信息時代如何做好企業檔案信息資源的開發與應用

郭海軍

摘 要： 信息時代下，企業的檔案信息也呈現出新的特點，如信息數量龐大、信息類型豐富等，對于傳統的檔案管理提出了新的挑戰和要求。為了更好地提高企業檔案信息管理的質量，加強對檔案信息價值的挖掘，本文就對信息時代下企業檔案信息資源的開發和應用現狀、策略進行以下詳細的分析。

關鍵詞： 信息時代;檔案信息;開發;現狀;策略

【中圖分類號】G203 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.280

隨著我國信息技術和科學技術的發展，當前我國正處于信息時代，對于企業的檔案管理要提出了新的挑戰。企業檔案信息不僅真實地記錄著企業員工的信息，也記錄著企業的成立和發展過程，對于促進企業未來的發展起著重要的作用。信息化時代，企業也要重視實現檔案管理的信息化建設，加強檔案信息的數字化和網絡化建設，從而更好地提高對檔案信息的開發和利用，更好地發揮檔案信息在愜意發展中的積極作用。

1 信息時代下企業檔案信息資源開發和應用的現狀

1.1 缺乏對檔案信息資源的正確認識和利用

信息時代下，許多企業都缺乏對檔案信息資源的正常認識和利用，導致檔案管理依舊停留在紙質管理時代，檔案信息的價值得不到充分的挖掘和應用。在實際的管理工作，檔案信息資源管理人員的專業水平不高，信息化技術水平不高，導致檔案的電子化程度較低，不利于提高檔案管理的效率。甚至部分工作人員認識只需要將檔案用相關的載體進行記錄，如光盤和磁盤，就已經完成了檔案信息的管理工作，這樣的認知顯然是錯誤的，從而影響企業檔案信息資源的管理效果和應用。

1.2 缺乏統一的檔案信息管理標準

因為檔案管理工作不會對企業產生直接的經濟效益，因此許多企業都缺乏對檔案信息管理的重視，缺乏對檔案信息的開發和利用，導致在實際工作中缺乏統一的管理和開發標準，進而影響檔案信息的管理和開發質量。比如，不同部門之間的檔案信息開發標準不同，開發步驟不同，從而使得相互之間的檔案信息內容不同，不僅影響檔案信息的共享，也影響檔案信息的利用。

1.3 檔案信息資源管理基礎薄弱

由于檔案信息管理工作在企業管理中長期得不到重視，所以即使部分企業認識到做好檔案信息資源開發和利用的重要性，但是也由于工作基礎薄弱，導致資源開發難度大，開發效果差。比如，企業的檔案信息會存在資料不全面、信息錄入比較隨意，存在較多的人為錯誤，導致檔案系統中的信息和實際檔案信息之間存在較大的差異，從而影響檔案信息的真實性和準確性，進而影響檔案信息資源的開發。此外，由于檔案信息管理產生的效益小，所以許多企業都缺乏對檔案信息管理的人力物力投入，導致檔案管理的信息化水平低，無法達到現代企業管理的要求。

2 信息時代下企業檔案信息資源開發和應用的策略

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

信息時代下要提高企業檔案信息資源的開發和應用程度，充分發揮檔案信息在企業發展中的積極作用，提高檔案管理人員的綜合素質十分重要。信息時代下，對于工作人員的網絡技術、計算機技術都比較高，但是當前許多企業檔案管理人員的綜合素質遠遠達不到信息化管理的要求。首先，企業要提高工作人員的檔案管理理念，信息時代下，應當具備良好的信息化管理意識，提高自身管理思維的開放性，借助計算機技術、網絡技術、大數據技術來充分挖掘出檔案信息的價值，并將其應用在企業決策制定當中，保證企業決策制定的合理性和科學性。此外，檔案管理部門要加強對各個部門之間的溝通，及時收集和整理檔案信息，如加強對計算機技術部門的合作，在實現檔案管理信息化過程中遇到的問題可以及時向專業的計算機人才進行請教和解決，保證檔案管理信息化建設的質量。其次，企業要綜合優化檔案管理人員的知識結構，信息時代下，檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，更是具有較高水平的計算機技術和網絡技術，企業要定期對工作人員開展相關專業知識的培訓，及時更新他們的知識，提高其綜合素質水平。

2.2 加快企業檔案信息資源的數字化建設

信息化時代，企業要加強檔案信息資源的數字化建設，才能更好地開發和應用檔案信息。在傳統的檔案管理中，以紙質資料保存為主，但是紙質資料在保存中容易損壞，信息的查詢效率比較差，要解決傳統檔案管理存在的問題，實現檔案管理的數字化建設至關重要。首先，企業要對現有的紙質版檔案資料進行數字化，通過采用掃描、拍照等數字化技術來將其形成電子檔案。雖然實施紙質版資料的電子化管理，需要投入大量的人力物力，但是可以有效地提高檔案信息的安全，提高檔案信息的查詢效率。在實現檔案數字化管理中，也要重視對紙質版檔案原件的保存，保證檔案資料的完整性。在檔案信息數字化建設中，企業要制定統一的文件標準和規范，保證檔案信息的共享性。其次，企業要做好現行電子檔案信息的收集和整理，在收集電子檔案時，要正確地認識到電子檔案信息收集的內容，信息歸檔的要求和方法等，保證電子檔案歸檔的規范性和質量。

2.3 加快實現企業檔案信息資源的網絡化發展

隨著信息技術的發展和應用，企業要加強檔案信息資源的網絡化發展，從而提高對檔案信息的開發和應用。所謂的檔案信息網絡化發展，就是將電子版的檔案通過互聯網來發布到相關的網站上，相關工作人員可以在網站上快速查詢和調取相關檔案信息，大大地提高檔案信息的共享性和傳遞性。首先，企業在建立檔案管理系統時，要明確檔案系統目錄的內容，保證牡蠣的完整性，因此檔案管理人員需要對所有的檔案信息進行檢索和編輯，借助相關的計算機技術和網絡技術來建立檔案信息庫。其次，企業在建立檔案信息數據庫時，要結合用戶對于檔案的需求來完善數據庫的內容和功能，更好地滿足用戶的需求，如需完善目錄數據庫、全文數據庫等。最后，企業要加強各個部門之間的合作，充分發揮出各個部門的工作優勢，提高檔案信息數據庫的功能性，如計算機技術部門可以借助自身的專業技術來對檔案進行有序化編輯。

總而言之，檔案信息雖不能對企業產生直接的經濟效益，但是對促進企業的穩定發展是發揮著重要的作用，是企業成長發展中非常關鍵的資源之一。信息時代下，企業的檔案信息內容和形式都發生了很大的改變，要加強對檔案信息資源的開發和應用，發揮檔案信息的價值，企業必須要認識到當前檔案信息管理存在的不足，結合實際制定恰當的開發策略。

參考文獻

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