安全的環境條件;三是要投入資金用于開發專業的檔案管理系統，對信息化檔案資源進行有效管理，同時，對今后形成的電子檔案及時進行歸檔整理，并方便今后的檔案編輯研究和調閱查檔利用，為醫院自身和患者提供更加便捷的服務;四是要投入資金購買防火墻等安全防護軟件，保護信息化檔案資源的安全，堅決防止失泄密事件的發生。

4.打造高素質檔案人才隊伍

檔案管理工作本身就需要很強的業務能力和業務素質要求，“互聯網+檔案管理”模式更是對檔案管理人員提出了新要求，不僅要懂得檔案管理業務知識，還要懂得檔案信息化知識。因此，醫院要加快打造一支高素質的、復合型的檔案人才隊伍，一方面要加強對現有人員的教育培訓，通過積極組織現有檔案管理人員外出參加檔案專業培訓，或者邀請專家到醫院進行授課等方式，加強檔案人員的業務素質和業務能力培訓，尤其是檔案信息化技術的培訓;另一方面要積極引進復合型檔案人才，使檔案管理工作緊緊跟上“互聯網+”時代的步伐。此外，對于檔案復合型人才要給予政策和待遇方面的優惠，確保人才能引進來、留得住，為醫院檔案事業的發展提供堅強的人才保障。

綜上所述，“互聯網+”給醫院的檔案管理工作帶來了很大的挑戰，但同時也帶來了更大的機遇，對于醫院來說，要緊緊抓住機遇，努力克服工作中的難題，加快推進檔案信息化建設步伐，加快“互聯網+檔案管理”模式的推廣應用，促進醫院檔案管理工作的規范化、科學化發展，進而推動醫院的持續、健康、快速發展。

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（作者單位：山東菏澤市立醫院）