信息化背景下科技檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

作者簡(jiǎn)介：孫慧穎（1983.07-），女，河南浚縣人，中級(jí)檔案館員，本科，研究的方向：檔案。

摘 要： 在信息化建設(shè)不斷快速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)的普及為科技檔案管理提供了更便捷的方式，使辦公進(jìn)入了無(wú)紙化時(shí)代，大大提高了工作效率。但由于科技檔案的特殊性和專業(yè)性，使得科技檔案管理工作面臨著諸多難題。本文旨在通過(guò)分析當(dāng)下科技檔案管理存在的問(wèn)題，從而提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，進(jìn)一步緩解歸檔、查檔等工作的壓力，加快科技檔案的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞： 信息化;科技檔案;建設(shè)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G270.7 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.277

引言：科技檔案作為檔案管理的重中之重，在檔案信息化建設(shè)中起著潤(rùn)滑劑的作用，只有科技檔案管理具有可靠性、專業(yè)性、安全性才能加速檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。科技的發(fā)展為檔案管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，為枯燥乏味的檔案管理工作注入了新鮮血液，調(diào)動(dòng)了工作人員的積極性，從而提高了工作效率。

1 科技檔案管理面臨的問(wèn)題

1.1 管理人員的專業(yè)性不足

在人們潛意識(shí)的認(rèn)知里，認(rèn)為檔案僅是一些信息的整理傳輸，并不涉及專業(yè)性、技術(shù)性的知識(shí)，所以不需要像技術(shù)員、程序員等專業(yè)性人才，這就為檔案管理工作埋下了隱患。科技檔案是區(qū)別于普通的個(gè)人信息檔案，其具有保密性、專利性以及實(shí)用性。針對(duì)其保密性而言，科技是第一生產(chǎn)力，只有科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步才能加速現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于專利性而言，每一項(xiàng)技術(shù)的發(fā)明創(chuàng)造都有申請(qǐng)專利保護(hù)的權(quán)利，而科技檔案信息的保護(hù)就尤為重要;實(shí)用性的價(jià)值就是為后人提供技術(shù)理論的參考，實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。正是這些特殊性使得科技檔案管理區(qū)別于其他檔案的管理，需要工作人員進(jìn)行的專業(yè)的操作管理，而當(dāng)前部分地區(qū)的管理員缺乏專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)法律知識(shí)的普及以及創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，使得科技檔案管理層次不一，阻礙檔案信息化建設(shè)的步伐。

1.2 科技檔案管理方式單一

我國(guó)檔案管理主要還集中于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)查詢方式這樣單一的檔案管理流程，大部分檔案后續(xù)的歸檔、整理、分類(lèi)都是人工服務(wù)，這樣難免會(huì)有紕漏，其次，由于信息化的發(fā)展，科技檔案資源越來(lái)越豐富，僅僅依靠人力資源難以有序地進(jìn)行詳細(xì)的分類(lèi)和整理，不便于后期的查檔、提檔、轉(zhuǎn)檔等。同時(shí)，在檔案管理工作中只注重紙質(zhì)化檔案的采集和保存，對(duì)其信息沒(méi)有全部錄入系統(tǒng)，這樣容易導(dǎo)致檔案信息的丟失，給一些工作造成不必要的麻煩。現(xiàn)階段，檔案管理主要提供保存和查詢功能，在技術(shù)上操作相對(duì)簡(jiǎn)單，但是后期的檔案整理和分類(lèi)編號(hào)工作量相對(duì)較大，單一的人工輸入方式就會(huì)難以辨別信息的價(jià)值，導(dǎo)致一些沒(méi)有利用價(jià)值的信息被錄入系統(tǒng)，這樣不便于后期信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

1.3 未公開(kāi)信息的泄漏

由于地區(qū)發(fā)展的限制性，各區(qū)域信息化建設(shè)程度不一，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全的投入力度不同，導(dǎo)致科技檔案信息泄漏，給企業(yè)、個(gè)人等帶來(lái)重大的損失。其次，部分單位企業(yè)沒(méi)有對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)有很清晰的認(rèn)知，忽略了信息化發(fā)展的價(jià)值，對(duì)其科技檔案的保護(hù)沒(méi)有投入足夠的精力和資金，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息安全度低，容易被黑客攻擊盜取科技信息。另一方面，信息網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)缺乏定期的維護(hù)和漏洞修補(bǔ)，不能及時(shí)止損，造成大量檔案信息的流失。

2 優(yōu)化科技檔案管理人員的對(duì)策

2.1 培養(yǎng)專業(yè)的科技檔案管理人才

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷變化，人們需要不斷接受新形勢(shì)下的工作平臺(tái)，這就需要科技檔案管理人員不斷提升自己，掌握科技動(dòng)態(tài)，及時(shí)與管理工作接軌。首先，國(guó)家要加大對(duì)科學(xué)技術(shù)的投資力度，及時(shí)適應(yīng)市場(chǎng)需求更新科技設(shè)備;其次，相對(duì)提高科技檔案管理工作的準(zhǔn)入門(mén)檻，對(duì)新員工組織開(kāi)展入職前的技能培訓(xùn)和考試，讓員工充分熟悉相關(guān)流程和操作;對(duì)于平時(shí)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)匯總解決，增強(qiáng)員工的應(yīng)變能力;再者，充分利用新媒體資源，以線上線下相結(jié)合的模式讓人員進(jìn)行碎片化的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)專業(yè)技能。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方式

傳統(tǒng)的科技檔案保存、整理等主要依靠管理人員的勞動(dòng)，形式比較單一。現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)化的發(fā)展可以有效地實(shí)現(xiàn)信息的保存、篩選、分類(lèi)等，大大減少了工作時(shí)間和工作量，當(dāng)然這些也是需要相關(guān)人員進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)操作才能實(shí)現(xiàn)，所以亟須改變單一的管理模式。首先，科技檔案管理工作要分階段進(jìn)行，創(chuàng)設(shè)不同的操作部門(mén)，前期的信息收集、錄入、整理等工作要下放給不同部門(mén)去完成，后期檔案的分類(lèi)、歸檔和轉(zhuǎn)檔等要由專業(yè)的人員進(jìn)行細(xì)化和保存，建立一體化的科技檔案信息系統(tǒng)，實(shí)行網(wǎng)上自動(dòng)化的信息查詢和專業(yè)化的檔案管理;其次，對(duì)于紙質(zhì)化的科技檔案進(jìn)行信息化處理，將以往的信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)全覆蓋，便于后期的查詢。同時(shí)，在新媒體平臺(tái)積極互動(dòng)，征集民意，更好地迎合市場(chǎng)科技檔案管理的需求，創(chuàng)新管理方式。

2.3 加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

科技檔案一般涉及重要的資源，一旦被盜取或者泄漏就會(huì)造成很大的損失，所以加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全至關(guān)重要。從多方面加強(qiáng)信息安全的建構(gòu)，對(duì)于紙質(zhì)化的科技檔案要完善檔案的裝訂設(shè)施和保護(hù)措施;對(duì)于無(wú)紙化的信息要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備確保硬件跟得上信息化的快速發(fā)展。在思想層面，要培養(yǎng)管理人員強(qiáng)烈的信息安全保密意識(shí)，從而使管理工作更加謹(jǐn)慎;在檔案保存方面，要對(duì)文檔進(jìn)行加密傳輸和備份，防止系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致信息的丟失;對(duì)信息系統(tǒng)加強(qiáng)多層防護(hù)，定期進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化和更新，修復(fù)系統(tǒng)潛在的漏洞。具體到管理人員的檔案保存要建立個(gè)人負(fù)責(zé)制，從而使科技檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)有跡可循，也能在一定程度上降低出錯(cuò)率。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著新媒體的興起，信息化建設(shè)更加全方位、多領(lǐng)域地展開(kāi)。科技檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化管理，使大量的科技檔案能夠有序有編的分類(lèi)和歸檔，有利于信息的檢索和查詢。另一方面，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用統(tǒng)計(jì)徹底解放了繁重的勞動(dòng)力，傳統(tǒng)檔案的傳輸可能需要幾天，現(xiàn)在幾秒就可以實(shí)現(xiàn)公開(kāi)檔案信息的共享。

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