醫院辦公室文書與文書檔案管理問題的解決策略研究

王霞

摘 要： 基于對醫院辦公室文書與文書檔案管理問題解決策略的研究，首先，闡述醫院辦公室文書檔案工作具有綜合性特點、行業性特點以及保密性特點。然后，分析醫院辦公室文書與文書檔案管理存在檔案工作體制有待完善、管理者素質有待提升等問題。最后，針對醫院辦公室文書與文書檔案管理，給出構建完善工作機制、提升管理人員素養、完善硬件設施等措施。

關鍵詞： 醫院;辦公室文書;文書檔案管理

【中圖分類號】R197.322 ? ? 【文獻標識碼】B ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.279

醫院辦公室文書檔案主要是指醫院在行政管理工作中形成的，從通用文書中轉化形成的檔案總稱。在文書檔案中包含許多不同內容，比如，指示內容、批復內容、會議記錄等，此類內容會對醫院的持續發展產生直接影響。文書檔案管理水平，會在一定程度上體現出醫院的管理水平與發展水平。如今文書檔案管理已經成為醫院發展的重點工作，通過管理工作的落實，為醫院更好發展打下良好基礎。所以，本文將針對醫院辦公室文書與文書檔案管理相應內容進行闡述。

1 醫院辦公室文書檔案工作特點

醫院辦公室文書檔案工作特點主要體現在以下幾點中：

（1）綜合性特點。如果從內容與載體上，對醫院辦公室文書檔案進行分析可以了解，在其中包括年度計劃、工作終結以及會議記錄等。并且在其中還包含醫院黨務工作內容、基礎建設內容、日常行政管理內容等，由此可以看出，醫院辦公室文書檔案具有綜合性特點，同時檔案中的內容會對醫院發展產生一定影響。

（2）行業性特點。行業性特點主要是指，文書檔案內容展現出的醫院行業特點。醫院辦公室文書檔案中的內容，通常情況下與醫院歷史發展、未來發展以及醫療業務的開展有著直接聯系，包括醫療衛生各方面，比如，醫療業務指導性文件。

（3）保密性特點。醫院辦公室文書檔案中的內容，具有一定保密性。因為在其中涉及到重要的會議記錄、各類協議、合同等很多不便公開的重要信息。

2 醫院辦公室文書與文書檔案管理存在的問題

2.1 檔案工作體制有待完善

醫院辦公室文書與文書檔案管理工作開展中，需要有著完善的工作體制，為各項管理工作的展開提供有效引導。但從實際管理工作的落實中不難看出，缺乏完善工作體制。在文書檔案管理中，最為重點的一項工作就是文書資料的分類管理以及資料的收集歸納[1]。但是由于管理體制的缺乏，使得此類工作的落實受到很大影響，從而出現文書檔案內容不齊全等情況出現。

2.2 管理者素質有待提升

在文書檔案管理中，需要管理人員肩負起自身責任，同時對于自身工作重要性有全面認識，這樣文書工作以及文書檔案管理水平都可以得到提升，為醫院更好發展打下良好基礎。但從目前醫院辦公室文書與文書檔案管理中不難看出，管理人員的綜合素質需要進一步提升。很多管理隊伍是辦公室人員兼檔案管理員，或是臨時從其他科室人員中抽調組成的，此類工作人員在自己的專業領域有著較強素質，但是對文書檔案管理工作卻是毫無頭緒。

3 醫院辦公室文書與文書檔案管理措施

3.1 構建完善工作機制

為使得醫院辦公室文書與文書檔案管理工作能夠得到更好落實，對于構建完善工作機制要給予更多重視與關注，通過完善的工作機制，為各項工作展開提供有效引導。在實際完善工作機制的構建中，可以從以下幾點展開：（1）要構建出更加完善且合理的文書檔案管理機制，對文書檔案資料的采集與歸納作出明確規定，同時明確文書檔案級別的分類標準，對不同級別文書檔案管理方式進行優化與完善。使得各環節工作，都能夠得到管理機制以及規章制度的約束，實現各項工作的順利展開。在對文書檔案的分類保存中，要嚴格按照內容特點展開，并將其納入到相應科室單位中。（這段文書檔案的分類保存敘述不太正確）（2）構建合理考評機制與人事管理機制，主要目的就是將相應工作合理分配到工作人員身上，這樣各環節工作都能有專業工作人員負責，提升工作質量與工作效率。與此同時，對工作人員工作作出合理評價，對于在文書檔案管理工作中表現較好工作人員適當給予獎勵，從而調動其工作積極性。促使工作人員能夠對自身文書檔案管理工作有正確認識，在未來工作中能夠端正工作態度，不斷提升文書檔案管理水平。

3.2 提升管理人員素養

上文說到文書檔案管理人員的專業素質與綜合能力，會對文書檔案管理工作的落實產生直接影響。因此，在醫院發展中，要將提升管理人員素養作為重點與關鍵。在提升管理人員的綜合素養中，可以從以下幾點展開：（1）醫院領導對文書檔案管理工作的重要性要有全面認識，在醫院中及時做好宣傳工作，宣傳的主要內容就是文書檔案管理。這樣文書檔案管理人員以及其他工作人員能夠在潛移默化中受到影響，促使文書檔案管理人員能夠加強對自身工作的重視程度，使得其他工作人員能夠為文書檔案管理工作提供幫助。與此同時，要調動基層工作人員以及中層領導人員，參與到文書檔案管理工作中，實現文書檔案管理工作的更好落實。（2）對于文書檔案管理人員，要及時進行教育培訓，教育培訓的主要內容就是文書檔案管理技巧、管理主要內容等。通過教育培訓工作的落實，使得管理人員能夠掌握更多文書檔案管理知識與管理技巧，從而在未來文書檔案管理工作中，將自身專業能力發揮出來。

3.3 完善硬件設施

在醫院辦公室文書與文書檔案管理中，要進行資源引入，資源引入不僅包括人力資源引入，同時還包括先進技術以及設備設施的引入。在當今社會快速發展背景下，先進科學技術以及信息技術的出現與落實，為人們日常工作與生活帶來很多便利，同時也促使很多管理工作朝著信息化與自動化方向發展。醫院作為我國發展的重點部門，更新需要跟上時代發展步伐。在文書檔案管理中，采用數字化管理方式，將紙質檔案內容全部錄入到計算機系統中。這樣不僅可以實現對檔案的有效保存，檔案利用率也可以得到提升，為工作人員檔案信息查找節省更多時間。為使得檔案信息安全得到保障，要及時做好計算機安全防護工作，可以通過計算機加密方式、安裝防火墻方式，避免信息被盜取或者被篡改情況出現。

結束語：綜上所述，醫院辦公室文書與文書檔案管理工作的更好落實，對于促進醫院發展而言具有重要意義。因此，在醫院發展中，對于文書檔案管理工作，領導者與管理者要給予更多重視與關注。對于以往管理中存在的問題進行分析，并給出針對性解決措施，提升文書檔案管理水平。

參考文獻

[1] 謝少歡.醫院文書檔案收集與歸檔要點分析[J].蘭臺內外，2019（27）：71.