商務英語信函寫作中的語用原則

楊 冰 李海紅

（遼寧對外經貿學院，大連 116052）

商務英語信函寫作中的語用原則

楊 冰 李海紅

（遼寧對外經貿學院，大連 116052）

本文在概述語用原則和商務英語信函寫作原則的基礎上，指出了在商務英語信函寫作中，合作原則和禮貌原則發揮的重要作用，希望能夠在信函寫作的指導上提供一些幫助。

商務英語信函 語用原則 合作原則 禮貌原則

在國際貿易活動中，貿易雙方往往彼此相距甚遠，經常性的面對面的對相關合作事宜進行洽談幾乎是零可能性，因此，書信成為了商務交際中的一種重要的交流方式，商務人士通常通過互通信函的方式進行溝通，以達到意見一致，最后成功的完成交易。在這個過程中，商務英語信函寫的漂亮與否，將會對交易是否成功達成起著重要的影響作用，因此，在信函寫作中，要求筆者必須具備良好的商務英語信函寫作基礎，并且要嚴格遵循語用原則，以確保商務英語信函的內容能夠完整、準確的傳遞給收信方，從而發揮出最佳的效果，使交際能夠成功的被實現。

一、商務英語信函寫作與語用原則

商務英語信函寫作是通過對語言文字的使用來表達他們的目的和想法，把日常商務活動作為表述的根本依據，通過書信的形式來互相交換信息的一種實踐性質的活動。在科技高度發展的今天，商務英語信函作為國際交際中一種重要的媒介方式，在商務交際中發揮著不可小覷的作用。因此，在信函寫作中，要求筆者必須具備良好的商務英語信函寫作基礎，具備一定的商務知識底蘊，并且要嚴格遵循語用原則。

語用原則中包含合作原則和禮貌原則。Grice——美國語言哲學家，他提出，在商務交際過程中，交際雙方都是以成功達成交易為目的進行談判的，因此，為了實現這一共同目的，交際雙方必須遵守一些準則，例如準確，清晰等等，后來，他通過仔細的研究，最后提出了合作原則。合作原則包括四個準則，即質的準則（Quality maxim）、量的準則（Quantity maxim）、關系準則（Relation maxim）和方式準則（Manner maxim）。質的準則要求商務英語信函的內容要正確，符合實際的情況，不得有虛假的信息或話語；量的準則要求在商務英語信函寫作中，要盡可能少的使用文字，文字不應太多也不能不足，前提是一定要保證所需信息全部被傳達；關系準則要求商務英語信函各個段落的內容之間要有聯系，并且關于同一商務溝通的信函之間要用一定的關聯詞等進行銜接；方式準則要求在商務英語信函寫作中，信函內容要表達清晰，避免語義的晦澀難懂和歧義。Grice提出合作原則后，Leech——英國語言學家，他覺得Grice提出的合作原則還不夠完整，因此，他通過研究，隨后提出了禮貌原則，對Grice的合作原則進行了發展和補充。禮貌原則包括六個準則，即策略準則（Tact maxim）、寬容準則（Tolerance maxim）、贊譽準則（Approbation maxim）、謙虛準則（Modesty maxim）、一致準則（Agreement maxim）和同情準則（Sympathy maxim）。策略準則就是說，使他人受益最大化，受損最小化；寬容準則，即遇事多包容對方，避免激化矛盾；贊譽準則，即盡力夸贊別人，盡量避免對他人的貶損；謙虛準則，盡量減少對自己的贊揚，多貶損自己；一致準則，即盡力減少雙方的分歧，增加與他人的一致；同情準則，即盡力減少雙方的反感，增加雙方的同情。

二、商務英語信函寫作中對語用原則的應用

（一）合作原則

1、質的準則

質的準則指商務英語信函一定要有“質量”，即信函的內容一定要準確無誤，甚至一個小數點的錯誤都有可能給公司帶來巨大的損失，因此，信函的內容不能出現絲毫的差錯，否則將會給雙方造成不可想象的影響和損失，甚至導致交易的失敗，影響公司在業界的形象。

例1. We have received your e-mail and are glad to inform you that an L/C regarding 2MT of Green Tea Extract, 2000 Porcelain Tea Sets for the amount of $53,000 in your favor has been opened today through Barclays Bank PLC.

在例1的商務英語信函中，在價格的表達上出現了明顯的錯誤，實際價格應該為530，000，由于小數點點錯位，造成了嚴重的失誤，這將可能會給公司造成巨大的經濟損失。

量的準則主要指對文字的使用量盡量要少，但是一定要保證所需信息全部被傳達，信函中傳遞的信息量要適宜，既不能太多，也不能太少。信息量過多，太啰唆，在信函中，如果用大量的語句去表達一個意思，會影響交際對方對信函的主要信息的掌握，并浪費了自己和對方的寶貴時間；信息量不足，交易對方就不能很好地了解你所要表達的意思。

例2. Dear Mr./ Ms.

I’m sorry to say that our worker had mistaken the address about your home, so that he didn’t arrive your home in the time we promised before, and couldn’trepair TV for you, I have to apologize for this again.

在例2的商務英語信函中，用太多的語句去解釋錯誤造成的原因，而沒有提出解決的反感。我們可以設想一下，如果我們是客戶，在遇到這種事情時，我們可能會對工作人員的錯誤表現出一些不滿的情緒，但是我們更多的會是想知道解決問題的辦法，因此，信函中應該增加更多解決問題的辦法。

2、關系準則

關系準則主要指商務英語信函中各個段落之間的內容要有聯系，以及在同一交易過程中來往的信函內容之間要有一個銜接，這樣可以方便讀信方更快的了解這是有關哪項商務談判的信函，為對方提供了便利。同一信函中的各個段落之間的內容也要有過渡，不能東一榔頭西一掃帚，讓人摸不著頭腦。涉及同一交易的信函，我們在寫作時，可以在信函的開頭部分使用一些關聯詞或提示信息。

例3. We are in receipt of your counteroffer of May 19 and have the pleasure of confirming our acceptance of it.

在例3的商務英語信函中，開頭部分使用的日期就起到了很好地與上一封信函內容進行銜接的作用，方便了交際對方確立此封信函與哪些信函是同一商務交際中的。

3、方式準則

方式準則主要指在商務交際過程中，商務英語信函的內容一定要表達清晰，避免語義的晦澀難懂和歧義，造成對方的理解錯誤，一定要使用正規的，便于交際對方去理解的語言，以促進雙方交易的成功達成。

例4. Now, we offer you 200 kg wire nails for prompt shipment at ￥6500 perkilogramCIFC2 Birmingham.

在例4的信函中，有個明顯的錯誤，就是地名的含糊不清。在美國和英國都有“Birmingham”這個城市，因此，裝運的價格也會因為不同國家運費的不同而有很大的差距，這一嚴重失誤就有可能導致雙方的交易以失敗告終。

（二）禮貌原則

1、策略準則

策略準則指的是在商務談判過程中，在信函的表述上一定要體現出你是站在對方的立場上，在為對方考慮，并且使交易對方獲得最大的利益，使對方的受損最小化。在商務英語信函寫作中，要多站在交際對方的立場看問題，了解對方的需求，這樣才會更好的促進雙方的貿易往來。

2、寬容準則

寬容準則指的是在商務談判過程中，要盡量的表現出寬容大度的一面，在出現矛盾時，要用寬容的態度去解決問題。在商務談判過程中，出現矛盾是在所難免的，關鍵在于我們如何去解決這些問題。即使遇到對方蠻橫，不講道理的情況，也要避免與對方發生口角，否則將會激化矛盾，甚至導致交易失敗。無論對方如何，我們都要以禮相待，表現出我們的寬容大度，以大局為重，在不違背自己原則的基礎上，小事則睜一只眼閉一只眼。

3、贊譽準則

贊譽準則指的是盡量多贊譽別人，減少對他人的貶損。在商務交際中，對交際對方進行適當的贊賞是必不可少的，這樣可以使對方感到心情舒暢，更加有利于日后的貿易往來。最重要的一點是對交際對方的贊賞必須是真誠的，不能虛假，否則反倒會使對方覺得沒有誠意。

4、謙虛準則

謙虛準則指的是盡量不要對自己進行過多的夸贊，要謙虛一點，多檢討自己的不足。我們都知道，在日常商務交際中，商家往往都會對自己的產品等大加夸贊，以貶低同行的商品來突顯自己商品的優點。事實上，在正規的商務活動中，應該謙虛一點，要實事求是，不能對自己的產品等進行不符合實際情況的夸贊。

5、一致準則

一致準則指的是要盡量減少與交際對方意見的不一致，更多的創造出與對方的一致意見。任何事情都有雙面性，一面是積極的、美好的，一面是消極的、糟糕的，因此，在商務交際過程中，應該盡力強化積極的一面，淡化消極的一面。在商務交際過程中，出現意見不一致是不可避免的，但是如果處理得當，這些分歧并不會影響交易的進行。

6、同情準則

同情準則指的是要盡量減少交際對方對自己的排斥，盡力增加交際對方對自己的好感以及同情。在商務談判中，要盡力避免因自己的疏忽對交際對方造成消極影響，例如在商務英語信函中，對日期表達錯誤，如果已經造成錯誤，一定要向對方致以誠摯的歉意，并盡力彌補自己的過錯，提出可行的補救方案。

三、結語

在國際貿易活動中，一定要注意交際的方式，減少雙方的矛盾，促進良好的貿易往來關系的形成，使交易順利進行。在商業高度發達的現代社會，商務英語信函作為一種重要的商務交流的媒介，一定要高度重視對其每一字每一句的運用，同時必須遵循語用原則。進行信函寫作的同時，一定要對信息表達順暢，信函內容、格式、語法的使用、以及對詞語的選擇一定要盡力做到正確無誤，并且要嚴格遵守合作原則和禮貌原則，否則很可能會對交易的成功達成造成影響。在商務談判過程中，一封完美的商務英語信函可能就會促使一筆交易的順利達成，因此，在信函寫作過程中，一定要賦予其百分之百的注意。

[1]周瑞琪．語用原則在商務英語信函寫作中的運用[J]．廣東外語外貿大學學報．2007(1)．

[2]金麗紅．語用原則在商務英語信函中的應用[J]．商務必讀．2012(11)．

[3]徐小麗．語用原則在商務英語信函中的運用研究[J]．蘭州教育學院學報．2013(7)．

[4]王寧．語用原則指導下的商務英語寫作探析[J]．開封大學學報．2013(12)．

[5]梅庭軍．合作原則在商務英語信函寫作中的運用[J]．考試周刊．2012(8)．

楊冰（1993-），女，遼寧遼陽人，遼寧對外經貿學院12級商務英語1班，學生，研究方向：商務英語；李海紅（1975-），女，山東海陽人，遼寧對外經貿學院教授，碩士，研究方向：應用語言學。