企業改革中辦公室文員的職業素養要求探析

文/陳惠芳

為增強企業活力，強化監管力度，提高企業的競爭力，企業改革勢在必行。在我國企業改革中，要選擇正確的改革方向，必須從一般性和特殊性兩方面入手。

辦公室文員這一職位概念若僅從字面理解，是指在辦公室內從事文字或文件事務的工作人員。這一定義大致涵蓋了辦公室文員的工作內容，例如收發文件、擬定文字性報告或報表、管理文字材料或者文件等。辦公室文員在企業日常運轉中具有不可或缺的作用，在企業改革中文員的培養也具有重要意義。

一、辦公室文員的工作特點

辦公室文員工作具有瑣碎、繁復、承上啟下、左右協調等特點，雖然一般不具有很高的技術含量，但卻涉及企業生產經營的各個方面［1］。僅以收發文件這一項工作而言，無論是收到上級領導文件下發到各生產一線，還是從企業外部接收訂單轉給采購或銷售部門。既要求辦公室文員完整接收并及時轉交，又要求其能夠清楚區分文件種類及文件應該送達的正確環節。無論哪一步驟失誤，都會直接或間接影響企業正常生產經營活動的開展。

二、辦公室文員在企業運轉中的作用

（一）信息收發與傳達作用

文檔管理和文案排版是企業內部事務管理的一個組成部分。無論是內部生產經營性文字報告的擬定，或者是需對外報告的文字材料都由此崗位完成并提交。辦公室文員在發揮這一基礎作用過程中需要不斷提高文字材料的書寫質量，以盡量簡潔、凝練的商務性文字描述或總結涉及生產經營的數據、資訊等素材［2］。另一方面，企業內外相關文件的整理、匯總、分類、歸檔也需通過辦公室文員這一崗位得以實現。企業內外部文件的管理不僅是對企業生產經營歷史成果的積累，也對未來企業發展有著極為重要的參考和指導性作用。全面、準確的企業檔案管理不僅有利于生產經營各環節快速查找相關數據資料，而且是展示企業經營成果，營造企業文化的重要組成部分。

（二）樞紐與窗口作用

辦公室文員除了發揮固有的文字處理和文件管理作用外，往往還承擔著內外溝通、形象展示等作用[3]。企業管理層決策的傳達和一線部門生產經營信息的反饋往往是由辦公室文員作為“出入口”統一完成；采購環節與生產環節的需求和供應信息也經常由辦公室文員這一端口進行相互傳遞[4]；而且企業外部關聯單位的來訪與接待也少不了辦公室文員的篩選與介入，作為關聯單位或客戶首次接觸的對象，辦公室文員崗位還承擔著企業形象展示和對外窗口的作用。

（三）參謀與助手作用

由于辦公室文員是企業內部接觸文字材料和生產經營性文件最全面、最完整的崗位，每當企業年終（或階段性）進行生產經營總結時，常常需要辦公室文員提供當年（或該階段）生產經營的數據與信息材料[5]。通常情況下也會要求辦公室文員參與到企業的生產經營總結會議中，以便領導或者管理人員隨時了解年度（或階段性）生產經營的相關情況。

另一方面，當企業管理層作出未來生產經營決策前，經常會要求辦公室文員提供相應的歷史性文字材料和經營參數[6]，比如歷史同期數據或者同比與環比比率等。有時甚至會要求辦公室文員也參與到管理層的決策過程中，目的在于充當決策者的參謀或助手，使決策的制定能夠更加貼合企業往期的生產經營現實，避免偏離正常運營軌道。

三、企業改革中對辦公室文員的素養要求

由于辦公室文員對于企業生產經營中起著舉足輕重的作用，在企業改革中對這個職位的任職要求也比其它相應專業的職位更加多樣化和復雜化。首先是文字處理能力，不僅需要其能夠熟練掌握和運用商務文書的書寫標準與習慣，而且需要其具備相當程度的總結、概括、提煉、分析的能力[7]。在此基礎上，既要全面、完整地描述企業生產經營過程中的各項參數和數據，又要有一定程度的發現問題、分析問題的職業敏感度。

（一）人際交往與溝通的能力

辦公室文員在協調企業內外不同部門、不同環節的工作時，應具有與多數人順利溝通和交流的能力。在溝通中既能夠清晰表達己方的意愿和目的，又能夠充分照顧到對方的感受與情緒[8]。在某種程度上，辦公室文員應充當發現沖突苗頭并設法將矛盾解決于初期的“滅火器”角色。當企業內部員工或與外部關聯人員因生產經營問題產生分歧而難以達成一致意見時，辦公室文員應具備調和矛盾，使溝通順利的能力[9]。

（二）不斷學習的能力

信息時代的數據收集整理方式多種多樣，辦公室文員應當具備持續學習新技術的能力，提高文字處理和文件管理效率[10]。在運用網絡資源和新技術手段提高自身分析問題、解決問題的能力的同時，為企業發展提供一定的幫助。

四、辦公室文員工作的特殊性及現狀

辦公室文員是現代化企業重要的人力資源，其工作雖然沒有太大的技術含量，但工作卻十分繁雜，對企業日常運轉有這重要的影響。例如，文員在收發文件時，不僅要求文員要完整無誤的接收文件并進行及時移交，還要分清文件的類別和正確松達文件的各個環節。文員在工作中的任何疏漏，都會對企業的日常運轉造成一定的影響。目前，相對于企業生產人員、銷售人員等，辦公室文員對企業產生的直接利益體現并不明顯，得不到企業的重視，辦公室文員的待遇制度不夠完善[11]。

五、辦公室文員對于企業的作用

（一）文件書寫

文件書寫就要求辦公室文員有較好的文案功底、總結能力等，無論是企業內部經營的總結，還是對外的報告性文件，都需要辦公室文員來完成，并且在書寫過程中，文件書寫的格式都有著嚴格的要求，文件的內容要簡潔、明了、精煉。該項工作不僅對企業內部的管理有著重要的參考作用，也是企業對外展示企業能力重要具有重大的意義。

（二）印發文件

打印文件要求辦公室文員能夠熟練地使用打印機、熟悉日常打印文件的格式、能夠準確無誤、迅速的打印出需要的文件，若打印出現紕漏，就會直接對企業的日常運轉造成影響，影響會議、活動開展的進度。傳送文件包括傳真、郵箱、郵件、直接送文件等方式，這就要求辦公室文員能夠熟練地使用傳真機、熟悉通過郵箱發送文件的流程、使用快遞傳送文件的流程、對各部門、領導所在地、電話等信息的了解等，才能迅速、準確的傳送文件，提高企業日常運轉的效益[12]。

（三）決策參謀

辦公室文員是對企業日常運轉基礎工作做的最多、對企業運轉信息了解最全面的職位，當企業管理層在對企業進行一些決策和規劃前，通常都會要求辦公室文員整理出夠給決策和規劃提供參考價值的文字材料和數據信息，甚至要求辦公室文員對企業的發展規劃進行發表見解為決策者提供參謀，在季度、年度的總結會議中也會要求辦公室文員出席為管理人員提供企業日常運轉情況最直接、實際的相關信息。

六、結語

辦公室文員在企業日常運轉中有著不可忽視的作用，是企業業日常運轉中有著不可忽視的作用，是企業正常運轉的保障，也是促進企業發展的重要崗位。企業應認清辦公室文員對于企業發展的重大意義，重視辦公室的發展和建設，加大對企業辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質和能力，為企業的快速發展打好基礎。

在企業內部進行改革設計，在關鍵環節上深化企業改革，重視發展混合所有制經濟，制定出符合現代經濟市場規律的方案。辦公室文員在企業中屬于容易被忽略的崗位，其看似簡單又不具備太多技術含量的職業特性往往難以引起管理層足夠的重視，然而這一崗位承擔的各項細致、瑣碎的工作職能卻常常關系到企業各個生產經營環節的順利運作。因此，在企業改革中應重視辦公室文員的素質培養，培養其溝通交流的能力和利用新技術搜集整理信息的能力以促進企業的和諧良性的發展。