就業導向，精準推介
——高校畢業生檔案管理創新策略研究

■賴丹香/明溪縣人事人才公共服務中心

現代化社會中，人才是競爭的根本，而高校是輸出人才的重要場所，其中促進學生的就業也是學校的重要任務，而高校檔案管理則是重要的工作內容之一。高校中學生的檔案記載了學生在學校期間品德、體育等多方面的成長內容，因此也是學生各項素質和成績情況的憑證，更是學生進入社會后就業單位了解畢業生的重要憑據。另外，在畢業生參與國家單位部門選拔和考核的重要依據，因此，檔案對于畢業生而言有著就業、發展等多方面的影響作用。基于上述分析，高校現代化的學生檔案管理要能夠在社會和市場發展要求的基礎上完成。

一、高校學生檔案在畢業生就業中的作用

(一)檔案是反映學生在校學習期間的原始依據

檔案是反映學生在校園學習過程中的最為原始的一手資料，能夠體現出學生在校園學習、生活以及社會實踐情況。例如，在大學中檔案中保存了招生的錄取材料、入學登記表、學籍卡、成績表等內容，此類材料都是高校管理部門記錄的學生在校園學習和生活中的最為原始的檔案材料。與此同時，此類原始性檔案資料不僅涵蓋了學生個人填寫的信息，同時還涵蓋了教師對學生的記錄、管理人員對學校的記載資料等。因此，學生檔案所具備的原始性特征能夠為畢業后就業提供最為直接的、具有價值的證據性資料。

(二)檔案是大學生步入社會最重要的憑證

隨著社會越來越復雜，有少數求職者為了獲得較好的工作機會而對學歷、畢業證造假，甚至還對檔案材料進行造假。因此，用人單位在畢業生招聘中，非常關注畢業生檔案資料的真實有效，且以大學生的個人檔案作為主要的憑據。例如，社會企業在高校進行校招時，需要調查學生在校園中的學習情況，此時主要查看學生的學籍卡、學期成績表等相關材料，學校記錄和保存的學生檔案完整而又系統，能夠真實地反映出學生在校期間的學習和生活情況，具有較高的價值意義。

(三)檔案具有廣泛的參考評價作用

用人單位在與畢業生的面試交流中能夠了解到學生的情況，但學生檔案則能夠提供最為真實的、最為全面的資料，體現出畢業生的整體素質與形象，是用人單位的重要依據。高校學生檔案中涵蓋了學生中學期間、大學期間的各項資料，包括學習情況、獲得的證書嘉獎、政治材料、入團入黨材料等，用人單位通過此類資料的查閱能夠全面的了解到學生的成長情況，獲得最為直觀和客觀的印象。尤其是表現非常優秀的學生，在檔案中會總結自身的優秀之處，從而在就業中獲得更高的競爭優勢。

二、高校大學生檔案管理存在的主要問題

(一)高校大學生檔案內容單一、片面

我國高校大學生檔案所涉及到的范圍長期以來沒有變動，主要內容有學生個人體檢報告、報到證、獎懲情況、入團入黨材料、成績表、入學登記表、錄取資料等等。而隨著我國教育的不斷改革，學生的心理情況、個人能力等都有著顯著的改變，尤其是學生在學習生涯中的社會實踐、英語考級、計算機考級、個人技能賽事參與情況等此類材料更能夠全面的體現出學生在校中學習與生活等多方面的表現，但現有的檔案中未能夠體現出此類內容。

(二)高校大學生檔案造假現象嚴重

隨著社會就業競爭壓力增加，部分畢業生為了提高個人的競爭優勢，獲得更優的就業機會，他們采取的造假的方式對個人證明、成績進行涂改。更嚴重的是，少數高校為提升就業率，大面積的人為提高學生的成績、隨意撤銷學生的處分材料等，從而降低了學生個人檔案的真實性。畢業生檔案的造假行為既不利于校風的維護，同時還影響了畢業生就業的公平性，會給學生、學校、社會帶來非常嚴重的后果。

(三)落后的高校檔案管理模式

高校檔案現有的管理模式相對滯后，畢業生的很多資料難以及時的補充，而部分學生的檔案還有著較為嚴重的錯誤，在用人單位查閱學生個人檔案時發現資料不齊全、信息不準確等現象，不利于用人單位對畢業生的錄用工作。另外，我國各所高校都在不斷的增加招生規模，學生檔案的數量快速增加，傳統的檔案管理模式主要以人工方式完成，因此難以滿足現代化發展需求。基于此，高校畢業生的檔案管理工作模式急需創新和完善。

三、高校畢業生檔案管理創新策略

(一)健全檔案機制，探索科學管理機制

首先，構建健全的組織。高校的畢業生檔案管理工作是一項系統性的、長期性的工程，需要檔案、招生、就業、教務部門以及各個院系參與到檔案的管理工作中，并且由此形成管理小組，由專人負責檔案資料的收集整理、落實確認，同時還需要對學生的檔案進行實時更新，采取動態化的管理模式；其次，強調管理制度的完善。為了優化學生檔案管理的質量，部分檔案歸檔時間較長，經手的部門較多且工作量較大，容易引起管理錯亂，此時需要構建相對完善的檔案管理制度，實現標準化、規范化的管理；最后，構建完善的評估制度。通過構建檢查和評估制度，獎勵在檔案管理中表現優異的人員，從而以模范帶頭作用影響管理行為，對于工作中存在不足和錯誤的行為要及時的指出和糾正，逐漸完善學生的檔案管理制度。

(二)充實檔案內容，竭力滿足用人單位需求

首先，補充畢業生在校的誠信資料。誠信內容是高校畢業生檔案的重要內容，此類資料要能夠真實體現出畢業生的誠信情況。在檔案中增加學生誠信記錄，既能夠提升學生誠信的認識，同時有助于校園誠信教育的開展，豐富學生的個人素質材料，為用人單位提供更全面的材料，更重要的是有助于誠信社會的發展；其次，補充畢業生職業測試與心理狀況評估的材料。隨著高等教育的普及，各所高校均應認識到學生就業的重要性，因此，在畢業生檔案中融入職業測評和心理測試內容至關重要。學校通過對學生職業測試以及心理測量，能夠更好地進行就業指導，同時為學生的就業做好準備，另外還可以為各類企事業單位提供更為全面的材料。

(三)建設管理平臺，實現信息管理的跨平臺共享

現有的高校學生檔案管理主要依賴于人工手動管理，因此畢業生檔案管理工作的效率有待提升。基于此，高校的檔案管理部門需要在財務、學生工作、教務等部門的配合下對檔案管理軟件進行研發或購入，從而搭建檔案資料信息平臺，實現資料的更新與共享，全面體現學生的工作、學習和生活等資料。信息化平臺的運用既能夠及時補充學生檔案資料，還能夠提高檔案管理的效率和質量。學生檔案的管理部門通過定時更新材料，補充學生各項信息原始材料，有助于提升檔案資料的全面性、真實性。

(四)破除“重管輕用”，充分開發和利用檔案信息資源

通過畢業生信息反饋檔案的構建，能夠為畢業生或者面臨畢業的學生提供就業信息，從而學生能夠根據信息規劃個人職業生涯發展，適應社會對人才的需求。與此同時，高校能夠基于反饋信息更好地分析社會對于人才的需求，從而對學校的教學內容、計劃、方法進行調整和優化，基于社會的需求，針對性的進行學生素質和技能培養，從而提高學生的就業競爭優勢。健全的學生檔案管理體系是實現學生檔案規范化管理的基礎條件，因此高校畢業生檔案管理相關部門需要樹立正確的認知和創新性的理念，打破傳統的認識，既要重視檔案的管理，也要重視檔案的運用，大力開發和運用檔案信息資源，全面、系統的管理和運用學生檔案信息。

四、結語

綜上可知，學生的檔案管理是高校重要內容，而規范化、現代化、信息化的管理則是推動學生就業的重要的基礎。尤其是就業競爭加劇，企事業單位在錄用畢業生時，學生檔案是最為原始的、真實的依據，其重要性不言而喻。目前，高校對學生檔案的管理工作還存在不足，需要借助于現代化的方式進行規范化的管理，提高檔案的真實性、全面性，為大學生就業提供更高質量的服務。