新時代做好檔案管理工作的有效性探究

左力

摘 要： 做好檔案管理工作在任何工作中都是極為重要的，這是記錄信息的一個有效的依據(jù)和憑證。檔案管理一般都是科學(xué)而規(guī)范的，但是在新時代下，以往的檔案管理模式在現(xiàn)今的時代發(fā)展中已經(jīng)不再適用，而是需要滿足新的要求。比如說要利用信息技術(shù)來建立一個電子檔案管理，這就需要檔案管理人員有著信息操作技術(shù)。同時檔案管理體系的建立等也有著新的要求，這些都是需要不斷的對以往的檔案管理工作進行改進和創(chuàng)新，與時代接軌，打造出更完善的檔案管理。

關(guān)鍵詞： 新時代;檔案管理;探究

【中圖分類號】G279.27 ? ? 【文獻標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.281

現(xiàn)今，檔案管理在各個行業(yè)都占據(jù)著重要的位置，檔案能夠記錄重要的信息，對企業(yè)、單位等的發(fā)展都有著重要的作用。但是，隨著時代的發(fā)展，技術(shù)的進步，對檔案管理工作提出了新的要求。在檔案管理中要引進先進的信息技術(shù)，建立起更富有價值的檔案管理體系，從而促進檔案管理工作的進步發(fā)展。建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，就先從基礎(chǔ)工作入手，逐步打造完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。

1 檔案管理工作的重要性

檔案指的是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。它具有憑證價值的重要屬性。檔案的形成者一般由官方機構(gòu)、半官方機構(gòu)、非官方機構(gòu)以及一定的個人、家庭和家族形成的。檔案來源于文件。

在現(xiàn)今的社會發(fā)展進程中，檔案工作在社會經(jīng)濟發(fā)展的各個方面都有所滲透。在新時代想要做好檔案管理工作就需要貫徹黨的精神。檔案也是社會先進文化的物態(tài)載體。檔案它是一種凝固的歷史，在人類的發(fā)展過程中，是脫離不了檔案的建立的，只有這樣才能記錄下人類的重要事物。檔案也能保證人們的根本利益，在檔案管理工作的建設(shè)中應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，符合人們的需求，為人們所用。通過檔案的建立我們可以追根溯源，也可以對現(xiàn)在進行一個把控，還可以分析、暢想未來。建立檔案就是為了能夠從過去發(fā)生的事件中更好的去分析，積攢經(jīng)驗，從而立足于當(dāng)下，發(fā)展未來。對檔案管理進行科學(xué)、規(guī)范、法制的操作，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，同時也才能促進檔案管理工作的發(fā)展[1]。

2 新時代做好檔案管理工作的方法

2.1 建立健全檔案管理工作體系

檔案管理工作的內(nèi)容多種多樣，若只是通過人力去開展檔案管理工作，這可以說是一個艱巨的任務(wù)，也容易導(dǎo)致出現(xiàn)誤差，因此，為了提高檔案管理工作的效率，首先要讓管理人員樹立起一個集體意識，并對檔案管理工作引起充分的重視，發(fā)揮這些檔案管理工作人員的積極性和主動性，營造出一種積極工作的氛圍。針對檔案管理工作，可以把這一工作納入到日常事務(wù)處理中，定期的讓檔案管理人員對檔案管理工作進行整理、匯報，從而對檔案管理工作情況有一定的了解，從中去發(fā)現(xiàn)問題，找尋解決問題的答案，進而提高檔案管理工作的質(zhì)量。在檔案管理工作中，也要建立健全檔案管理工作體系，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等進行一個合理的規(guī)劃安排，進而通過這一細(xì)致的規(guī)劃安排對檔案管理工作人員的工作開展進行規(guī)范[2]。

2.2 建立信息化檔案管理

現(xiàn)今信息技術(shù)的發(fā)展，也使得它被廣泛的應(yīng)用于各個行業(yè)。在檔案管理中加入信息技術(shù)，建立起網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，通過這樣的舉措來加強對檔案的管理。建立起一個現(xiàn)代化的檔案管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅可以有效的避免檔案遭受到損害，還可以對檔案進行一個細(xì)化管理，對于多種檔案也可以進行規(guī)范化的管理，這樣大大的減少了檔案管理人員的工作時間，提高了工作效率。同時通過建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫還有利于對檔案進行一個準(zhǔn)確的查詢，也能節(jié)省空間和成本。

2.3 檔案管理利用二維條碼進行管理

隨著信息時代的發(fā)展，各種信息呈爆炸式增長，這給檔案管理工作帶去了極大的任務(wù)量，進而導(dǎo)致檔案管理工作人員出現(xiàn)錯誤的情況增加了，導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量都降低。這就需要加入新型的技術(shù)來對檔案管理進行一個支撐，例如使用二維條碼技術(shù)。在使用這一技術(shù)時先將檔案的材料進行封存，然后采用現(xiàn)代化的技術(shù)進行處理，對這一檔案內(nèi)容進行檢測、分析和掃描，最終形成一個二維條碼。這一二維條碼所儲存的信息是不可更改的，若存儲的原始信息隨著時間或其他的情況發(fā)生一些變動，則需要重新生成一個二維條碼，只有這樣才能實現(xiàn)信息的更新?lián)Q代[3]。

2.4 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹n案管理人員不僅需要有專業(yè)的檔案管理知識還需要有著較強的業(yè)務(wù)操作能力。想要提高檔案管理工作的進步發(fā)展，首先就需要對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進行一個培訓(xùn)。新時代中的檔案管理工作也發(fā)生了相應(yīng)的變化，為了讓檔案管理人員能夠適應(yīng)并駕馭這一變化，就需要對檔案管理人員進行培訓(xùn)。在檔案管理工作中引入了先進的技術(shù)，這也需要檔案管理人員有著優(yōu)秀的電腦操作能力，這方面也需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。同時，為了促進檔案管理工作的發(fā)展，還需要對檔案管理人員的工作理念進行培育。通過這些方面的培訓(xùn)，讓檔案管理人員積極的參與到檔案管理工作中，為規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理貢獻自己的力量。

2.5 建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

在檔案管理工作的展開中，基礎(chǔ)硬件設(shè)施是非常重要的，這對于檔案管理人員開展具體工作有著重要的作用。不同的檔案類型需要不同的檔案室進行存儲，這樣也需要一些制度的建設(shè)來確保管理到位。對于極為重要的保密性檔案還要加設(shè)防護措施，做好保密工作，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的工作，對是否開放的檔案要有一個明確的準(zhǔn)則，以避免出現(xiàn)錯誤[4]。

3 結(jié)束語

總而言之，新時代下做好檔案管理工作是必不可少的。檔案管理是一個長期的過程，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出檔案管理的價值和作用。對檔案管理進行科學(xué)化、規(guī)范化的管理是非常重要的。在檔案管理工作中引入先進的信息技術(shù)建立信息平臺和數(shù)據(jù)庫能夠有效的加強對檔案信息的統(tǒng)一管理，同時也能進行更為細(xì)致的分化，能夠有效而準(zhǔn)確地進行檢索。當(dāng)然為了促進檔案管理工作的發(fā)展，對檔案管理人員進行培訓(xùn)也是必不可少的。

參考文獻

[1] 烏蘭哈斯.新時代增強檔案管理工作實效性途徑研究[J].新絲路：上旬，2020，（2）：1-1.

[2] 孫明春.淺談如何做好新時代檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（10）：111+114.

[3] 陳春水.新時代如何創(chuàng)新檔案管理工作的相關(guān)探究[J].讀天下（綜合），2019，（30）：1-1.

[4] 王雯旎.淺談做好新時代檔案安全管理工作[J].黑龍江檔案，2020，（2）：75-76.