新時期高校學生檔案管理的創新與變革

唐海音

摘 要： 隨著時代的進步，我國教育事業也迅速發展起來。高校學生檔案管理工作需要處理眾多的事務，較為繁瑣，同時該項工作十分重要，涉及到學生的各類信息，因此必須引起高校的重視。傳統模式下管理工作耗費大量的時間精力，并且容易出現錯誤。大數據時代下，數據處理有了更好的解決方法，高校學生檔案管理也應做出工作模式的轉變，探索更為高效的工作方式，更好的服務學生。

關鍵詞： 高校學生;檔案管理;創新

【中圖分類號】G47 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.283

引言：近幾年，高等教育得到飛速發展，高校越來越重視學生檔案管理工作，成為日常管理工作中的重要內容，檔案管理工作水平的高低直接關乎學校的辦學情況，同時學生檔案信息可以為學校其他部門工作提供輔助作用，促使高校各項工作健康發展。做好高校學生檔案管理工作，可以將學校的真實面貌顯示出來，為后期招生以及學校發展具有不可替代的作用。

1 高校學生檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案意識薄弱

對學生檔案的管理意識薄弱體現在學校和學生個體兩個層面。一方面，從學校層面來看，領導對檔案管理工作的重視程度和認識程度不夠，認識不到學生檔案管理工作對于學生自身和學校發展的重要性，認為只要保證學生檔案不丟就行，這種思想導致高校在經費管理和檔案設施建設以及人才資源配置等方面都存在一定的缺乏現象，不僅阻礙了學生檔案管理工作的有序展開，還不利于高校學生管理工作的體系化發展;另一方面，從學生層面來看，大多數學生對檔案的認識程度不夠，甚至對檔案的內容認識十分缺乏，不僅認識不到檔案對自身未來發展的重要性，還不知道自身檔案存在的合理性和基礎內容，這種現象直接造成了大學生對檔案管理的認識模糊，不利于自身未來職業生涯規劃的合理開展。

1.2 部門協調能力差，缺少統一化管理

高校學生檔案反映的是學生的綜合素質能力，其涵蓋的內容相對較多，所以需要與各部門的高效協調來促進學生檔案管理工作的順利開展，充分發揮學生檔案的重要作用。但結合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協調能力較差，很多檔案資料得不到及時地收集和整理，出現檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。

1.3 管理隊伍建設薄弱

高校檔案管理作為學校管理工作的重要組成部分，應受到學校領導重視。對于高校檔案管理工作人員，也應加強管理培訓學習。目前各高校缺乏專業的檔案管理人員，大多數都不是本專業相關人員，有可能是兼職人員、學生或退休人員進行管理，由于工作人員流動性較強這在很大程度上限制了檔案管理工作的建設。

2 新時期高校學生檔案管理的創新策略

2.1 建立健全檔案制度，提升檔案意識

針對以上提到的高校學生檔案管理意識薄弱等一系列現象，結合《中華人民共和國檔案法》的相關文件要求，高校在檔案管理的過程中首先就是要建立健全檔案管理制度，結合自身學校的檔案管理工作來制定符合學校發展實際的相關教學制度和方法，并進一步規范和制度化管理，在實施的過程中，不僅要保障檔案管理工作的規范化和秩序化，還需要在管理工作能夠確保檔案信息的合理保存和系統構建。除此之外，制度化的檔案構建完成后還需要通過加強管理人員對制度的貫徹和執行情況，保障檔案管理的相關制度規范得到切實的貫徹，實現高校檔案管理工作的體系化發展。

2.2 加大各部門協調力度，構建完善的檔案管理網絡

學生檔案管理因涉及諸多部門，需要諸多部門的協調作業方能有所改善。所以在實際作業中，應構建完善的檔案管理網絡，促進學生檔案管理部門與其他部門間的聯系和溝通，按照檔案管理規范要求開展相關工作，從而改進管理效率。同時通過分析檔案管理與各部門工作間的關系，管理者還需合理優化工作流程，劃分職能范圍，以期增強檔案收集的準確性、及時性，提高學生檔案管理質量。

2.3 提高檔案管理人員素質

首先加強人員管理素質，強化檔案管理人員的思想覺悟，作為一名檔案管理人員應該有責任心，在檔案管理過程中應具有大局意識。其次，校方應加強檔案管理人員的知識業務水平，提升人員素質，并且要做到責任與義務的同時落實，落實每一名管理人員的義務，在出錯時相關管理人員也應當勇于承擔責任。并且對管理人員定期開展培訓工作，加強現有工作人員的培訓。然后另一方面也需要增加一些新的具備檔案管理能力的復合型人才，以此來提升管理人員管理水平和管理素質，全面提高檔案管理人員的素質與能力，有助于學校檔案工作的順利進行，實現學校整體管理水平的提高。

2.4 提升學生檔案管理的信息化水平

高校要想提升學生檔案管理信息化水平，就需轉變傳統的管理理念，創新管理模式以適應信息化管理的需求，推動學生檔案管理工作的開展。同時，信息化檔案管理的建立，除要注重學生資料的齊全性外，還應通過信息化技術的應用對學生的日常表現等數據實行收集和匯總，并體現在學生檔案中，為學生的綜合測評提供幫助。且通過信息化檔案管理體系的構建，將學生信息資料從原有的紙質形式轉化成電子形式，并做到檔案的分類匯總，便于檔案查詢和翻閱，以此大大降低檔案管理的難度，減少資金成本的過度消耗，增大檔案利用率。

結語：綜合來講，高校學生信息檔案管理工作作為高校檔案管理的重要組成部分，在推動學生個體發展，高校管理發展以及強化學生發展意識和高校建設水平等方面具有重要的價值，高校應當進一步關注和強化學生檔案管理工作的水平，以信息化的檔案建設作為發展契機，將學生檔案管理工作與信息化相融合，實現學生個體與學校管理的協調優化發展。

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